Как настроить и рассчитать сверхурочные часы в 1С ЗУП

Переработки в 1С ЗУП считаются документом по сверхурочной работе: в нём указывают сотрудника, дату и количество часов сверх нормы, а программа сама делит их на первые два часа (оплата не ниже полуторного размера) и последующие (не ниже двойного). Чтобы расчёт сверхурочных часов пошёл автоматически, предварительно включают нужное начисление в настройках и заводят сотруднику корректный график работы.

Типичная ситуация: кладовщик в декабре задержался на приёмке на три часа, бухгалтер видит в табеле лишние часы, но не понимает, как превратить их в оплату. Ниже — как посчитать переработки от нормы времени до готового начисления, и чем обычный учёт отличается от суммированного.

Что закон считает сверхурочной работой

Сверхурочная работа — это часы за пределами установленной для сотрудника нормы по инициативе работодателя (ст. 99 ТК РФ). Ключевое слово здесь — «по инициативе работодателя»: если человек сам задержался доделать дело, это не переработка и оплате в повышенном размере не подлежит.

Закон ограничивает сверхурочные:

• 🕓 не более 4 часов в течение двух дней подряд;
• 📅 не более 120 часов в год на одного сотрудника.

Оплата регулируется ст. 152 ТК РФ:

• первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере (×1,5);
• последующие часы — не менее чем в двойном размере (×2).

Вместо повышенной оплаты сотрудник вправе по его желанию получить дополнительное время отдыха — не меньше отработанного сверхурочно. В этом случае сами часы оплачиваются в одинарном размере, а отгул оформляют отдельно.

Переработку нельзя оформить задним числом без согласия работника: привлечение к сверхурочной работе требует письменного согласия в большинстве случаев. 1С этого не проверяет — ответственность на кадровике.

Настройка графика работы и производственного календаря

Расчёт переработок строится на сравнении факта с нормой. Норму программа берёт из графика работы сотрудника, а график — из производственного календаря.

Производственный календарь . Откройте Настройка → Производственные календари. Проверьте, что календарь на текущий год заполнен: праздники, предпраздничные сокращённые дни и переносы выходных должны соответствовать официальному. Если год новый и календарь пуст, его заполняют по кнопке автозаполнения или загружают обновлением.

График работы. Графики лежат в Настройка → Графики работы сотрудников. Для пятидневки это обычно стандартный график 40 часов. Важные параметры:

1. Вид времени для рабочих часов — «Явка».
2. Привязка к нужному производственному календарю.
3. Правильная длительность смены и число дней в неделе.

Сотруднику график назначается в кадровом документе (приём, кадровый перевод) или в карточке. Пока у человека не стоит корректный график, норма времени считается неверно, и переработки «поедут».

Как включить учёт сверхурочных в настройках ЗУП

По умолчанию возможность регистрировать переработку может быть отключена. Включается она в настройках состава начислений.

Зайдите в Настройка → Расчёт зарплаты и откройте настройку состава начислений и удержаний. На закладке, отвечающей за почасовую оплату и отклонения, установите флажки:

• ✅ выполнение сверхурочной работы — для обычного (поденного, понедельного) учёта;
• ✅ переработки при суммированном учёте рабочего времени — если в организации есть сменные графики с суммированным учётом.

После установки флажков в разделе «Зарплата» появятся соответствующие документы, а в списке начислений — предопределённое начисление оплаты сверхурочных часов. Отдельно создавать его обычно не нужно.

Если точное название флажка в вашем релизе отличается, ориентируйтесь на слова «сверхурочн» и «переработк» в списке галочек на этой закладке.

Регистрация фактически отработанных часов

Дальше нужно сообщить программе, сколько часов отработано сверх нормы. Способ зависит от того, какой у сотрудника учёт.

При обычном учёте используют документ по сверхурочной работе. Найдёте его в разделе Зарплата в списке документов (по слову «сверхурочно»). В документе:

1. Укажите месяц и организацию.
2. Добавьте сотрудника.
3. Впишите дату переработки и количество часов сверх нормы в этот день.
4. При необходимости отметьте, компенсируется ли переработка оплатой или отгулом.

Программа сразу подскажет, не превышен ли лимит в 4 часа за два дня. Этот документ одновременно является основанием для начисления и отражается в табеле учёта времени как часы с видом «Сверхурочные».

Для документального оформления к этому расчёту прикладывают приказ о привлечении к сверхурочной работе и письменное согласие сотрудника — их готовят в кадрах вне зарплатного документа.

Как программа рассчитывает оплату переработки

Когда часы зарегистрированы, расчёт идёт автоматически при начислении зарплаты за месяц. Логика такая:

• стоимость часа берётся из тарифа сотрудника (оклад, пересчитанный в часовую ставку, или часовая ставка напрямую);
• первые 2 часа переработки в дне умножаются на коэффициент 1,5;
• остальные часы этого дня — на коэффициент 2.

Разберём на числах. Оклад — 60 000 ₽, норма в месяце — 160 часов, значит час стоит 60000 / 160 = 375 ₽. Сотрудник переработал 5 часов за один день:

Сумма 3 375 ₽ попадёт в начисление оплаты сверхурочных часов отдельной строкой в расчётном листке.

Если у вас повышенные коэффициенты по локальному акту, формулу предопределённого начисления можно скорректировать: откройте его в списке начислений и измените множители. Менять формулу стоит только если вы понимаете, как она устроена, — ошибка в ней затронет все будущие расчёты.

Отдельно стоит помнить про выбор между оплатой и отгулом. Сотрудник вправе выбрать дополнительный отдых вместо повышенной оплаты, но сделать это он должен до начисления — задним числом переиграть уже оплаченную в повышенном размере переработку на отгул не получится. Поэтому форму компенсации в документе фиксируют сразу, до расчёта зарплаты за месяц.

Переработки при суммированном учёте рабочего времени

Для сменных графиков (охрана, производство, транспорт), где по дням норму соблюсти невозможно, применяют суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ). Норма считается не за день, а за учётный период — месяц, квартал, но не более года.

Главное отличие: сверхурочные при суммированном учёте видны только в конце учётного периода. В течение периода сотрудник может в одни смены перерабатывать, в другие недорабатывать, и переработкой считается лишь итоговое превышение нормы за весь период.

Поэтому отдельные дневные переработки здесь не регистрируют. Вместо этого:

1. Весь период сотрудник работает по своему сменному графику, факт фиксируется табелем.
2. В последнем месяце учётного периода вводят документ по переработкам при суммированном учёте (появляется в разделе Зарплата после включения соответствующего флажка).
3. Программа сравнивает отработанные часы за период с нормой и показывает превышение.
4. Это превышение раскладывается на оплату в полуторном и двойном размере по правилам ст. 152.

Отчёты для проверки результата

Проверить расчёт переработок можно несколькими стандартными отчётами в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате (точный набор зависит от релиза):

• Расчётный листок — покажет строку оплаты сверхурочных по конкретному сотруднику и сумму.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — сводка начислений, где видно, попали ли сверхурочные в общий фонд.
• Табель учёта рабочего времени (Т-13) — отражает часы сверхурочной работы отдельным видом времени; по нему сверяют количество часов с документом.

Логика сверки простая: количество часов в табеле и в документе по сверхурочной работе должно совпадать, а сумма в расчётном листке — соответствовать вашему ручному пересчёту по формуле «первые 2 часа ×1,5, остальные ×2».

Если сумма не сходится, причина почти всегда в одном из трёх мест: неверная часовая ставка (проверьте оклад и норму часов), неправильный график (неверная норма), либо часы внесены без разбивки по датам (тогда коэффициент 1,5 применяется не к каждому дню).

Ошибки, из-за которых сверхурочные считаются неверно

Когда сумма переработки вызывает сомнения, дело обычно не в самой 1С, а в исходных данных. Вот что ломает расчёт чаще всего — и чего нет в пошаговой инструкции выше.

Переработку путают с работой в выходной. Это разные выплаты с разными правилами. Работа в выходной или праздник оплачивается по ст. 153 ТК РФ (не менее чем в двойном размере за все часы), а не по правилу «первые два часа ×1,5». В ЗУП для этого отдельный документ — работа в выходные и праздники. Если провести выходную смену как сверхурочную, сумма занизится.

Переработку оформляют часами вместо дней или наоборот. Документ по сверхурочной работе ждёт именно часы сверх нормы конкретного дня, а не общее число отработанных часов. Если вписать полную продолжительность смены, программа посчитает переработкой всё.

Сотруднику с суммированным учётом вводят дневные переработки. Это двойной счёт: часы попадут и в дневной документ, и в итоговый расчёт за период. У такого сотрудника в течение периода переработок быть не должно вообще.

Неполное рабочее время принимают за недоработку. Если человек оформлен на 0,5 ставки, его норма — половина, и часы сверх неё до полной ставки сверхурочными ещё не являются. Переработка начинается только после превышения нормы по его трудовому договору.

Частые вопросы