Командировочные в 1С: средний заработок, суточные и авансовый отчёт — от приказа до проводок

Командировочные — это две разные суммы, которые считают в двух программах. Средний заработок за дни поездки начисляет 1С:ЗУП 3.1: документ Командировка в разделе Зарплата. Суточные, проезд и проживание проходят через подотчёт в 1С:Бухгалтерии 3.0: выдача денег и документ Авансовый отчёт в разделе Банк и касса.

Путать их нельзя. За рабочие дни командировки сотруднику платят не оклад, а средний заработок — он облагается НДФЛ и взносами как обычная зарплата. Суточные — это компенсация, их не облагают в пределах нормы (700 ₽ в день по России, 2500 ₽ за границей), а сверх нормы догоняют НДФЛ и взносами.

Ниже — порядок от приказа до проводок: как зарегистрировать поездку, как 1С считает средний, что делать со сверхнормативными суточными и как закрыть подотчёт авансовым отчётом.

Какие выплаты входят в командировочные и чем они регулируются

За время командировки работодатель обязан сохранить за сотрудником средний заработок и возместить расходы (ст. 167 и 168 ТК РФ). Расходы — это проезд, жильё, суточные и другие согласованные траты.

Три составляющие командировочных считают по-разному:

• 💰 Средний заработок за рабочие дни по графику — вместо оклада. Считается по Постановлению № 922. Облагается НДФЛ и взносами.
• 🧳 Суточные за каждый день поездки, включая выходные и дни в пути. Размер организация устанавливает сама в локальном акте. Не облагаются в пределах нормы.
• 🚆 Проезд и проживание — по фактическим документам (билеты, счёт гостиницы). НДФЛ и взносами не облагаются при наличии подтверждающих документов.

Прежде чем считать средний в ЗУП, проверьте, что начисление с видом оплаты по среднему заработку есть в плане видов расчёта. В типовой поставке ЗУП 3.1 оно уже настроено — отдельно его создавать не нужно. Если зарплату считаете в самой 1С:Бухгалтерии (упрощённый блок до 60 сотрудников), сложный расчёт среднего она не делает — для командировок удобнее вести расчёт в ЗУП, а в Бухгалтерию передавать готовые суммы.

Как оформить командировку в 1С:ЗУП 3.1

Поездку регистрируют документом Командировка. Он решает сразу две задачи: отмечает дни отсутствия в табеле и начисляет средний заработок за рабочие дни поездки.

Порядок такой:

1. Откройте раздел Зарплата → Командировки (в части релизов документ доступен и из раздела Кадры).
2. Нажмите Создать, выберите сотрудника.
3. Укажите период командировки — дату начала и дату окончания. Программа сама определит рабочие дни по графику сотрудника и посчитает за них средний.
4. Проверьте расчётный период и сумму на вкладке с расчётом.
5. Проведите документ.

После проведения дни командировки встанут в табеле отметкой «К», а начисление по среднему попадёт в ближайший расчёт зарплаты за месяц.

Приказ о направлении в командировку по форме Т-9 печатается прямо из документа — кнопка Печать. Отдельно оформлять его в Word не нужно.

Как 1С считает средний заработок за дни командировки

Средний заработок для командировки считают по тем же правилам, что и для отпускных, но по рабочим дням, а не по календарным.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки. Если сотрудник отработал меньше года, берут фактически отработанное время.

База — все выплаты за труд за расчётный период: оклад, премии, надбавки. Не входят в базу: отпускные, больничные, прежние командировочные, матпомощь и другие выплаты, не связанные с оплатой труда. Исключаются и сами дни таких периодов.

Формула простая:

Средний дневной заработок = База за 12 месяцев / Отработанные дни
Оплата командировки = Средний дневной × Рабочие дни поездки

Разберём на числах. Менеджер едет в командировку на 5 рабочих дней. За расчётный период ему начислено 720 000 ₽ учитываемых выплат, фактически отработано 247 дней.

• Средний дневной заработок: 720 000 / 247 = 2 914,98 ₽.
• Оплата за 5 дней командировки: 2 914,98 × 5 = 14 574,90 ₽.

Эти 14 574,90 ₽ — начисление сотруднику. С него удержат НДФЛ и начислят страховые взносы, как с обычной зарплаты.

Если в командировке попадается выходной, за который по графику платить не нужно, средний за него не начисляют. Но суточные за этот день всё равно положены — их считают отдельно.

Суточные: норма, обложение сверх лимита и расчёт в 1С

Размер суточных организация устанавливает сама — в положении о командировках или приказе. Закон только определяет необлагаемый лимит:

• 🇷🇺 700 ₽ в день — поездки по России;
• 🌍 2500 ₽ в день — загранкомандировки.

Это границы из п. 1 ст. 217 и ст. 422 НК РФ. Всё, что выдано сверх лимита, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Суточные начисляют за каждый день нахождения в командировке: рабочие дни, выходные, праздники и дни в дороге. День выезда и день возвращения считаются полными днями.

Посчитаем. Суточные в компании — 1000 ₽ в день, командировка по России на 5 дней:

• Всего суточных: 1000 × 5 = 5 000 ₽.
• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 ₽.
• Сверх нормы: 300 × 5 = 1 500 ₽.
• НДФЛ со сверхнормативной части: 1 500 × 13% = 195 ₽.

Со сверхнормативных 1500 ₽ начисляют и страховые взносы. Удобно проверить расчёт калькулятором:

Сверхнормативную часть нужно обложить НДФЛ и взносами. Деньги сотруднику уже выданы под отчёт, поэтому в ЗУП её регистрируют отдельным видом дохода — начислением, настроенным на обложение, но без выплаты на руки. Если такого вида начисления в базе нет, его настраивают в разделе Настройка → Начисления с соответствующим кодом дохода. Когда суточные не выходят за лимит, этот шаг не нужен — обложения нет.

Выдача аванса и авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии

Деньги на поездку выдают до отъезда — наличными через кассу или переводом на карту. Это аванс под отчёт.

Выдача наличными — Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчётному лицу». Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

Перевод на карту — Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Перечисление подотчётному лицу». Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

После поездки сотрудник отчитывается. В течение трёх рабочих дней он сдаёт авансовый отчёт с документами: билетами, счётом гостиницы, чеками.

В 1С это документ Авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчеты):

1. На вкладке Авансы подберите документ выдачи денег — программа подтянет выданную сумму.
2. На вкладке Прочее внесите расходы: суточные, проезд, проживание. По каждой строке укажите счёт затрат (26, 44, 20 — в зависимости от подразделения).
3. Если в счёте гостиницы или билете выделен НДС и есть счёт-фактура или БСО, заполните колонки с НДС — программа примет его к вычету.
4. Проведите документ.

Авансовый отчёт сам сведёт выданный аванс с расходами:

• 💵 Перерасход (потратил больше аванса) — доплачиваете сотруднику: Дт 71.01 Кт 50.01.
• 💰 Остаток (потратил меньше) — сотрудник возвращает в кассу: Дт 50.01 Кт 71.01.

Проводки по командировке в бухгалтерском и налоговом учёте

Все командировочные расходы относят на затраты — на тот счёт, где учитывается зарплата сотрудника. Для управленческого персонала это счёт 26, для торговли — 44, для производства — 20.

В налоговом учёте командировочные расходы (проезд, жильё, суточные) уменьшают налог на прибыль полностью — они не нормируются. Суточные принимают в расходы в том размере, который закреплён в локальном акте, без ограничения лимитом 700/2500 ₽. Лимит важен только для НДФЛ и взносов, а не для прибыли.

НДС по проезду и проживанию принимают к вычету при наличии счёта-фактуры или бланка строгой отчётности с выделенной суммой налога (ст. 171, 172 НК РФ). Если в билете НДС не выделен, к вычету брать нечего — вся сумма идёт в расходы.

Особенности загранкомандировки: валюта и курс

У заграничных поездок две сложности — суточные по разным нормам и расходы в валюте.

Суточные делят по дням. За дни в России платят по российской норме (необлагаемый лимит 700 ₽), за дни за рубежом — по заграничной (2500 ₽). День пересечения границы при выезде считают заграничным, при возвращении — российским (п. 18 Постановления № 749).

Валютные расходы пересчитывают в рубли. В авансовом отчёте сумму вводят в валюте, 1С переводит её в рубли по курсу. Правило пересчёта зависит от того, был ли валютный аванс:

• расходы в пределах выданного валютного аванса берут по курсу на дату выдачи аванса;
• расходы сверх аванса — по курсу на дату утверждения авансового отчёта (ПБУ 3/2006).

Если суточные выдавали в рублях, а остальные расходы — в валюте, в авансовом отчёте будут строки и в рублях, и в валюте одновременно. Это нормально: каждую строку программа пересчитает по своему правилу.

Частые ошибки при расчёте командировочных в 1С

Ошибки в командировочных почти всегда из-за того, что документы заводят в неправильном порядке или путают две выплаты.

Ещё одна типичная ситуация — суточные за выходные и дни в пути. Их часто забывают, если ориентируются только на рабочие дни. Суточные платят за каждый календарный день поездки, а средний заработок — только за рабочие.

Частые вопросы о расчёте командировочных в 1С