Как рассчитать и оплатить сверхурочные часы в ЗУП

Сверхурочные часы в 1С:ЗУП 3.1 оформляют документом Работа сверхурочно в разделе Зарплата. Он заполняет табель видом времени «С» и начисляет оплату: первые два часа — в полуторном размере, последующие — в двойном. Перед вводом переработки её нужно один раз включить в настройках расчёта зарплаты, иначе ни документ, ни начисление не появятся.

Дальше разберём два сценария, которые считаются по-разному: обычный график (переработку видно по дням) и суммированный учёт (переработка вылезает только по итогам учётного периода). И третий вопрос — что делать, если работник выбрал не деньги, а отгул.

Что закон считает сверхурочной работой

Переработка — это работа сверх нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя (ст. 99 ТК РФ). Не путать с ненормированным рабочим днём и работой в выходные — там другие правила и другая оплата (ст. 153 ТК РФ).

Ключевые ограничения, которые программа не проверяет за вас:

• 📝 нужно письменное согласие работника (кроме аварий, катастроф и других случаев из ст. 99);
• ⏱️ не более 4 часов за два дня подряд;
• 📅 не более 120 часов в год на сотрудника;
• 📄 привлечение оформляется приказом.

Порядок привлечения простой, но его часто нарушают: сначала издаётся приказ с указанием причины и продолжительности, затем берётся письменное согласие работника, и только потом человек выходит на переработку. Если согласия нет, а случай не относится к исключительным, оплатить сверхурочные всё равно придётся, но у работодателя будут проблемы с проверяющими.

Оплата по ст. 152 ТК РФ:

Коэффициенты — это минимум. Коллективным или трудовым договором можно установить и более высокую оплату: тогда её задают в настройках начисления, а не правят расчёт вручную.

Вместо повышенной оплаты работник вправе выбрать дополнительное время отдыха — не меньше, чем он отработал сверхурочно. Тогда сами часы оплачиваются в одинарном размере, а «переплата» компенсируется отгулом.

Подготовка: включаем переработку в настройках

Если в базе ещё не вводили сверхурочные, документа Работа сверхурочно в меню не будет. Сначала включите функциональность:

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Нажмите Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Почасовая оплата поставьте флажок «Выполняются сверхурочные работы».

После этого в плане начислений появится вид расчёта для оплаты сверхурочных, а в разделе Зарплата — журнал документов переработки.

Проверьте, что в справочнике видов времени есть «Сверхурочные» (буквенный код «С», цифровой «04»). Справочник открывается из раздела Настройка; обычно его трогать не нужно — предопределённый вид уже заведён.

Отдельно убедитесь, что у сотрудника есть база для расчёта часовой ставки. Если человек на окладе, программа сама пересчитает оклад в стоимость часа по норме месяца — ничего вручную считать не надо. Для почасовиков ставка берётся из планового начисления в карточке сотрудника или в документе Прием на работу.

Способ привлечения (с согласием или без) и реквизиты приказа в программе не хранятся — это кадровые бумаги вне 1С. ЗУП отвечает только за учёт часов и расчёт сумм, поэтому согласие и приказ держите в бумажном или электронном кадровом архиве отдельно.

Документ «Работа сверхурочно»: вводим часы

Это основной документ по теме. Создаётся из раздела Зарплата → Работа сверхурочно.

1. Укажите месяц начисления и организацию.
2. Добавьте сотрудников в таблицу.
3. По каждому проставьте дату переработки и количество часов.
4. Выберите способ компенсации — повышенная оплата или время отдыха (отгул).
5. Проведите документ.

Вводите часы по каждой дате отдельно. Это важно: от распределения по дням зависит, сколько часов попадёт под коэффициент 1,5, а сколько под 2. Если свалить 6 часов в одну дату, первые два пойдут по 1,5, остальные четыре — по 2. Если те же 6 часов — это три разных дня по 2 часа, всё уйдёт по 1,5.

После проведения документ отражает сверхурочные в табеле и передаёт часы в расчёт зарплаты за месяц.

Как программа начисляет оплату

Оплату считает документ Начисление зарплаты и взносов за месяц — он подхватывает часы из проведённого Работа сверхурочно.

Логика расчёта стоимости часа:

• 🕐 для оклада: оклад ÷ норма часов месяца = стоимость часа;
• 🕐 для часовой ставки: берётся ставка из планового начисления;
• ➕ к базе добавляются компенсационные и стимулирующие выплаты (по порядку с сентября 2024).

Разберём на числах. Часовая ставка сотрудника — 300 ₽. За месяц он отработал 3 сверхурочных часа в один день:

• первые 2 часа: 2 × 300 × 1,5 = 900 ₽;
• третий час: 1 × 300 × 2 = 600 ₽;
• итого доплата за переработку: 1 500 ₽.

Эта сумма попадёт в расчётный листок отдельной строкой «Оплата сверхурочной работы» (или аналогичной по названию начисления). Основная зарплата за норму часов начисляется как обычно — доплата идёт сверху.

С налогами всё стандартно: оплата сверхурочных полностью облагается НДФЛ и страховыми взносами, как обычная зарплата. Никаких необлагаемых лимитов по переработке нет — программа посчитает налоги и взносы с полной суммы доплаты автоматически.

Перед проведением сверьте итоговую сумму в расчётном листке с ручным расчётом по первому месяцу — так вы сразу поймаете неверную часовую ставку или неполную базу.

Суммированный учёт: переработка по итогам периода

При суммированном учёте рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) норма считается не за день и не за неделю, а за учётный период — месяц, квартал или год (но не больше года). Переработка здесь — это превышение фактически отработанных часов над нормой за весь период. Увидеть её внутри месяца нельзя.

Поэтому документ Работа сверхурочно для таких графиков не используют. Порядок другой:

1. В справочнике Графики работы сотрудников для нужного графика включается суммированный учёт и задаётся учётный период.
2. Сотрудники работают по сменному графику, фактические часы фиксируются в табеле.
3. В последнем месяце учётного периода программа сравнивает отработанные часы с нормой и рассчитывает переработку автоматически.

Коэффициенты применяются к итоговой переработке за период: первые два часа сверх нормы — в полуторном размере, остальные — в двойном. Если период — год, всю годовую переработку программа разложит по этим ставкам в декабре (или в последнем месяце заданного периода).

Пример. Учётный период — квартал, норма по графику 480 часов, сотрудник отработал 510. Переработка — 30 часов. При часовой ставке 300 ₽:

• первые 2 часа: 2 × 300 × 1,5 = 900 ₽;
• оставшиеся 28 часов: 28 × 300 × 2 = 16 800 ₽;
• итого за переработку квартала: 17 700 ₽.

Вся эта сумма начислится в последнем месяце квартала одной строкой. Поэтому так важно правильно задать учётный период в графике: ошибка в периоде сдвинет и момент расчёта, и норму для сравнения.

Ещё один нюанс — отсутствия внутри периода. Больничный, отпуск или прогул уменьшают норму, которую сотрудник должен был отработать, и программа учитывает это при сравнении. То есть переработка считается не от «идеальной» нормы по графику, а от нормы за фактически рабочие дни периода.

Отгул вместо денег: как оформить

Если работник выбрал дополнительное время отдыха, в документе Работа сверхурочно укажите компенсацию отгулом. Тогда сверхурочные часы оплатят в одинарном размере, а право на отдых останется за сотрудником.

Сам отдых оформляется отдельно, когда работник решит его использовать, — документом Отгул (раздел Зарплата). В нём указывают сотрудника и часы или день отдыха. Отгул за переработку по общему правилу не оплачивается: повышенная часть уже «ушла» в виде времени отдыха.

Количество неиспользованных часов отдыха удобно держать на контроле, чтобы отгул не «сгорел» и не копился годами. Жёсткого срока использования ТК РФ не устанавливает, но накопленные дни отдыха — это обязательство перед работником, и при увольнении с ними придётся что-то решать. Проще не копить, а предоставлять отдых в том же периоде.

Если работник сначала выбрал деньги, а потом передумал (или наоборот), способ компенсации меняют до выплаты зарплаты за месяц — через корректировку документа Работа сверхурочно с последующим перерасчётом начисления.

Проверка: табель и отчёты по сверхурочным

Чтобы убедиться, что переработка учтена и оплачена, пройдитесь по трём точкам:

• 📊 Табель учёта рабочего времени (Т-13) — сверхурочные видны отдельным кодом «С»/«04» по дням;
• 💰 Расчётный листок сотрудника — строка оплаты сверхурочной работы с суммой;
• 📈 Анализ зарплаты по сотрудникам (раздел Зарплата → отчёты) — сводно по видам начислений за месяц.

Если переработка не попала в отчёты, причина почти всегда одна из двух: документ Работа сверхурочно не проведён либо проведён не тем месяцем, что Начисление зарплаты и взносов. Проверьте, что месяц начисления в обоих документах совпадает.

Типичные ошибки при расчёте переработки

Собрали то, что ломает расчёт чаще всего — без повтора шагов выше:

• ❌ Путают переработку с работой в выходной. Выходные и праздники — это ст. 153, отдельный документ Работа в выходные и праздники, а не сверхурочные. Коэффициенты и порядок разные.
• ❌ Вводят часы одной строкой за несколько дней. Коэффициент 1,5 применяется к первым двум часам каждого дня переработки. Общая куча часов за месяц искажает суммы.
• ❌ Для сменщиков вводят документ Работа сверхурочно. При суммированном учёте он не нужен — переработка считается по итогам периода автоматически.
• ❌ Не следят за лимитом 120 часов в год. Программа не предупредит; превышение — нарушение ст. 99 ТК РФ.
• ❌ При отгуле начисляют и повышенную оплату, и дают отдых. Это двойная компенсация за одно и то же. Выберите что-то одно.

Частые вопросы