Отпускные в «1С:Зарплата и управление персоналом» от графика до проводок

Рассчитать отпуск в 1С ЗУП 3.1 можно одним документом «Отпуск» (Кадры → Отпуска). Программа сама возьмёт заработок за 12 месяцев, исключит больничные и прошлые отпуска, разделит на 29,3 и умножит на число дней. Ваша задача — чтобы к этому моменту в базе были верные графики, начисления и данные за прошлые периоды.

Ошибка в отпускных обычно всплывает поздно: сотрудник приносит свой расчёт, а сумма расходится на пару тысяч. Ниже порядок, при котором зарплата и управление персоналом в 1С дают результат, совпадающий с ручным расчётом по Трудовому кодексу.

Что настроить в 1С до первого отпуска

Средний заработок программа считает по данным, которые уже есть в базе. Если справочники заполнены кое-как, отпускные будут неверными, даже когда документ проведён без ошибок.

Графики работы и производственный календарь

Откройте Настройка → Графики работы сотрудников. Проверьте три вещи:

• 📅 график заполнен на текущий и следующий год — иначе отпуск, переходящий на январь, посчитается с ошибкой;
• 📅 праздники взяты из производственного календаря — нерабочие праздничные дни в счёт отпуска не входят и продлевают его;
• 📅 у каждого сотрудника в кадровом приказе указан правильный график.

Для отпускных календарных дней сам график не влияет на формулу, но от него зависят отработанное время и заработок в расчётном периоде. Неверный график в июне — неверная зарплата за июнь — неверный средний.

Виды отпусков и остатки

Справочник видов лежит в Настройка → Виды отпусков. По умолчанию там есть основной отпуск на 28 календарных дней. Дополнительные (за вредность, ненормированный день, северные) добавьте сами и назначьте сотрудникам в приёме или кадровом переводе.

Если база начата не с даты приёма сотрудника, введите остатки отпусков на дату начала учёта. Без них отчёт по остаткам покажет ноль, и вы не увидите, что человек берёт отпуск авансом.

Данные за период до начала учёта

Средний заработок берётся за 12 месяцев. Если в 1С только три месяца истории, остальные девять программа не знает. Для этого есть отдельный документ ввода данных для расчёта среднего заработка: туда вносят начисления и отработанные дни по месяцам из старой программы.

Оформление отпуска: от графика до приказа

Порядок оформления в ЗУП 3.1 такой:

1. Внесите плановые даты в Кадры → График отпусков. Документ не обязателен для расчёта, но из него удобно создавать отпуска и печатать форму Т-7.
2. За 14 дней до начала отпуска уведомите сотрудника — этого требует ст. 123 ТК РФ. Заявление сотрудника нужно, если отпуск идёт вне графика.
3. Создайте документ: Кадры → Отпуска → кнопка создания → «Отпуск».
4. Укажите месяц начисления, сотрудника, вид отпуска и даты. Количество дней программа подставит сама с учётом праздников.
5. Проверьте рабочий год, за который предоставляется отпуск. Его 1С заполняет автоматически по остаткам.
6. Выберите способ выплаты. Для отпускных обычно ставят выплату в межрасчётный период.
7. Проведите документ и распечатайте из него приказ по форме Т-6 и записку-расчёт Т-60.

В бухгалтерии 3.0, если зарплата ведётся там же, документ «Отпуск» создают в разделе Зарплата и кадры → Все начисления. Возможностей у него меньше: нет графика отпусков и подробного учёта остатков.

Как 1С считает средний заработок для отпускных

Правила расчёта заданы Положением, утверждённым постановлением Правительства № 922. В программе они заложены в алгоритм, менять его не нужно. Но понимать логику стоит — иначе не проверить результат.

Формула

Средний дневной заработок = заработок за 12 месяцев ÷ (12 × 29,3).

Отпускные = средний дневной × число календарных дней отпуска.

Если месяц отработан не полностью, он идёт в знаменатель не как 29,3, а частью:

29,3 ÷ календарных дней в месяце × календарные дни, отработанные в нём.

Что исключается из периода

Из расчётного периода выпадают и дни, и деньги за них:

• 🤒 больничные и отпуск по беременности и родам;
• 🏖 предыдущие отпуска, за которые платили средний;
• 👶 отпуск по уходу за ребёнком;
• 🧾 командировки и другие дни с сохранением среднего заработка;
• 🚫 простой по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон.

ЗУП исключает эти дни автоматически, если они оформлены своими документами. Больничный, введённый вручную как «прочее начисление», программа не распознает.

Пример с полным периодом

Оклад 60 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, плюс годовая премия 60 000 ₽.

• Заработок: 60 000 × 12 + 60 000 = 780 000 ₽.
• Дней: 12 × 29,3 = 351,6.
• Средний дневной: 780 000 ÷ 351,6 = 2 218,43 ₽.
• Отпуск 14 дней: 2 218,43 × 14 = 31 058,02 ₽.

Пример с неполным месяцем

Тот же оклад, но в июне (30 дней) сотрудник болел 10 дней и за июнь получил 40 000 ₽. Премии нет.

• Заработок: 60 000 × 11 + 40 000 = 700 000 ₽.
• Дней за июнь: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53.
• Всего дней: 11 × 29,3 + 19,53 = 341,83.
• Средний дневной: 700 000 ÷ 341,83 = 2 047,80 ₽.

Пособие по больничному в заработок не попало, июньские 10 дней — в знаменатель тоже.

Премии, повышение оклада и нестандартные случаи

Самые частые расхождения с ручным расчётом — из-за премий. Программа учитывает их по правилам Положения, но только если начисление правильно настроено.

Как настроить премию

Откройте Настройка → Начисления и карточку премии. В карточке есть флажок учёта при расчёте среднего заработка и способ учёта премии. Способ определяет, как программа включит премию в средний:

Если сотрудник отработал период не полностью, премию берут пропорционально отработанному времени. Исключение — премии, которые уже начислены за фактически отработанное время.

Повышение оклада

Когда в расчётном периоде всем сотрудникам организации или подразделения повысили оклады, выплаты до повышения индексируют. ЗУП делает это сама, если повышение оформлено документом об изменении оплаты труда, а не правкой кадрового перевода «задним числом».

Индивидуальное повышение одному сотруднику индексацию не даёт — так требует Положение.

Другие случаи

• 🔁 Премия начислена после отпуска. Годовую премию, начисленную позже, учитывают перерасчётом. ЗУП предложит его в документе «Перерасчеты» или в обработке подготовки перерасчётов.
• 📉 Средний ниже МРОТ. Если среднемесячный заработок оказался ниже МРОТ, средний считают от МРОТ. Сверьте результат с этим порогом у низкооплачиваемых сотрудников.
• 🤒 Заболел в отпуске. Отпуск продлевают или переносят. В 1С оформляют больничный, а отпуск исправляют: дни, совпавшие с болезнью, сторнируются.
• 🆕 Нет заработка за 12 месяцев. Если сотрудник только принят, средний берут за фактически отработанное время. Если и этого нет — за дни месяца, в котором начался отпуск.

Проверка отпускных перед выплатой

Проведённый документ ещё не значит правильный расчёт. Проверьте его до того, как отправите ведомость в банк.

Что открыть в документе

На вкладке с подробностями начислений есть кнопка для просмотра среднего заработка. Она открывает таблицу по месяцам: начисления, нормативные и отработанные дни. Здесь видно, какой месяц «просел» и почему.

Из меню печати документа выведите форму «Расчет среднего заработка». Её удобно приложить к ответу сотруднику, если он спорит с суммой.

Отчёты для сверки

• 📊 Остатки отпусков (Кадры → Кадровые отчеты) — сколько дней положено на дату отпуска. Отрицательный остаток означает отпуск авансом.
• 📊 Расчётный листок — отпускные и НДФЛ должны попасть в месяц начисления.

Ошибки при расчёте отпускных в 1С

Эти ошибки встречаются у кадровиков постоянно. Они не видны при проведении — документ проводится без замечаний.

Отпускные в бухгалтерском и налоговом учёте

НДФЛ и взносы

НДФЛ с отпускных удерживают при выплате. Перечисляют его в составе единого налогового платежа по общим срокам для НДФЛ. В ЗУП налог считается прямо в документе «Отпуск», если выбрана выплата в межрасчётный период.

Страховые взносы на отпускные начисляют в месяце начисления, при расчёте зарплаты за этот месяц. Взносы на травматизм тоже.

Проводки

Способ отражения задаётся в карточке начисления или у сотрудника. ЗУП передаёт результаты в бухгалтерию документом «Отражение зарплаты в бухучете» через синхронизацию.

Резерв отпусков в бухучёте обязаны создавать организации, которые не применяют упрощённые способы учёта (ПБУ 8/2010). В БП 3.0 он ведётся на счёте 96.

Налог на прибыль

Отпускные входят в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Если отпуск переходит на следующий месяц, Минфин рекомендует признавать расходы пропорционально дням отпуска в каждом месяце. Налоговый резерв отпусков — отдельный выбор учётной политики.

Частые вопросы