Начисление и расчёт пеней в 1С:Бухгалтерии

Пени в 1С считают по одной из двух формул. Договорная неустойка — это процент от суммы долга за каждый день просрочки по условиям договора. Налоговые пени — доля ставки рефинансирования ЦБ за дни, пока налог или взнос не уплачен в бюджет.

Частое заблуждение: что программа начислит пени сама, стоит контрагенту просрочить оплату. Это не так. Отдельной кнопки «рассчитать и начислить пени» в 1С:Бухгалтерии нет. Сумму вы считаете по формуле (можно прямо здесь, калькулятором ниже), а в учёт заводите ручной операцией или корректировкой долга.

Разберём оба случая: пени, которые ваша организация выставляет покупателю за просрочку, и пени по налогам, которые платит сама организация. А заодно — как в программе увидеть количество дней просрочки, чтобы не считать их вручную по календарю.

Формула пеней и быстрый расчёт суммы

Для договорной неустойки формула задаётся самим договором. Самый частый вариант:

Пени = Сумма долга × Ставка (% в день) × Число дней просрочки

Например, долг 500 000 ₽, ставка по договору 0,1% в день, просрочка 20 дней: 500 000 × 0,001 × 20 = 10 000 ₽.

Если в договоре ставка не прописана, применяют законную неустойку по статье 395 ГК РФ — по ключевой ставке ЦБ за период просрочки.

Для налоговых пеней (статья 75 НК РФ) база — доля ставки рефинансирования ЦБ за каждый день:

• для организаций — 1/300 ставки за первые 30 календарных дней просрочки и 1/150 начиная с 31-го дня;
• для ИП и физлиц — 1/300 ставки за весь срок.

Налоговые пени считают от суммы недоимки (отрицательного сальдо единого налогового счёта). Калькулятор ниже сам подставит ставку ЦБ и разобьёт период по дням:

Покажу расчёт на числах, чтобы было видно, откуда берётся переход на 1/150. Организация просрочила налог 300 000 ₽ на 40 дней, ставка ЦБ условно 16%.

• Первые 30 дней по 1/300: 300 000 × 16% / 300 × 30 = 4 800 ₽.
• Оставшиеся 10 дней по 1/150: 300 000 × 16% / 150 × 10 = 3 200 ₽.
• Итого: 4 800 + 3 200 = 8 000 ₽.

Если в этом периоде действует временная норма «только 1/300», все 40 дней считают по одной ставке: 300 000 × 16% / 300 × 40 = 6 400 ₽. Разница между подходами — те самые 1 600 ₽, поэтому сверка с действующей редакцией статьи 75 НК РФ важна.

Как начислить пени покупателю за просрочку оплаты

Если просрочил контрагент, а неустойку выставляете вы, порядок такой.

1. Посчитайте сумму по формуле договора (или калькулятором выше).
2. Признайте доход в учёте. Доход по неустойке отражают не в момент нарушения, а когда должник её признал (подписал претензию, акт, частично заплатил) либо когда есть решение суда — пункт 7 ПБУ 9/99.
3. Заведите проводку ручной операцией: Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция.

Проводка на начисление пеней к получению:

В аналитике по счёту 76.02 выберите контрагента и договор, по которому выставляете претензию, — иначе сумма повиснет без привязки и не попадёт в акт сверки.

Начисленную неустойку счётом-фактурой не сопровождают: это не реализация, НДС по ней, как правило, не начисляется (подробнее — в разделе про учёт).

Порядок признания стоит помнить дословно. Пока должник неустойку не признал и суд её не присудил, дохода в учёте нет — есть только ваше право требования. Поэтому правильная последовательность: сначала направляете претензию с расчётом, и уже по факту её признания (ответным письмом, актом, частичной уплатой) или по решению суда делаете проводку Дт 76.02 Кт 91.01. Это убирает риск заплатить налог на прибыль с суммы, которую вы в итоге можете и не получить.

Как отразить пени по налогам и взносам, которые платит организация

Теперь обратный случай — просрочили вы, и пени уходят в бюджет.

Такие пени начисляют ручной операцией. Счёт учёта затрат зависит от учётной политики, но практически всегда берут 99-й, а не 91-й: так пени сразу выпадают из расчёта налога на прибыль и не создают разниц между бухгалтерским и налоговым учётом.

С переходом на единый налоговый счёт пени начисляются на общее отрицательное сальдо ЕНС, а не по каждому налогу отдельно. В 1С:Бухгалтерии их удобно отражать по субсчёту единого налогового счёта (в типовой — 68.90), а затем закрывать платёжкой на ЕНП.

Пени в бюджет не уменьшают налог на прибыль (пункт 2 статьи 270 НК РФ). Именно поэтому их не относят на 91.02 вместе с прочими расходами.

Как в 1С увидеть задолженность и дни просрочки

Чтобы посчитать пени, нужны две цифры: сумма долга и число дней просрочки. Обе программа покажет сама.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 62 (долги покупателей) или 60 (ваши долги поставщикам), с группировкой по контрагентам и договорам. Остаток по субконто — это непогашенная сумма.
• Акт сверки расчётов. Покупки → Акт сверки расчётов или Продажи → Акт сверки расчётов. По нему видно каждую отгрузку и оплату с датами — отсюда вы и отсчитываете дни просрочки от крайнего срока оплаты по договору.
• Расшифровка по документам расчётов. В настройках ОСВ включите детализацию по документам — тогда в отчёте будет видно, какая именно накладная или счёт осталась неоплаченной и с какой даты.

Срок оплаты программа автоматически не контролирует: его задаёт договор, а не карточка в 1С. Дни просрочки отсчитывают от дня, следующего за крайним сроком платежа, до дня перед фактической оплатой включительно.

Отдельно про частичную оплату. Если контрагент гасит долг частями, пени считают по убывающему остатку: до первого платежа — на полную сумму, после — на оставшуюся. ОСВ с детализацией по документам расчётов как раз покажет, сколько и когда закрыли, — по этим датам период бьют на отрезки и считают пени по каждому отдельно.

Особенности в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управлении торговлей

Расчёт суммы одинаков везде, а вот отражение зависит от того, ведёт ли конфигурация бухучёт.

1С:Бухгалтерия (БП 3.0) — полноценные проводки. Начисление делается ручной операцией или корректировкой долга, как описано выше. Это основной инструмент для пеней и неустоек.

1С:Управление торговлей (УТ 11) — оперативный контур. Программа отлично контролирует задолженность клиентов и сроки оплаты: отчёты по взаиморасчётам и ведомость расчётов с клиентами покажут просроченные долги и количество дней. А вот бухгалтерских проводок по пеням УТ 11 не формирует — полноценного регламентированного учёта в ней нет.

Поэтому схема обычно такая:

• в УТ 11 вы видите просрочку и считаете сумму;
• проводки по неустойке делаете в 1С:Бухгалтерии (куда УТ выгружает данные) либо в комплексных решениях — 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP, где регламентированный блок есть.

Пени в бухгалтерском и налоговом учёте

Коротко о том, где и как пени попадают в налоги — это и отличает грамотное начисление от «просто проводки».

Пени, которые вы получаете от контрагента:

• в бухучёте — прочий доход на 91.01 (ПБУ 9/99);
• в налоговом учёте — внереализационный доход (пункт 3 статьи 250 НК РФ) на дату признания должником или вступления в силу решения суда;
• НДС — неустойка за просрочку оплаты связана с нарушением договора, а не с реализацией, и, по разъяснениям Минфина, НДС не облагается. Исключение — когда «неустойка» по сути является элементом ценообразования (скрытой платой за товар); такой спорный случай лучше согласовать с налоговым консультантом.

Пени, которые вы платите контрагенту:

• в бухучёте — прочий расход на 91.02;
• в налоговом учёте — внереализационный расход (подпункт 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Здесь, в отличие от бюджетных пеней, расход прибыль уменьшает.

Пени в бюджет (по налогам и взносам): в бухучёте на 99, в налоговом учёте не учитываются совсем.

Разница принципиальная: договорные пени поставщику — нормальный расход, а пени за просрочку налога налоговую базу не трогают.

Спорные ситуации и частые ошибки

• Начислили доход сразу в день просрочки. Доход по неустойке признают только когда должник её признал или есть решение суда. Ранняя проводка завышает прибыль и налог.
• Отнесли налоговые пени на 91.02. Тогда они ошибочно уменьшат базу по прибыли. Для бюджетных пеней — только 99.
• Включили в расчёт день оплаты. Пени считают по день, предшествующий погашению. Лишний день — завышенная сумма и спор с контрагентом.
• Выставили счёт-фактуру на неустойку. Неустойка — не реализация, счёт-фактура и НДС по ней обычно не нужны.
• Не указали договор в аналитике 76.02. Сумма повиснет «без документа расчётов», и акт сверки её не подхватит.
• Перепутали ставку. Для налоговых пеней берут ставку рефинансирования ЦБ, действовавшую в каждый период просрочки, а не одну на дату расчёта. Если ставка менялась, период бьют на части.

Если ошиблись в сумме и операция уже проведена, не удаляйте её задним числом — это нарушит сверку. Исправляйте сторнирующей операцией: той же датой или текущим периодом создайте ручную операцию с теми же счетами и суммой со знаком минус, а затем — верную проводку. В пояснении укажите, что это исправление, чтобы при аудите было видно основание.

Спорная ситуация с судом: если контрагент неустойку не признаёт и дело идёт в суд, доход у вас появится только на дату вступления решения в силу, и ровно на ту сумму, которую присудил суд, — она может быть меньше расчётной, если суд применил статью 333 ГК РФ и снизил неустойку. Начислять заранее «по претензии» всю сумму не нужно.