Фонд оплаты труда в 1С: откуда брать цифры, чем считать и как не ошибиться

Фонд оплаты труда в 1С считают по начислениям, а не по выплатам. В ЗУП 3.1 сумму за месяц даёт отчёт Зарплата → Отчеты по зарплате → Свод начислений, удержаний и выплат (раздел «Начислено»). В Бухгалтерии 3.0 — кредитовый оборот счёта 70 в Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Отдельного показателя «ФОТ» в программе нет. Есть начисления по видам расчёта, и вы сами решаете, какие из них входят в фонд. Этот выбор фиксируют один раз, иначе цифры разных месяцев несопоставимы.

Что входит в фонд оплаты труда и как его считать

ФОТ — сумма всех начислений работникам за период до удержания НДФЛ. Формула простая:

ФОТ = Σ начислений по видам расчёта, которые вы относите к фонду

Страховые взносы в ФОТ не входят. Их добавляют отдельно, когда руководителю нужна полная стоимость персонала. Так и называйте строки в отчёте: «ФОТ» и «ФОТ с взносами», чтобы никто не путал.

Пример расчёта за месяц

Иванову оклад начислен пропорционально: 40 000 × 11 / 22 = 20 000. Вместе с отпускными — 38 500.

Взносы по общему тарифу 30% в пределах базы: 152 500 × 30% = 45 750. ФОТ с взносами — 198 250 ₽. У субъектов МСП и льготных категорий ставки другие, поэтому сумму взносов лучше брать из программы, а не считать вручную.

НДФЛ из ФОТ не вычитают. Налог удерживается из уже начисленной суммы и сидит внутри фонда.

Расчёт ФОТ в ЗУП 3.1 по фактическим начислениям

В ЗУП данные самые подробные: каждое начисление хранится с видом расчёта, подразделением, сотрудником и периодом. Отчёты собраны в одном месте — Зарплата → Отчеты по зарплате.

Быстрый итог: «Свод начислений, удержаний и выплат»

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Выберите «Свод начислений, удержаний и выплат».
3. Укажите период и организацию. Нужна сумма по отделу — поставьте отбор по подразделению.
4. Нажмите «Сформировать».
5. Итог блока «Начислено» и есть фонд по всем начислениям.

Дальше уберите то, что вы не включаете в ФОТ. Обычно это пособия за счёт СФР. Отчёт показывает начисления построчно по видам, так что лишние строки видно сразу.

Детализация: «Анализ начислений и удержаний»

Когда нужно разложить фонд по подразделениям, должностям или видам начислений, используйте этот отчёт из того же списка.

1. Сформируйте отчёт за период.
2. Нажмите «Настройки» и переключитесь на расширенный вид.
3. На закладке отборов оставьте только нужные виды расчёта: добавьте условие по полю начисления «В списке».
4. В группировках строк поставьте «Подразделение», затем «Начисление». В колонки — месяц, если нужна динамика.
5. Сохраните вариант отчёта под именем вроде «ФОТ по отделам». В следующий раз выберете его из списка вариантов.

Плановый ФОТ по штатному расписанию

Фактический фонд показывает, сколько начислили. Плановый — сколько должны платить по штатке.

• 📋 Включите штатное расписание: Настройка → Кадровый учет, флажок ведения штатного расписания.
• 📋 Открывайте Кадры → Штатное расписание. В каждой позиции заданы начисления и их размеры.
• 📋 Печатная форма Т-3 из списка штатного расписания даёт месячный фонд по каждой позиции в графе «Всего».
• 📋 В Кадры → Кадровые отчеты есть отчёт по плановому ФОТ сотрудников: он берёт плановые начисления из кадровых документов — приёма, перевода, изменения оплаты.

Разница между планом и фактом объясняется вакансиями, отпусками без сохранения оплаты, больничными, разовыми премиями. Если разрыв больше 10–15% без видимых причин — ищите сотрудников, у которых плановые начисления не совпадают с позицией штатки.

Как получить данные о ФОТ в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии путь зависит от того, где считается зарплата .

Через счёт 70

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите счёт 70 и период.
3. Оборот по кредиту — всё, что начислено работникам.
4. Для расшифровки откройте Отчеты → Анализ счета по счёту 70. Отчёт покажет, с какими счетами шли начисления.

Типовые корреспонденции по кредиту 70:

• 🏭 Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 70 — зарплата, премии, отпускные в затратах;
• 📦 Дт 08 Кт 70 — зарплата при строительстве или создании актива;
• 🧾 Дт 96 Кт 70 — отпускные за счёт резерва;
• 📉 Дт 91.02 Кт 70 — выплаты в составе прочих расходов;
• 🏥 Дт 69 Кт 70 — пособия за счёт средств соцстраха, если они отражаются через расчёты с персоналом.

Последнюю строку из ФОТ обычно исключают. Дивиденды работникам в некоторых базах тоже проходят через 70 — их тоже уберите.

Универсальный отчёт и своя выборка по начислениям

Когда типовые отчёты не дают нужного среза, берите «Универсальный отчёт». Он строится по любому регистру и не требует программиста.

• В Бухгалтерии 3.0: Отчеты → Универсальный отчет.
• В ЗУП 3.1: через Все функции → Отчеты. Пункт «Все функции» включается в параметрах программы.

Порядок настройки:

1. Выберите тип источника «Регистр накопления».
2. В списке регистров найдите тот, что хранит начисления: ищите по слову «начисления» в названии.
3. Задайте период, в настройках добавьте группировки «Подразделение» и «Начисление», ресурс — сумма.
4. Отберите виды расчёта, входящие в ваш ФОТ.
5. Сохраните настройку как отдельный вариант.

В Бухгалтерии универсальный отчёт удобнее строить по регистру бухгалтерии: счёт 70, обороты по кредиту, группировка по корреспондирующему счёту. Получится та же таблица корреспонденций, но с вашими колонками.

Если срез нужен регулярно, а универсального отчёта не хватает — отчёт на СКД пишут в расширении конфигурации. Типовая конфигурация при этом не снимается с поддержки, обновления ставятся как обычно.

Сверка ФОТ между ЗУП и Бухгалтерией

Руководитель получает цифру из ЗУП, бухгалтер — из БП, и они не сходятся. Обычно причина в одном из трёх мест.

Для быстрой сверки сравнивайте три цифры за месяц: «Начислено» из свода ЗУП, кредитовый оборот 70 в БП и сумму пособий СФР. Первая минус третья должна совпасть со второй, если пособия через 70 не проходят.

Частые ошибки при расчёте фонда оплаты труда

• ❌ Считать по выплатам. Оборот Дт 70 Кт 51 включает аванс за текущий месяц и долг за прошлый. ФОТ по выплатам «гуляет» на сумму задолженности.
• ❌ Вычитать НДФЛ. Получается сумма «на руки», а не фонд.
• ❌ Складывать взносы с фондом без пометки. Руководитель сравнивает «ФОТ» с прошлым годом, а там цифра без взносов.
• ❌ Брать только Дт 20/26/44. Выпадают отпускные из резерва (Дт 96) и зарплата на 08.
• ❌ Менять состав видов расчёта от месяца к месяцу. Новый вид премии добавили в программу, а в отбор отчёта — нет. Через полгода динамика ФОТ врёт.
• ❌ Смешивать сотрудников и подрядчиков. Договоры ГПХ в ЗУП начисляются отдельными документами. Решите один раз, входят ли они в отчёт, и подпишите это в заголовке.

Отчёт о ФОТ для руководителя: варианты, рассылка, Excel

Ручной сбор цифр каждый месяц не нужен. Достаточно один раз настроить вариант отчёта.

Что показывать. Хватает одной таблицы: подразделения в строках, месяцы в колонках, итоги «ФОТ», «Взносы», «ФОТ с взносами». Для штатной аналитики добавьте среднесписочную численность — тогда виден средний ФОТ на одного человека.

Как выгрузить в Excel. В сформированном отчёте нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) и выберите формат «Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx)». Группировки сохранятся, формулы — нет: итоги будут числами.

Как отправлять автоматически. В отчётах на базе стандартных подсистем есть рассылки: отчёт с сохранённым вариантом уходит по расписанию на почту в виде файла. Команду ищите в меню «Ещё» формы отчёта. Для работы нужна настроенная учётная запись электронной почты в программе.

Доступ без зарплаты по людям. Руководителю отдела часто нельзя видеть оклады коллег. Дайте ему вариант с группировкой только по подразделениям, без сотрудников. Ограничение доступа к персональным данным настраивается в профилях групп доступа.

Частые вопросы