Пособие по беременности и родам в 1С:ЗУП 3.1: от листка нетрудоспособности до выплаты из СФР

Декретные в 1С:ЗУП 3.1 считает документ «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «Отпуск по беременности и родам»: Зарплата → Больничные листы → Создать. Программа берёт заработок за два календарных года до года начала отпуска, делит его на число календарных дней этих лет за вычетом исключаемых периодов и умножает на дни отпуска — обычно 140. Пособие платится в размере 100 % среднего заработка, независимо от стажа.

Сам работодатель декретные не выплачивает: деньги перечисляет Социальный фонд (СФР, до 2023 года — ФСС). Задача бухгалтера — правильно зарегистрировать отпуск в 1С, проверить расчёт и вовремя передать сведения в фонд. Сумма в документе нужна для сверки с тем, что пришлёт СФР, и для учёта дней отсутствия.

Что настроить в ЗУП до первого декретного

Расчёт пособий упирается в три вещи: настройки программы, данные сотрудницы и заработок прошлых лет. Если одно из трёх пустое, документ посчитает ноль или минимум.

Настройки программы

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты и убедитесь, что включён учёт больничных листов. Без этого флажка документ «Больничный лист» в меню не появится.
2. Проверьте карточку организации: Настройка → Организации, вкладка с учётной политикой. Если организация в районе с районным коэффициентом, он должен быть указан — от него зависит минимальный размер пособия.
3. Обновите классификаторы и показатели: МРОТ и предельные базы взносов программа загружает с обновлением релиза. Если релиз давно не обновлялся, минимум и максимум посчитаются по старым значениям.

Данные сотрудницы

• 👤 Страховой стаж. В карточке сотрудника, раздел про стажи. Для декретных стаж не влияет на процент, но если он меньше шести месяцев, пособие ограничивают МРОТ за каждый полный месяц.
• 📄 Условия работы. Если сотрудница на неполной ставке, минимальный средний заработок уменьшается пропорционально. Проверьте её текущий график и долю ставки.
• 🏢 Совместительство. Внешнее совместительство влияет на то, кто и за какой период считает пособие (подробнее — ниже, в разделе про средний заработок).

Регистрация отпуска по беременности и родам в 1С

Основание для расчёта — листок нетрудоспособности. Сейчас это почти всегда электронный ЭЛН: женская консультация открывает его, СФР присылает работодателю запрос, и данные листка загружаются в 1С через обмен с фондом.

Пошагово

1. Получите данные ЭЛН из СФР. В ЗУП для этого есть рабочее место обмена с фондом: входящие запросы и листки нетрудоспособности подтягиваются по номеру ЭЛН и СНИЛС сотрудницы.
2. Создайте документ Зарплата → Больничные листы → Создать (или создайте его прямо из загруженного ЭЛН — тогда поля заполнятся сами).
3. Выберите сотрудницу и укажите причину нетрудоспособности «Отпуск по беременности и родам». От причины зависит формула: другой код — и пособие посчитается как обычный больничный.
4. Проверьте период: дата начала и окончания по листку. Программа покажет количество дней.
5. Укажите номер листка нетрудоспособности, если он не подтянулся.
6. Нажмите Рассчитать (в части релизов расчёт идёт сразу при заполнении) и откройте вкладку с расчётом.

Сколько дней оплачивается

Если после 140 дней врач оформил продолжение листка из-за осложнённых родов, в 1С создают ещё один «Больничный лист» с той же причиной на 16 дополнительных дней. Новый средний заработок при этом не считают: берётся тот же, что в первом документе.

Как 1С считает средний заработок для декретных

Расчётный период — два календарных года перед годом начала отпуска. Для отпуска, начавшегося в 2026 году, это 2024 и 2025 годы.

Формула

Пособие = Средний дневной заработок × Дни отпуска

Средний дневной заработок = Заработок за 2 года ÷ (Календарные дни 2 лет − Исключаемые дни)

Именно здесь декретные отличаются от обычного больничного. При больничном делитель всегда 730. Для отпуска по беременности и родам из делителя вычитают:

• 🤒 дни временной нетрудоспособности;
• 👶 дни прошлого отпуска по беременности и родам;
• 🍼 дни отпуска по уходу за ребёнком;
• 💼 дни освобождения от работы с сохранением заработка, если на него не начислялись взносы.

В ЗУП это видно в форме расчёта среднего заработка, которая открывается из документа по ссылке рядом с суммой среднего. Там по месяцам показаны заработок и исключаемые дни — их и надо проверять в первую очередь.

Ограничения сверху и снизу

Максимальный средний дневной заработок по этим базам: (2 225 000 + 2 759 000) ÷ 731 = 4 984 000 ÷ 731 ≈ 6 818,06 ₽. Делитель 731, потому что 2024 год високосный.

Если в местности есть районный коэффициент, минимум считают от МРОТ, увеличенного на этот коэффициент. При неполной ставке минимум уменьшают пропорционально доле ставки.

Пример расчёта

Сотрудница работает с 2023 года, оклад 80 000 ₽, больничных и отпусков без сохранения в 2024–2025 годах не было. Отпуск по БиР начинается 2 марта 2026 года, 140 дней.

1. Заработок: 80 000 × 12 × 2 = 1 920 000 ₽.
2. Ни один год не превышает предельную базу — ограничения не применяем.
3. Делитель: 366 + 365 = 731 день.
4. Средний дневной: 1 920 000 ÷ 731 ≈ 2 626,54 ₽.
5. Пособие: 2 626,54 × 140 = 367 715,60 ₽.

Теперь допустим, что в 2025 году она болела 14 дней, а заработок за 2025 год из-за больничного составил 925 000 ₽. Заработок за два года — 960 000 + 925 000 = 1 885 000 ₽, делитель — 731 − 14 = 717. Средний дневной: 1 885 000 ÷ 717 ≈ 2 629,01 ₽. Пособие: 2 629,01 × 140 = 368 061,40 ₽. Исключение дней болезни из делителя сработало в её пользу.

Заработок у прежнего работодателя

Если сотрудница пришла в 2025 году, заработок за 2024 год у вас неизвестен. Его можно учесть по справке о сумме заработка с прежнего места работы: данные вводят в форме расчёта среднего заработка помесячно или в целом за год.

С 2022 года СФР сам видит заработок по всем работодателям, но 1С он неизвестен. Без справки ЗУП посчитает меньше, чем потом начислит фонд, и расчёты разойдутся.

Для внешних совместителей правило такое:

• если в обоих годах расчётного периода она работала у тех же работодателей, что и сейчас, — пособие назначают у каждого;
• если работодатели менялись — пособие назначает один работодатель по выбору сотрудницы, с учётом заработка у всех.

Замена лет расчётного периода по заявлению

Если в одном или обоих годах расчётного периода сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, заработок за эти годы маленький или нулевой. Закон разрешает заменить такие годы предшествующими, если это увеличит пособие.

Как оформить

1. Возьмите у сотрудницы заявление о замене лет. Без заявления заменять нельзя, даже если выгода очевидна.
2. В документе «Больничный лист» найдите поле с годами расчётного периода и укажите другие годы — те, что в заявлении.
3. Проверьте, что заработок за выбранные годы есть в базе. Если тех лет в 1С нет (база велась в другой программе), внесите их вручную в форму расчёта среднего заработка.
4. Пересчитайте документ и сравните сумму с вариантом без замены.

Когда замена не даёт выгоды

• годы заменяют только «декретными» или «детскими» годами — простой или отпуск без сохранения не основание;
• заменять можно любой из двух годов или оба сразу, но только предшествующими, а не последующими;
• если заработок в старом году ниже, а делитель не уменьшился, замена может снизить пособие — тогда её не делают.

Пример: в 2024 году сотрудница была в отпуске по уходу за первым ребёнком весь год, в 2025 году вышла и заработала 600 000 ₽. Без замены: 600 000 ÷ (731 − 366) = 600 000 ÷ 365 ≈ 1 643,84 ₽ в день. Если заменить 2024 год на 2022-й с заработком 720 000 ₽: (720 000 + 600 000) ÷ (365 + 365) = 1 320 000 ÷ 730 ≈ 1 808,22 ₽ в день. За 140 дней разница — около 23 000 ₽, замена выгодна.

Проверка начисления декретных

После расчёта не спешите проводить документ. Пройдитесь по нескольким точкам.

• 🔢 Делитель. В форме среднего заработка проверьте исключённые дни. Если делитель ровно 730 или 731, а сотрудница болела, исключения не подтянулись — ищите незакрытые больничные прошлых лет.
• 📈 Заработок по годам. Сравните с расчётными листками или сводом начислений за те годы. Премии, начисленные «в прошлом периоде», могут уйти не в тот год.
• 📏 Ограничения. Если сумма совпала с минимумом или максимумом, программа применила лимит. Убедитесь, что это оправдано.
• 📅 Пересечения. Отпуск по БиР не должен пересекаться с ежегодным отпуском или командировкой в одних датах. Если сотрудница была в отпуске, его отзывают или переносят до проведения больничного.
• 💸 Начисления в месяце. Проверьте документ «Начисление зарплаты» за месяц начала декрета: оклад должен посчитаться только за дни до отпуска.

Сумма в 1С — ориентир для сверки, а не платёж. Окончательную сумму назначает СФР по своим данным о заработке. Если суммы расходятся на сотни рублей, причина почти всегда в заработке у других работодателей или в исключённых днях.

Передача сведений в СФР и выплата пособия

Реестров, как до 2021 года, больше нет. Работодатель отвечает на запрос фонда и передаёт сведения о застрахованном лице, а деньги СФР перечисляет сотруднице напрямую — на карту «Мир» или по указанным реквизитам.

Порядок

1. СФР присылает уведомление об открытии и закрытии ЭЛН. Для декретного листка он открывается и закрывается в один день, так как период известен заранее.
2. В ЗУП сформируйте ответ на запрос — сведения о застрахованном лице: период работы, условия труда, данные для расчёта пособия. Документ формируется из «Больничного листа» или из рабочего места обмена с фондом.
3. Отправьте ответ через 1С-Отчетность или другой канал электронного документооборота с фондом. Срок ответа — 3 рабочих дня с даты получения запроса.
4. Дождитесь подтверждения. Пособие фонд платит после получения полных сведений, обычно в течение 10 рабочих дней.

Бумажный листок

Бумажный листок оформляют в исключительных случаях. Тогда работодатель сам вносит данные в 1С, а сведения в фонд передаёт в течение 3 рабочих дней с момента, когда сотрудница принесла листок.

Единовременное пособие за постановку на учёт в ранние сроки беременности с 2024 года не назначается — его заменило единое пособие, которое оформляют через СФР без работодателя. Отдельный документ в 1С под него не нужен.

Нестандартные ситуации

Декрет во время отпуска по уходу за ребёнком

Если сотрудница уже в отпуске по уходу за первым ребёнком и уходит в новый декрет, она выбирает одно из двух пособий. Обычно выгоднее пособие по БиР. Тогда отпуск по уходу прерывают с даты начала нового декрета, а в 1С меняют дату окончания отпуска по уходу.

Доплата до заработка

Некоторые работодатели доплачивают сверх пособия — до оклада или до среднего заработка. Это уже не пособие, а выплата из средств компании. Она облагается НДФЛ и взносами по общим правилам, а оформляют её отдельным начислением, не смешивая с суммой фонда.

Вопросы, которые задают бухгалтеры