Стаж сотрудника в 1С: от ввода данных до больничного и отпуска

Страховой стаж сотрудника в 1С заводят в его карточке на вкладке «Трудовая деятельность», а процент больничного программа подставляет из этих данных сама — вручную считать годы не нужно. Отдельно учитывается северный стаж для надбавок и отпускной стаж для расчёта дней отпуска. Проблема почти всегда в одном: периоды работы введены не полностью или с пересечением дат, и тогда и процент, и сумма пособия уезжают.

Ниже — как устроен учёт стажа в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0, по какому правилу программа переводит дни в годы и месяцы, и как перепроверить результат руками, если он вызывает сомнения.

Где 1С хранит данные о стаже

Весь стаж привязан к карточке физлица, а не к отдельному документу. В ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники, выберите человека и перейдите по ссылке Трудовая деятельность. Здесь две группы данных:

• 📄 Стаж до поступления — периоды работы у прежних работодателей (по трудовой книжке и сведениям из СФР). Для каждого периода указывают даты начала и окончания и вид стажа.
• 🧮 Стаж в вашей организации — считается автоматически от даты приёма по документу «Приём на работу».

Виды стажа в ЗУП настраиваются в справочнике видов стажа (Настройка → Расчёт зарплаты → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний», либо через раздел Кадры). По умолчанию заведён страховой стаж; северный, выслугу лет, педагогический и прочие добавляют по мере надобности.

Основание для внесения периодов — трудовая книжка (бумажная или сведения о трудовой деятельности из СФР по форме ЕФС-1), трудовые договоры и, при необходимости, справки прежних работодателей. Для страхового стажа учитывают периоды, за которые уплачивались взносы на социальное страхование, поэтому, например, работа по договору подряда в страховой стаж для больничного не идёт, а по трудовому договору — идёт.

Как ЗУП 3.1 считает страховой стаж

ЗУП считает страховой стаж на конкретную дату: при оформлении больничного — на дату начала нетрудоспособности. Алгоритм складывает все периоды из вкладки Трудовая деятельность плюс время работы в вашей организации и приводит сумму к годам, месяцам и дням.

Увидеть готовую цифру удобнее всего прямо в документе Больничный лист (раздел Зарплата): после выбора сотрудника и периода программа показывает рассчитанный страховой стаж и выбранный по нему процент. Если цифра не та — вопрос не к расчётчику, а к заполнению периодов в карточке.

Чтобы посмотреть стаж вне больничного, зайдите в карточку сотрудника на вкладку Трудовая деятельность — итог по каждому виду стажа выводится там же, под списком периодов.

Перед вводом данных о стаже убедитесь, что периоды не пересекаются по датам. Если период на прежней работе заканчивается позже, чем начинается следующий, 1С посчитает их как есть, и общий стаж окажется завышенным.

Стаж и больничный в Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок проще, чем в ЗУП, но больничные она тоже умеет. Документ Больничный лист находится в разделе Зарплата и кадры.

Принципиальное отличие от ЗУП: подробную историю трудовой деятельности БП 3.0 обычно не ведёт. Страховой стаж в документе больничного указывают прямо — в полях «лет» и «месяцев» на дату начала болезни. Процент программа подставит по стажу сама, но ответственность за ввод числа лежит на пользователе.

Процент программа подставляет по той же шкале, что и ЗУП, — разница только в том, откуда берётся число лет. Если в БП 3.0 вы массово считаете зарплату на несколько десятков человек и регулярно оформляете больничные, это сигнал, что пора переходить на ЗУП: там стаж, льготы и надбавки ведутся системно, а не вводятся руками в каждом документе.

Практический порядок в БП 3.0:

1. Откройте Зарплата и кадры → Больничные листы и создайте новый документ.
2. Выберите сотрудника и укажите период нетрудоспособности по листку.
3. Внесите страховой стаж (лет и месяцев) на дату начала болезни.
4. Проверьте, что подставился верный процент и средний заработок за два предыдущих года.

Ручная проверка: правило 30 дней и универсальный отчёт

Когда цифра из программы вызывает сомнение, стаж пересчитывают вручную. Правила подсчёта страхового стажа (Приказ Минтруда № 585н) работают так:

• полные годы и месяцы считаются по календарю;
• остаток дней переводится из расчёта 30 дней = 1 месяц;
• остаток месяцев — из расчёта 12 месяцев = 1 год.

Разберём на числах. Три периода работы дали неполные месяцы: 10 дней, 25 дней и 28 дней. Складываем: 10 + 25 + 28 = 63 дня. Делим на 30: получается 2 полных месяца и 3 дня остатка (2 × 30 = 60, остаётся 3). Эти 2 месяца прибавляются к сумме полных месяцев, а 3 дня остаются «хвостом».

Полный пример со сроками. Допустим, у сотрудника один период у прежнего работодателя — с 01.06.2015 по 31.05.2020, это ровно 5 лет. К вам он принят 01.09.2020, а больничный открыт 31.08.2023 — значит, у вас он отработал ровно 3 года. Складываем: 5 + 3 = 8 лет. Ровно на этой дате стаж «перешагивает» порог восьми лет, поэтому процент больничного — уже 100%, а не 80%. Сдвиньте дату болезни на день назад — и программа посчитает 80%, потому что полных восьми лет ещё не будет.

Для сверки всего массива периодов в ЗУП подойдёт универсальный отчёт. Включите режим Главное меню → Сервис → Все функции (если пункта нет — его разрешают в настройках программы), затем Все функции → Отчёты → Универсальный отчёт. В шапке выберите регистр сведений с трудовой деятельностью, в группировках — сотрудника, в полях — даты начала и окончания периодов. Так вы увидите все отрезки стажа списком и быстро поймаете пересечение или дырку.

Северный и льготный стаж: откуда берутся надбавки

Северный стаж — это не то же самое, что страховой. От него зависит процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях: чем дольше человек там работает, тем выше надбавка — до установленного максимума.

Чтобы ЗУП начисляла северную надбавку, в учётной политике по зарплате (Настройка → Организации → вкладка с районным регулированием) включают районный коэффициент и процентную надбавку, а сотруднику на вкладке Трудовая деятельность указывают северный стаж отдельным видом. Программа сама увеличивает процент надбавки по мере роста стажа.

Льготный стаж (педагогический, медицинский, за выслугу лет) ведут по той же логике — отдельным видом стажа:

Если за выслугу лет у вас заведено плановое начисление, его размер привязывают к виду стажа — тогда при переходе сотрудника в следующую «вилку» стажа 1С пересчитает доплату автоматически в документе начисления зарплаты.

Как стаж меняет процент больничного и право на отпуск

Главное, ради чего страховой стаж вообще считают, — процент оплаты больничного. Шкала по Закону № 255-ФЗ единая и в ЗУП, и в БП:

• 🟢 8 лет и больше — 100% среднего заработка;
• 🟡 от 5 до 8 лет — 80%;
• 🔴 меньше 5 лет — 60%.

Два важных исключения. При страховом стаже меньше 6 месяцев пособие за полный месяц не может превышать МРОТ (с районным коэффициентом, где он есть). А при больничном из-за травмы на производстве или профзаболевания платят 100% независимо от стажа — тут стаж на процент не влияет.

Отпускной стаж — отдельная история и к страховому отношения не имеет. По ст. 121 ТК РФ он определяет, сколько дней ежегодного отпуска человек заработал. Право на первый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы.

В отпускной стаж входит:

• фактически отработанное время;
• время, когда место работы сохранялось (ежегодный отпуск, выходные, праздники, отстранение не по вине работника);
• вынужденный прогул при незаконном увольнении с последующим восстановлением;
• отпуск без сохранения зарплаты — но не больше 14 календарных дней за рабочий год.

Не входит время отпуска по уходу за ребёнком и дни прогула без уважительной причины. В ЗУП отпускной стаж программа ведёт сама от даты приёма с учётом этих правил — вручную его, как правило, не трогают. Если же сотрудник был в длительном «детском» отпуске, его рабочий год сдвигается, и это видно в расчёте компенсации при увольнении.

Посчитать сумму пособия с учётом процента по стажу можно в калькуляторе — он повторяет логику, которую применяет документ больничного:

Частые ошибки в расчёте стажа

Почти все расхождения по стажу сводятся к нескольким типовым промахам при вводе данных.

Ещё одна тонкость: с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР), но на правила подсчёта страхового стажа и проценты больничного это не повлияло — шкала осталась прежней.

Частые вопросы