Расчёт отпускных в 1С по шагам: средний заработок, премии, проверка суммы

Отпускные в 1С считает документ «Отпуск». В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в Зарплата → Отпуска, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Все начисления (кнопка Создать → Отпуск). Формула одна: средний дневной заработок × число календарных дней отпуска, где средний = выплаты за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3.

Какую программу выбрать, решает не бухгалтер, а настройка учёта. ЗУП нужен, если есть премии за разные периоды, повышения окладов, исключаемые периоды и много сотрудников. В Бухгалтерии отпуск рассчитать тоже можно, но механизм проще, и сложные случаи там правят вручную. Порядок действий в обеих программах похож, разница — в том, что программа подставляет сама.

Что подготовить в базе до расчёта отпуска

Документ «Отпуск» берёт данные из того, что уже проведено. Если база неполная, средний заработок получится заниженным, и программа об этом не предупредит.

Перед созданием документа проверьте:

• 📅 Зарплата за все 12 месяцев начислена. Особенно последний месяц перед отпуском. Если отпуск с 5 октября, а сентябрь ещё не рассчитан, сентябрь в средний не попадёт.
• 🧾 Начальные данные введены. Если базу начали вести недавно, выплаты за прошлые месяцы нужно занести. В ЗУП это делают через ввод данных для расчёта среднего заработка (из формы среднего заработка в самом документе или отдельным документом начальных данных).
• 🤒 Больничные, прошлые отпуска, простои оформлены документами. Эти дни программа исключает из расчётного периода вместе с выплатами за них. Не оформили больничный документом — дни останутся в периоде, а средний упадёт.
• 💰 Премии начислены нужным видом начисления. От вида зависит, как премия войдёт в средний (подробно — в разделе про премии).
• 🗓 Производственный календарь заполнен на год отпуска. Без него программа неверно учтёт праздники.

Отдельно посмотрите остаток дней. В ЗУП это отчёт «Остатки отпусков» в разделе кадровых отчётов. Если остаток не сходится с вашими данными, сначала разберитесь с ним: документ всё равно проведётся, но в отчётах по отпускам будет путаница.

Как рассчитать отпускные в 1С:ЗУП 3.1 по шагам

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать. Выберите организацию и сотрудника. Поле «Месяц начисления» программа подставит по дате начала отпуска; проверьте, что оно совпадает с месяцем, в котором вы реально начисляете отпускные.

Шаг 2. Укажите вид и даты отпуска

• Для ежегодного отпуска установите флажок основного отпуска и заполните даты «с» и «по».
• Дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день) указывают на отдельной вкладке документа.
• Число дней программа считает сама. Нерабочие праздничные дни, которые попали в отпуск, в число дней не входят — по ст. 120 ТК РФ отпуск на них продлевается.

Пример: отпуск с 1 по 14 мая 2026 года. 1 и 9 мая — праздники, в отпуск они не засчитываются. Чтобы сотрудник отгулял 14 календарных дней, окончание сдвигают на 16 мая.

Шаг 3. Проверьте средний заработок

Сумма появится сразу после заполнения дат. Рядом с полем «Средний заработок» есть значок редактирования — он открывает форму с выплатами и днями по каждому месяцу периода.

В этой форме смотрите:

1. Все ли 12 месяцев на месте.
2. Сколько дней учтено в каждом месяце. В полностью отработанном месяце должно стоять 29,3.
3. Какие суммы взяты по каждому месяцу и попали ли туда премии.

Если данных за какой-то месяц нет в базе (сотрудник перешёл из другой программы), их можно ввести прямо в этой форме.

Шаг 4. Выберите способ выплаты

В поле выплаты выберите:

Шаг 5. Проверьте НДФЛ и проведите документ

На вкладке с НДФЛ документ сам рассчитает налог. Дата получения дохода для отпускных — день выплаты. Перечислить удержанный НДФЛ нужно в общем порядке по единому налоговому платежу (для удержанного с 1 по 22 число месяца — не позднее 28 числа того же месяца).

Проведите документ и распечатайте записку-расчёт по форме Т-60 и расчёт среднего заработка из меню печати документа.

Расчёт отпуска в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии документ «Отпуск» доступен, если зарплата рассчитывается в этой программе и включён учёт больничных, отпусков и исполнительных документов. Флажок находится в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. В БП есть ограничение по численности работников: для крупных организаций этот учёт в Бухгалтерии недоступен, и расчёт ведут в ЗУП.

Порядок:

1. Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск.
2. Сотрудник, месяц начисления, период отпуска.
3. Программа считает средний заработок по начислениям, которые есть в базе. Открыть подробности можно по ссылке рядом с суммой среднего.
4. Если данных за прошлые месяцы нет или премия должна учитываться иначе, суммы корректируют вручную в форме среднего заработка.
5. Проведите документ. Выплату оформляют списанием с расчётного счёта или выдачей из кассы с видом операции по выплате отпускных.

Что сформирует документ после начисления зарплаты за месяц:

Формула среднего заработка для отпускных и пример

Средний дневной заработок для отпуска по ст. 139 ТК РФ:

Средний дневной = Выплаты за расчётный период ÷ Учтённые дни
Учтённые дни   = 29,3 × полные месяцы + 29,3 ÷ дни месяца × отработанные календарные дни в неполных месяцах
Отпускные      = Средний дневной × календарные дни отпуска

Что не входит в выплаты: больничные, отпускные за прошлые отпуска, оплата простоя, материальная помощь, суточные. Дни этих периодов тоже исключаются.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽. Расчётный период — 12 месяцев, один месяц (март, 31 день) неполный: 10 дней сотрудник болел. За март начислено 40 000 ₽ зарплаты.

В форме среднего заработка ЗУП вы увидите ту же раскладку: по марту 21 отработанный календарный день и 19,85 учтённых.

Как учитываются премии и повышение оклада в отпускных

Премии

Правило зависит от периода, за который начислена премия:

• 🗓 Ежемесячная — в средний берётся не больше одной премии за каждый показатель за каждый месяц.
• 📊 Квартальная — не больше одной за каждый показатель за каждый квартал расчётного периода.
• 🏆 Годовая за прошлый календарный год — учитывается целиком, даже если начислена позже, чем закончился расчётный период.
• ⏳ За период больше 12 месяцев — учитывается частью, приходящейся на месяцы расчётного периода.

Если расчётный период отработан не полностью, премии включаются пропорционально отработанному времени. Исключение — премии, которые сами уже рассчитаны по фактически отработанному времени: они идут полностью.

В ЗУП всё это определяет карточка вида начисления (Настройка → Начисления). Там указано, входит ли начисление в базу среднего заработка и как именно учитывается: ежемесячно, за квартал, за год, полностью или пропорционально. Если премию начислили видом «Премия ежемесячная», а по положению она квартальная, средний будет неверным. Исправляйте вид начисления, а не сумму в форме среднего.

Не меняйте настройку существующего вида начисления, по которому уже есть прошлые расчёты, без проверки на копии базы — изменится средний во всех будущих документах.

Повышение оклада

Повышение учитывается в среднем, только если оклады повысили всем сотрудникам организации, филиала или подразделения. Индивидуальное повышение одному человеку средний не корректирует.

В ЗУП повышение попадает в средний, если в кадровом документе, которым меняли оклады, отмечено, что изменение учитывается как повышение для среднего заработка (флажок на форме документа об изменении оплаты труда). Если оклады подняли, а флажок не поставили, коэффициента в форме среднего не будет.

Как проверить начисленные отпускные

Сверять стоит в трёх местах.

1. Печатная форма «Расчёт среднего заработка». Открывается из документа «Отпуск» через меню печати. Показывает помесячно: начисления, учтённые дни, коэффициенты повышения, премии. Именно её проверяют при споре с сотрудником или инспекцией.

2. Расчётный листок. В нём видно, за какой месяц отпускные начислены и выплачены, сколько удержано НДФЛ. Если отпуск переходит на следующий месяц, сумма всё равно начисляется одной строкой в месяце начисления.

3. Отчёт «Анализ начислений и удержаний». Удобен, чтобы пройтись по всем начислениям за 12 месяцев и найти месяц, который выпал или задвоился.

Быстрая ручная проверка: возьмите сумму начислений за период из отчёта, вычтите больничные и прошлые отпускные, разделите на учтённые дни из печатной формы. Если результат расходится с документом больше чем на копейки округления — ищите месяц с расхождением.

Ошибки в расчёте отпускных в 1С и как их исправить

Если документ уже проведён и отпускные выплачены, не отменяйте проведение в закрытом месяце. В ЗУП для таких случаев есть механизм исправления документа: в проведённом «Отпуске» по ссылке исправления создаётся новый документ, который сторнирует прежний расчёт и делает правильный. Разница уйдёт доплатой или удержанием в текущем месяце.

Частые вопросы