Расчёт аванса в 1С:ЗУП — настройки, НДФЛ и выплата

Аванс в 1С:ЗУП считается одним из трёх способов: фиксированной суммой, процентом от тарифа или полноценным расчётом за первую половину месяца. Способ и размер задаются по каждому сотруднику, а сам расчёт за первую половину месяца выполняет отдельный документ.

С 2023 года с аванса удерживается НДФЛ — дата получения дохода в виде зарплаты теперь день выплаты, а не последний день месяца. Поэтому на руки сотрудник получает уже сумму за минусом налога, и это нужно учитывать, когда сверяете начисленное с перечисленным.

Ниже разберём, где выбрать способ, как ввести отработанное время, запустить расчёт, сформировать ведомость и какими проводками аванс попадает в учёт.

Три способа расчёта аванса — и когда какой подходит

В ЗУП 3.1 для каждого сотрудника доступны три варианта:

• 💰 Фиксированной суммой — например, 20 000 ₽ независимо от отработанных дней. Просто в настройке, но при больничном или отпуске в первой половине месяца аванс может оказаться больше, чем человек заработал.
• 📊 Процентом от тарифа — чаще всего 40 % от оклада. Автоматически масштабируется под ставку, но не учитывает фактическую отработку: ушёл в отпуск с 1-го числа — процент всё равно начислится.
• 🧮 Расчётом за первую половину месяца — программа считает фактически отработанное время с 1-го по 15-е число и начисляет пропорционально. Самый точный способ, но требует закрытого табеля и запуска отдельного документа дважды в месяц.

Выбор зависит от того, насколько строго у вас контролируются отклонения в середине месяца.

Где настроить способ и размер аванса

Первично аванс задаётся при приёме на работу: в документе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Прием на работу в разделе оплаты труда есть поле Аванс — там выбираете способ и указываете сумму или процент.

Чтобы изменить аванс действующему сотруднику, используйте документ Зарплата → Изменение аванса. В нём подбираете сотрудников, по каждому ставите новый способ и значение. Этот же документ удобен для массовой смены — например, когда переводите весь отдел с фиксированной суммы на процент.

Текущую настройку по конкретному человеку видно в его карточке: Кадры → Сотрудники, открыть сотрудника, перейти к сведениям об оплате труда.

Если в организации для большинства действует единый процент, задайте его сразу всем через Зарплата → Изменение аванса одним документом, а индивидуальные исключения поправьте отдельно.

Статья 136 ТК РФ также задаёт сроки: зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. На практике это значит, что аванс за первую половину месяца (1–15 число) выдают в промежутке с 16-го по 30-е число, а окончательный расчёт — с 1-го по 15-е число следующего месяца. Конкретные даты закрепляют в трудовом или коллективном договоре либо в правилах внутреннего распорядка — в самой программе срок не настраивается, но именно от него зависит, какую дату ставить в ведомости.

Табель и отработанное время: когда он нужен

Для способов «фиксированной суммой» и «процентом» табель не требуется — программа берёт либо заданную сумму, либо процент от планового тарифа.

Табель за первую половину месяца нужен только при способе «Расчётом за первую половину месяца» и только если учёт времени ведётся по отклонениям с ручной корректировкой или сотрудник работает по суммированному/сменному графику, который не задан в программе заранее.

Если график сотрудника заведён корректно (пятидневка, сменный график в справочнике графиков), отдельный табель вводить не нужно — расчёт возьмёт плановое время из графика и вычтет документы-отклонения (больничные, отпуска, прогулы), введённые до даты аванса.

Когда табель всё же нужен, он находится в разделе Зарплата → Табели. Заполняете его за период с 1-го по 15-е число, отмечаете явки и неявки, проводите — и только после этого запускаете расчёт аванса.

Расчёт аванса документом «Начисление за первую половину месяца»

Для способа «Расчётом за первую половину месяца» итоговую сумму считает документ Зарплата → Начисление за первую половину месяца (в некоторых релизах — через Зарплата → Все начисления).

Порядок:

1. Создайте документ, укажите месяц и организацию. Дата документа — 15-е число или дата планируемой выплаты аванса.
2. Нажмите Заполнить — программа подберёт сотрудников со способом «Расчётом за первую половину месяца» и рассчитает начисления за период с 1-го по 15-е.
3. Проверьте колонки с отработанным временем и суммой. По кнопке с детализацией (зелёный карандаш или ссылка в строке) можно раскрыть, как получилась сумма по конкретному человеку.
4. На отдельной вкладке проверьте НДФЛ — программа рассчитает налог с начисленного аванса.
5. Проведите документ.

Для способов «фиксированной суммой» и «процентом» этот документ создавать не нужно — суммы подставятся прямо в ведомость на выплату аванса.

Разберём на цифрах, как считается расчёт за первую половину месяца. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, из них на первую половину (1–15 число) приходится 11 рабочих дней. Сотрудник отработал 10 дней — один день взял за свой счёт.

• Стоимость дня: 60 000 ÷ 22 = 2 727,27 ₽
• Начислено за 10 отработанных дней: 2 727,27 × 10 = 27 272,70 ₽
• НДФЛ: 27 272,70 × 13 % = 3 545 ₽ (с округлением до рублей)
• К выплате на руки: 27 272,70 − 3 545 = 23 727,70 ₽

Именно эту сумму программа подставит в ведомость. Если бы сотрудник отработал все 11 дней, начислено было бы 30 000 ₽, а на руки — около 26 100 ₽.

НДФЛ с аванса: что изменилось

До 2023 года датой получения зарплатного дохода считался последний день месяца, поэтому с аванса НДФЛ не удерживали. С 1 января 2023 года датой получения дохода стал день фактической выплаты, и теперь налог удерживается с каждой выплаты — и с аванса, и с окончательного расчёта.

Как это работает в программе:

• При способе «Расчётом за первую половину месяца» НДФЛ с аванса считает документ Начисление за первую половину месяца.
• При способах «фиксированной суммой» и «процентом» НДФЛ рассчитывается при формировании ведомости на аванс — программа покажет сумму налога и уменьшит сумму к выплате.

То есть на руки сотрудник получает аванс уже за вычетом НДФЛ. Если вы задали аванс 40 % от оклада, фактическая выплата будет примерно 40 % минус 13 % налога.

Простой пример. Оклад 50 000 ₽, аванс — 40 %:

• Начислено аванса: 50 000 × 40 % = 20 000 ₽
• НДФЛ: 20 000 × 13 % = 2 600 ₽
• К выплате на руки: 20 000 − 2 600 = 17 400 ₽

Удержанный с аванса НДФЛ попадает в уведомление по ЕНП и в отчёт 6-НДФЛ за соответствующий период удержания — отдельно считать его не нужно, программа соберёт данные автоматически.

Ведомость на аванс и проверка сумм

Выплата оформляется ведомостью: Выплаты → Ведомости в банк (при перечислении на карты) или Выплаты → Ведомости в кассу (при выдаче наличными).

В документе:

1. Укажите месяц и организацию.
2. В поле Выплачивать выберите значение Аванс.
3. Нажмите Заполнить. Программа подставит сотрудников и суммы к выплате — с учётом удержанного НДФЛ.
4. Проверьте итог и проведите.

Чтобы убедиться, что суммы верные, используйте отчёты раздела Зарплата → Отчёты по зарплате:

• Расчётный листок — покажет начисление и удержание по конкретному сотруднику за первую половину месяца.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — сводка по всем, удобно сверять фонд аванса с плановым.

Если аванс выдаёте не всем сразу, а по подразделениям или по отдельным людям, в ведомости можно оставить только нужные строки — удалите лишние после заполнения. Остальные сотрудники попадут в следующую ведомость за тот же период.

Отдельно учтите межрасчётные начисления. Если в первой половине месяца вы провели, например, премию или доплату документом с выплатой «С авансом», она тоже попадёт в ведомость на аванс и увеличит сумму. Это не ошибка — просто проверьте, что такие начисления вы действительно планировали выдать вместе с авансом, а не в зарплату.

Проводки и отражение аванса в учёте

Сам аванс не формирует проводок по начислению зарплаты — начисление на счета затрат (Дт 20, 26, 44 Кт 70) делается в конце месяца документом отражения зарплаты. Аванс — это частичная выплата уже в середине месяца.

В учёте отражаются две операции: выплата и удержанный с неё налог.

Если зарплата в ЗУП ведётся отдельно от бухгалтерии, проводки формируются в 1С:Бухгалтерии после синхронизации — в ЗУП готовится документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете, который переносит суммы в учётную базу.

Перечисление удержанного НДФЛ в бюджет идёт через единый налоговый платёж (Дт 68.01 Кт 68.90 и далее с ЕНС), но это уже операции казначейства, а не часть расчёта аванса.

Типичные ошибки при расчёте аванса

Самые частые промахи, из-за которых аванс приходит неверным:

• Забыли про НДФЛ. Ждут 40 % от оклада, а приходит на 13 % меньше. Это не ошибка программы — с 2023 года так и должно быть.
• Не ввели отклонения до расчёта. Больничный или отпуск первой половины месяца провели после аванса — программа посчитала полное время, аванс завышен.
• Устаревший способ после перевода. Сотрудника перевели на другую должность, а документ Изменение аванса не ввели — считается по старым правилам.
• Аванс больше заработка. При фиксированной сумме человек отболел полмесяца, а аванс выплатили целиком — во второй половине месяца придётся удерживать переплату.
• В ведомости не переключили «Выплачивать» на «Аванс». Тогда программа попробует заполнить зарплату за весь месяц, а не аванс.