Массовая пометка документов на удаление в 1С 8.3

Чтобы пометить сразу несколько документов, откройте их список (журнал), выделите нужные строки мышью с зажатым Ctrl или Shift и нажмите клавишу Delete. Платформа спросит подтверждение и поставит пометку удаления на всю выделенную группу за один раз. Это самый быстрый способ, когда документы лежат рядом в одном журнале.

Если нужно пометить десятки и сотни документов по условию — за период, по конкретному контрагенту или по виду — ручное выделение не годится. Для таких случаев в 1С есть штатная обработка «Групповая обработка справочников и документов», отбор по реквизитам и — в крайнем случае — внешние обработки. Пометка удаления сама по себе ничего из базы не стирает: это лишь признак «кандидат на удаление». Физически объекты убирает отдельная операция с контролем ссылок, о ней ниже.

Выделяем документы в списке и ставим пометку

Самый простой сценарий — когда все документы видны в одном журнале или списке.

1. Откройте нужный список документов (например, Продажи → Реализации (акты, накладные, УПД)).
2. Выделите строки: одиночные — Ctrl + клик по каждой, подряд идущие — клик по первой и Shift + клик по последней. Весь список — Ctrl + A.
3. Нажмите Delete либо вызовите правой кнопкой контекстное меню и выберите команду пометки на удаление.
4. В окне подтверждения согласитесь — пометка встанет на все выделенные документы.

Пометка — это переключатель. Повторное нажатие Delete на уже помеченных строках снимет пометку. Помеченные документы отображаются с перечёркнутой иконкой и в движениях по регистрам больше не участвуют: при пометке проведённый документ автоматически распроводится.

Ограничение способа одно: выделять приходится вручную, и объекты должны быть в одном списке. Для сотен документов или для отбора по сложному условию берите групповую обработку.

Массовая пометка через «Групповую обработку справочников и документов»

Это штатный инструмент типовых конфигураций (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP). Он позволяет задать вид объектов, наложить отбор и одним действием пометить на удаление всё, что под отбор попало.

Открыть обработку:

• через главное меню — Все функции → Обработки → Групповая обработка справочников и документов;
• если пункта «Все функции» нет — включите его в Сервис → Параметры → Отображать команду «Все функции» (в разных релизах пункт настройки платформы расположен в разделе параметров).

Порядок работы:

1. На закладке отбора в поле вида объектов выберите, что обрабатываем — Документы, затем конкретный вид (например, «Поступление товаров и услуг») или сразу несколько видов.
2. Задайте условия отбора: период, организация, контрагент, статус проведения. Условий можно добавить несколько — они работают вместе.
3. Нажмите кнопку заполнения списка (поиск) — обработка подберёт все подходящие документы.
4. Проверьте результат: лишние строки из списка можно снять вручную.
5. Перейдите на закладку действий, выберите Установить пометку удаления и выполните.

Та же обработка умеет снимать пометку (Снять пометку удаления), проводить и отменять проведение группы. Это удобно, когда нужно, например, распровести и пометить все черновики за квартал.

Внешние обработки и расширения конфигурации

Когда штатных средств не хватает (нестандартный отбор, пометка подчинённых объектов, своя логика), применяют внешние обработки.

Способы подключить внешнюю обработку (.epf):

• разово — Файл → Открыть и указать файл обработки. Платформа в безопасном режиме попросит разрешить небезопасные операции; соглашайтесь только для файла из доверенного источника;
• постоянно — зарегистрировать в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Для этого должен быть включён флаг использования дополнительных обработок в этом же разделе.

Расширения конфигурации (появились в платформе 8.3.6) подключают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения. После загрузки файла .cfe обновление конфигурации базы данных — отдельный шаг, платформа предложит его выполнить.

Отдельная настройка прав: пользователь должен иметь роль, разрешающую интерактивную пометку на удаление, иначе команда будет недоступна или вызовет ошибку доступа.

Почему не стоит помечать документы напрямую через SQL

Соблазн понятен: в клиент-серверной базе на СУБД таблицы документов лежат в базе данных, и поле признака удаления можно было бы переключить запросом UPDATE. Делать так в рабочей базе нельзя.

Причины:

• Имена таблиц и полей скрыты. Платформа хранит документы в таблицах вида _Document123 с техническим полем-признаком удаления. Соответствие «метаданные → таблица» платформа держит внутри себя и меняет его при реструктуризации. Запрос, написанный под один релиз, после обновления попадёт не в ту таблицу.
• Нет контроля ссылок. Прямой UPDATE ничего не знает о подчинённых записях и регистрах. Вы пометите документ, но его движения и связанные объекты останутся рассогласованными.
• Потеря поддержки и целостности. Любое прямое изменение данных в обход платформы — повод для отказа в поддержке и прямой путь к порче базы.

Если задача — именно подобрать документы по сложному SQL-условию, правильный путь другой: получить список запросом только на чтение (например, через консоль запросов), выгрузить идентификаторы, а пометку поставить штатной обработкой из списка выше. Данные меняет платформа, а не прямой запрос к СУБД.

Проверка ссылок перед удалением

Пометка — обратимая операция. Необратима следующая: физическое удаление. Перед ним платформа обязательно проверяет ссылочную целостность, и этот этап пропускать нельзя.

Контроль ссылок работает так: прежде чем удалить помеченный объект, платформа ищет по всей базе ссылки на него из других документов, справочников и регистров. Если на документ кто-то ссылается, удалить его без разрешения ссылки не получится — иначе в базе появились бы «висящие» ссылки на несуществующий объект.

Что показывает проверка:

• список помеченных объектов, которые можно удалить без последствий;
• список объектов, на которые есть ссылки, и перечень того, что на них ссылается.

По второму списку нужно принять решение по каждому объекту: либо снять пометку и оставить документ, либо сначала разобраться со ссылающимися объектами (перепровести, перенести, тоже пометить). Отчёт о найденных ссылках платформа формирует прямо в окне удаления — по нему видно, какой документ держит объект.

Физическое удаление помеченных объектов

Окончательно убирает данные отдельная обработка: Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Альтернативно — Все функции → Стандартные → Удаление помеченных объектов.

Порядок:

1. Запустите обработку. По умолчанию она берёт все помеченные объекты; можно ограничиться выбранными видами.
2. Этап поиска и проверки ссылок — платформа подбирает помеченные объекты и проверяет, что на них никто не ссылается.
3. Просмотрите результат. Объекты со ссылками в удаление не попадут, пока ссылки не сняты.
4. Запустите удаление. После него восстановить объекты можно будет только из резервной копии.

Про режим доступа. В старых версиях удаление требовало монопольного (исключительного) режима — всех пользователей приходилось выгонять из базы. В актуальных типовых конфигурациях обработка работает в обычном многопользовательском режиме, но смысл проводить её в тихое время сохраняется: так ниже риск, что кто-то в параллельной сессии сошлётся на удаляемый документ.

Удаление можно поставить и на регламентное задание — тогда помеченные объекты будут вычищаться автоматически по расписанию. Включается это в настройках обслуживания той же конфигурации.

Что мешает пометить или удалить документ

Иногда пометка не ставится или объект не удаляется, хотя всё сделано правильно. Типичные причины:

• Дата запрета изменения. Если документ попадает в закрытый период, платформа не даст ни распровести его, ни поставить пометку. Проверьте настройку в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Для разовой операции дату запрета временно сдвигают, затем возвращают.
• Нет прав. Роль пользователя может не разрешать интерактивную пометку на удаление или запуск удаления помеченных объектов. Права настраивает администратор в профилях доступа.
• Объект предопределённый. Предопределённые элементы справочников (создаются при разработке конфигурации) пометить на удаление штатно нельзя — так и задумано.
• На документ ссылаются. Пометить можно, а вот физически удалить — только после снятия всех ссылок. Это не ошибка, а контроль целостности.

Отдельно про подчинённые документы. Если на базовый документ введены другие «на основании», помечайте и удаляйте всю цепочку осознанно: сначала разберитесь с подчинёнными, иначе контроль ссылок не даст убрать основной объект.

Частые вопросы