Откуда берётся остаток на складе в 1С: документы для закупки, возврата, излишков и выпуска

Пополнить склад в 1С можно только документом, у которого есть основание: поступление от поставщика, перемещение с другого склада, оприходование излишков, возврат от покупателя или выпуск продукции. В 1С:Бухгалтерии 3.0 закупку оформляют в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — в Закупки → Документы закупки (все). Ручной «корректировки остатка» без документа программа не даёт, и это правильно.

Типичная ситуация: кладовщик говорит, что товар на полке есть, а 1С показывает ноль и не даёт провести реализацию. Почти всегда причина в том, что приход оформили не тем документом, на другой склад или вообще не провели. Ниже разобрано, какой документ выбрать в каждом случае и как проверить результат.

Какой документ выбрать для пополнения склада

Сначала определите, откуда пришёл товар. От этого зависит документ, проводки и то, нужны ли первичные бумаги от контрагента.

Поступление товаров от поставщика: основной способ

Это 80 процентов всех приходов на склад. Порядок в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции Товары (если в накладной есть и услуги — Товары, услуги, комиссия).
3. Заполните шапку: номер и дату документа поставщика, организацию, склад, контрагента и договор.
4. В табличной части добавьте номенклатуру, количество, цену. Проверьте ставку НДС — она должна совпадать с накладной.
5. Внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: введите его номер и дату, нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, счёт-фактура регистрируется в том же документе.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Проводки, которые сформирует документ при общем режиме:

Дт 41.01  Кт 60.01  — стоимость товаров без НДС
Дт 19.03  Кт 60.01  — НДС по приобретённым товарам
Дт 68.02  Кт 19.03  — принят к вычету (если стоит флажок отражения вычета)

Пример. Поставщик привёз 50 коробок по 1 200 ₽ с НДС 20%. Сумма с НДС 60 000 ₽, НДС 10 000 ₽, на 41.01 попадёт 50 000 ₽, на склад — 50 коробок.

В УТ 11 путь другой: Закупки → Документы закупки (все), кнопка Создать → Приобретение товаров и услуг. Логика та же: поставщик, соглашение или договор, склад, строки товаров, затем провести.

Дополнительные расходы на доставку

Доставку, оплаченную стороннему перевозчику, включают в стоимость товара. В БП 3.0 это отдельный документ: в списке поступлений нажмите Поступление → Поступление доп. расходов и укажите, на какое поступление распределить сумму — по количеству или по сумме. Остаток на складе не изменится, вырастет себестоимость каждой единицы.

Перемещение между складами

Если склад пополняется за счёт другого склада той же организации, это перемещение. Деньги и контрагенты здесь не участвуют.

В БП 3.0:

1. Откройте Склад → Перемещения товаров.
2. Создайте документ, укажите склад-отправитель и склад-получатель.
3. Добавьте товары и количество. Кнопка Подбор показывает только те позиции, по которым есть остаток на отправителе.
4. Проведите документ.

Проводка Дт 41.01 Кт 41.01 с разными складами в аналитике. Она появится, только если в настройках плана счетов включён учёт по складам: Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов → Учет запасов. Если учёт ведётся без разреза складов, перемещение проводок не даёт, но в складских отчётах всё равно видно.

В УТ 11 перемещения находятся в разделе Склад и доставка. Если на складе-получателе включена ордерная схема, после перемещения нужен ещё приходный ордер — без него товар будет числиться «в пути».

Излишки после инвентаризации: как оприходовать найденный товар

Оприходовать излишек «просто документом» нельзя: сначала нужна инвентаризация, которая подтверждает факт. Такой порядок требует и ФСБУ 28/2023: результат выявляют при инвентаризации, а потом отражают в учёте.

Порядок в БП 3.0:

1. Склад → Инвентаризация товаров → Создать.
2. Укажите склад, нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Колонка «Количество учётное» заполнится из программы.
3. В колонке «Количество фактическое» проставьте результат пересчёта. Отклонение посчитается само.
4. Проведите документ. Движений по счетам он не делает, это фиксация результата.
5. На основании инвентаризации (кнопка Создать на основании) выберите Оприходование товаров. Строки с излишками подтянутся автоматически.
6. Проверьте цены и проведите.

Проводка — Дт 41.01 Кт 91.01. Излишек оценивают по рыночной стоимости на дату инвентаризации и включают в прочие доходы.

В УТ 11 цепочка выглядит так: задание на пересчёт, документ «Пересчёт товаров», затем «Оприходование излишков товаров». Их находят в разделе Склад и доставка.

Возврат от покупателя тоже пополняет склад

Когда клиент вернул товар, остаток растёт, но это не закупка. Документ вводят на основании реализации, чтобы программа взяла себестоимость и цены продажи.

В БП 3.0:

1. Откройте нужную реализацию в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Создать на основании → Возврат товаров от покупателя.
3. Оставьте в табличной части только то, что реально вернули, и исправьте количество.
4. Проверьте склад, на который приходит возврат. По умолчанию подставится склад отгрузки, а возврат часто принимают на отдельный склад брака.
5. Проведите документ.

Программа сторнирует выручку и НДС с продажи и восстановит товар на 41 счёте по себестоимости. Если продажа была в прошлом году и отчётность уже сдана, прошлый период не трогают: возврат отражают датой фактического возврата, а бухгалтер проверяет, как он попал в доходы и расходы текущего года.

В УТ 11 используется документ «Возврат товаров от клиента» в разделе Продажи. Его тоже удобнее вводить на основании реализации.

Пополнение склада из собственного производства

Для производственного предприятия источник прихода — выпуск. Материалы списываются, а на склад поступает готовая продукция.

В БП 3.0 выпуск оформляется документом «Отчёт производства за смену»: Производство → Отчеты производства за смену.

1. Создайте документ, выберите склад, куда поступает продукция, и подразделение затрат.
2. На вкладке «Продукция» укажите номенклатуру с типом «Продукция» и количество.
3. На вкладке «Материалы» нажмите Заполнить, если у продукции есть спецификация, или внесите расход вручную.
4. Проведите.

Проводки:

Дт 43     Кт 20.01  — выпуск продукции по плановой себестоимости
Дт 20.01  Кт 10.01  — списание материалов в производство

Фактическая себестоимость досчитывается при закрытии месяца, отклонения распределяются регламентной операцией.

Для торговли без цеха, когда из нескольких товаров собирают набор (подарочный комплект, ремкомплект), в БП 3.0 есть Склад → Комплектация номенклатуры, в УТ 11 — документ «Сборка (разборка) товаров». Комплектующие уходят с остатка, комплект появляется. В 1С:ERP выпуск оформляют документом «Выпуск продукции» по производственным заказам.

Автоматизация: заказы поставщикам и ордерная схема

Когда закупок много, пополнение склада планируют, а не реагируют на ноль в остатках.

Заказ поставщику. В БП 3.0 это Покупки → Заказы поставщикам. Заказ фиксирует договорённость: что, сколько, по какой цене. На остаток он не влияет. Когда товар приехал, поступление вводят на основании заказа — номенклатура и цены подставятся, ручной набор не нужен.

Обеспечение потребностей в УТ 11. Здесь возможностей больше:

• 📊 в карточке номенклатуры или в настройках склада задают способ обеспечения — например, поддерживать запас между минимумом и максимумом;
• 🧮 рабочее место Закупки → Обеспечение потребностей показывает, что заканчивается, и формирует заказы поставщикам по выбранным позициям;
• 📅 в заказе указывается желаемая дата поступления, и менеджер видит, какие заказы просрочены.

Ордерная схема. Если на складе УТ 11 или ERP включена ордерная схема при поступлении, документ «Приобретение товаров и услуг» отражает долг перед поставщиком, а физический приход на склад — приходный ордер на товары. Бухгалтер работает с накладной, кладовщик — с ордером. Это разделяет ответственность, но если кладовщик забыл провести ордер, товар не будет доступен к отгрузке.

Где ошибаются при пополнении склада

Ниже ошибки, которые встречаются при разборе «пропавших» остатков. Они не повторяют шаги выше, а объясняют, почему остаток не появился.

• 🔴 Документ записан, но не проведён. В списке такие документы без зелёной галочки. Остаток не меняется. Нужно открыть и провести.
• 🔴 Вид операции «Услуги» вместо «Товары». Сумма уходит на 26 или 44 счёт, на склад ничего не приходит. Исправляется сменой вида операции и перепроведением.
• 🔴 Тип номенклатуры «Услуга». Позиция с таким видом не может быть остатком. Проверьте вид номенклатуры в карточке.
• 🔴 Дубль карточки. Пришёл «Кабель ВВГ 3x2,5», а продают «Кабель ВВГнг 3х2.5». Для 1С это разные товары: по одному остаток есть, по другому минус. Дубли объединяют сервисной обработкой поиска и замены дублей или вручную пересортом.
• 🔴 Приход задним числом. Поступление оформили 20-м числом, а продали 10-го. На 10-е остатка не было, и при перепроведении реализация не проведётся или себестоимость посчитается неверно. Дата прихода должна быть не позже даты продажи.
• 🔴 Приход в упаковках, продажа в штуках. Если единицы измерения не настроены, 10 коробок по 12 штук превратятся в 10 штук.

Для проверки остатков в БП 3.0 сформируйте Склад → Ведомость по товарам на складах или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41.01 с разворотом по складам. В УТ 11 смотрите отчёт «Остатки и доступность товаров» в разделе Склад и доставка.

Частые вопросы