Сверхурочные часы в 1С ЗУП: от графика и табеля до начисления в расчётном листке

Чтобы посчитать переработку в 1С ЗУП 3.1 , включите учёт сверхурочной работы в Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний (вкладка «Учет времени», флажок «Сверхурочная работа »). Затем регистрируйте часы документом «Сверхурочная работа» в разделе Зарплата. Начисление «Оплата сверхурочных часов» попадёт в «Начисление зарплаты и взносов» и посчитается автоматически: первые два часа — в полуторном размере, остальные — в двойном.

Сама по себе программа переработку «из воздуха» не выводит. Ей нужны три вещи: правильная норма часов по графику, зафиксированный факт сверх нормы и настроенное начисление. Если хоть одно звено выпало, начисление либо не появится, либо будет посчитано неверно.

Норма часов: производственный календарь и график работы

Переработка — это разница между фактом и нормой. Если норма кривая, кривой будет и оплата. Поэтому начинают не с документа, а с календаря и графика.

Производственный календарь

Календарь открывается в Настройка → Производственные календари. Проверьте, что:

• 📅 календарь на текущий год заполнен — его загружают из классификатора через интернет -поддержку;
• 🔁 переносы выходных совпадают с постановлением Правительства на год;
• 🏳️ для регионов с особыми праздниками заведён свой календарь и он указан в графиках.

График работы сотрудника

Графики лежат в Настройка → Графики работы сотрудников. В карточке графика важны:

После правки графика нажмите кнопку заполнения графика на год. Иначе изменения не дойдут до уже сформированных дней.

Как в ЗУП 3.1 фиксируется отработанное время

ЗУП работает по принципу «план + отклонения». План — это график. Всё, что от него отличается, вносится отдельными документами. Факт по каждому сотруднику складывается из:

1. 🗓️ графика работы — базовые часы;
2. 🏖️ отклонений «вниз» — отпуска, больничные, прогулы, простои;
3. ⏱️ отклонений «вверх» — сверхурочная работа, работа в выходные и праздники.

Если отклонения «вверх» не зарегистрированы, ЗУП считает, что человек отработал ровно по графику. Отсюда главное правило: часы сверх нормы обязательно оформляются документом — сама программа их не угадает.

Когда удобнее документ «Табель»

Документ «Табель» (Зарплата → Табели) нужен, если время учитывают вручную: на производстве, в торговле, при сменной работе. Табель заполняется по графику, а затем ответственный правит часы по дням.

Если учёт сверхурочной работы включён, в табеле доступен вид времени «Сверхурочная работа» (буквенный код «С»). Часы с этим видом времени уходят в расчёт так же, как из отдельного документа.

Регистрация сверхурочных часов документом

Это основной способ для поденного учёта, когда переработка определяется за каждый день.

Шаг 1. Включить учёт

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке «Учет времени» установите флажок «Сверхурочная работа».
4. Нажмите «ОК».

Программа сама создаст начисление «Оплата сверхурочных часов» и откроет документ «Сверхурочная работа» в разделе Зарплата.

Шаг 2. Заполнить документ

1. Зарплата → Сверхурочная работа → Создать.
2. Укажите месяц начисления и организацию.
3. Добавьте сотрудников через «Подбор» или кнопкой «Добавить».
4. Для каждого отметьте дни и количество часов сверх нормы.
5. Проведите документ.

Документ хранит часы по датам, а не одной суммой за месяц. Это принципиально: полуторный размер применяют к первым двум часам каждого случая, поэтому 3 часа в понедельник и 3 часа в среду — это не то же самое, что 6 часов за месяц.

Шаг 3. Начислить зарплату

В документе «Начисление зарплаты и взносов» нажмите «Заполнить». Строки «Оплата сверхурочных часов» появятся у тех, у кого есть зарегистрированные часы. Откройте расшифровку строки и проверьте количество часов и базу.

Ручная проверка: формула расчёта переработки

Перепроверить программу полезно хотя бы на одном сотруднике. Схема для оклада:

Часовая ставка = Оклад / Норма часов месяца
Оплата = (первые 2 часа случая × ставка × 1,5) + (остальные часы × ставка × 2)

Пример. Оклад 60 000 ₽, норма месяца — 160 часов. Ставка: 60 000 / 160 = 375 ₽ в час.

Если бы те же 5 часов внесли одной строкой за месяц, получилось бы 2 × 375 × 1,5 + 3 × 375 × 2 = 1 125 + 2 250 = 3 375 ₽. Переплата 375 ₽ на одном сотруднике — типичный след неправильной регистрации.

Помните про пределы ст. 99 ТК РФ: не больше 4 часов два дня подряд и не больше 120 часов в год на сотрудника. ЗУП блокировать документ при превышении не обязана — следите сами, по отчётам из раздела ниже.

Суммированный учёт: переработка в конце учётного периода

При суммированном учёте (ст. 104 ТК РФ) переработку определяют не по дням, а по итогам периода — месяца, квартала или года. Часы сверх нормы периода и есть сверхурочные.

Как это настроить

1. В Настройка → Расчет зарплаты включите использование суммированного учёта рабочего времени.
2. В графике сотрудника установите флажок суммированного учёта и задайте учётный период.
3. Ведите фактическое время табелем — по сменам, как они реально прошли.
4. По окончании периода зарегистрируйте переработку.

В актуальных релизах ЗУП 3.1 для этого есть документ «Регистрация переработок»: он сравнивает факт с нормой за учётный период и сам определяет часы сверх нормы. Если в вашем релизе документа нет, внесите итоговые часы документом «Сверхурочная работа» последним днём периода.

Пример по кварталу

Учётный период — квартал, норма 480 часов, факт по табелю 492 часа. Переработка: 492 − 480 = 12 часов. Ставка 400 ₽.

• первые 2 часа: 2 × 400 × 1,5 = 1 200 ₽;
• остальные 10 часов: 10 × 400 × 2 = 8 000 ₽;
• итого: 9 200 ₽.

По сложившейся судебной практике при суммированном учёте полуторный размер применяют к первым двум часам за весь учётный период, а не за каждую смену. Поэтому расчёт отличается от поденного примера выше.

Коэффициенты, база и отгул вместо оплаты

Закон задаёт минимум: не менее 1,5 за первые два часа и не менее 2 за последующие. Коллективный договор, локальный акт или трудовой договор могут установить больше.

Что проверить в начислении

Откройте Настройка → Начисления → Оплата сверхурочных часов и посмотрите:

• 🧮 формулу и показатели — от чего берётся часовая ставка;
• 📈 коэффициенты — если у вас не 1,5/2, а, например, 2/2,5, их нужно изменить в формуле или задать показателем;
• 💼 базу — по ст. 152 ТК РФ в оплату переработки входят не только оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты. Если у сотрудника есть надбавки, проверьте, что они попадают в расчёт часовой ставки;
• 🧾 вид дохода для НДФЛ и взносов — обычная оплата труда.

Отгул вместо повышенной оплаты

По желанию сотрудника переработку можно компенсировать дополнительным временем отдыха — не меньше отработанных сверхурочно часов. Тогда сами часы оплачиваются в одинарном размере, а не по 1,5/2.

В ЗУП это оформляют так: часы фиксируют как сверхурочные, а дни отдыха — документом «Отгул». Отдельно проверьте, что в месяце переработки повышенная оплата не начислилась автоматически: при отгуле её быть не должно.

Отчёты для контроля переработок

Проверка нужна дважды: перед начислением и при подготовке к трудовой инспекции.

Для годового контроля удобно один раз настроить вариант отчёта: период — год, группировка — сотрудник, показатель — часы сверхурочной работы. Сохраните его и открывайте раз в квартал.

Почему переработка считается неправильно

Начисление не появилось

• ❌ не включён флажок «Сверхурочная работа» в настройке состава начислений;
• ❌ документ «Сверхурочная работа» не проведён или введён другим месяцем начисления;
• ❌ после регистрации часов не перезаполнили «Начисление зарплаты и взносов».

Сумма больше или меньше ожидаемой

• 🔍 часы внесены одной строкой за месяц, а не по дням — полуторный размер применился один раз;
• 🔍 норма часов в графике не совпадает с производственным календарём, поэтому ставка за час другая;
• 🔍 надбавки не входят в базу часовой ставки — сумма занижена;
• 🔍 те же часы есть и в табеле, и в документе — задвоение.

Переработка при суммированном учёте «пропала»

Чаще всего учётный период ещё не закончился. Если период — квартал, в первом и втором месяце переработки не будет: она появится только по итогам третьего месяца. Второй частый случай — в графике не установлен флажок суммированного учёта, и программа считает норму по дням.