Расчёт затрат в 1С:Бухгалтерии — от статей затрат до себестоимости

Затраты в 1С:Бухгалтерии не «считаются» отдельной кнопкой — они накапливаются на счетах 20, 23, 25, 26, 44 в течение месяца, а в себестоимость превращаются при закрытии месяца. Чтобы сумма сошлась, нужны три вещи: правильно заведённые статьи затрат, верные счета в документах расходов и настроенное распределение косвенных расходов в учётной политике.

Ниже — порядок, в котором расходы проходят путь от первичного документа до строки себестоимости, с путями меню для 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0, интерфейс «Такси»). Принцип одинаков для производства и для услуг, различается только база распределения.

Статьи затрат и счета: фундамент расчёта

Статья затрат отвечает на вопрос «на что потрачено» (материалы, зарплата, аренда, амортизация), а счёт — «куда отнести» (основное производство, общехозяйственные и т. д.). Справочник открывается через Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат.

У каждой статьи есть два обязательных реквизита:

• 📌 Вид расхода для налога на прибыль — определяет, в какую строку декларации и регистра НУ попадёт сумма (материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие).
• 📌 Статья для учёта затрат организации — признак, относится ли статья к производству или к издержкам обращения.

Счета затрат в типовом плане счетов распределены так:

Чтобы завести новую статью, в справочнике нажмите «Создать», укажите наименование, группу расходов для налога на прибыль и, при необходимости, вид статьи для раздельного учёта НДС. Если вид расхода выбран неверно, суммы разойдутся между бухгалтерским и налоговым учётом — это всплывёт при закрытии месяца в операции расчёта налога на прибыль.

Затраты на счетах 20, 25, 26 собираются в трёх разрезах (субконто): номенклатурные группы, статьи затрат и подразделения (если учёт по подразделениям включён в учётной политике). Эти три разреза и есть то, по чему программа потом раскладывает и проверяет себестоимость. У счёта 26 номенклатурной группы нет — только статьи затрат и подразделения.

Если выпускаете продукцию или оказываете услуги, в учётной политике (Главное → Учётная политика) должны стоять признаки, что ведётся производственная деятельность — иначе счёт 20 при закрытии месяца не закроется.

Прямые расходы: как они попадают на счёт 20

Прямые — это расходы, которые можно сразу отнести на конкретный вид продукции или услугу. Они формируются обычными документами, в каждом из которых есть реквизит «Счёт затрат» и «Номенклатурная группа».

Основные источники прямых затрат:

1. Материалы — документ Требование-накладная (Производство или Склад). В нём указывают счёт 20 и номенклатурную группу, на которую списываются материалы.
2. Зарплата производственных рабочих — в начислениях указывается способ отражения со счётом 20 и нужной номенклатурной группой.
3. Амортизация оборудования — через способ отражения расходов по амортизации в карточке основного средства.
4. Услуги сторонних организаций — документ Поступление (акты, накладные) с видом «Услуги» и счётом 20.

Номенклатурная группа — ключевой разрез. Именно по ней при закрытии месяца счёт 20 разбивается на себестоимость конкретных услуг или изделий. Если номенклатурная группа в документе расхода и в документе выпуска (реализации услуг) не совпадает, затраты повиснут на счёте 20 и себестоимость не сформируется.

Косвенные расходы и их распределение

Косвенные расходы (счета 25 и 26) нельзя привязать к одному изделию напрямую — их собирают за месяц и распределяют при закрытии. Логика распределения задаётся в учётной политике.

Счёт 26 (общехозяйственные). В настройках учётной политики выбирается один из двух способов включения общехозяйственных расходов:

• В себестоимость продаж (директ-костинг) — весь счёт 26 в конце месяца уходит на 90.08 (управленческие расходы) и уменьшает прибыль периода, в себестоимость продукции не входит. Это самый распространённый вариант для услуг и небольших производств.
• В себестоимость продукции, работ, услуг — счёт 26 распределяется на 20 по выбранной базе и попадает в себестоимость готовой продукции.

Счёт 25 (общепроизводственные) всегда распределяется на счёт 20 по базе распределения — напрямую на 90 он не закрывается.

База распределения настраивается в регистре «Методы распределения косвенных расходов» (открывается из формы учётной политики). Доступные базы:

• объём выпуска;
• плановая себестоимость выпуска;
• оплата труда;
• материальные затраты;
• прямые затраты;
• отдельные статьи прямых затрат;
• выручка.

Выбор базы — методическое решение. Для производства с разной трудоёмкостью логична «оплата труда», для материалоёмкого — «материальные затраты», для торговли расходы на продажу (44) распределяются на себестоимость проданных товаров по умолчанию в части транспортных.

Производство и услуги: в чём разница расчёта

Путь затрат на счёт 20 одинаков, но закрывается счёт 20 по-разному в зависимости от того, что вы делаете.

Услуги. Выпуск продукции не оформляется. В учётной политике стоит признак «Выполнение работ, оказание услуг заказчикам» и выбран способ списания затрат по услугам. Доступны варианты:

• без учёта выручки — счёт 20 закрывается на 90.02 полностью, даже если по номенклатурной группе не было реализации;
• с учётом выручки — затраты списываются только по тем группам, по которым за месяц прошла реализация;
• с учётом выручки только по производственным услугам — промежуточный вариант для документа оказания производственных услуг.

Выбор влияет на то, останется ли на счёте 20 сальдо. Для услуг, которые должны закрываться в ноль каждый месяц, обычно подходит списание «без учёта выручки».

Производство. Сначала готовая продукция приходуется документом Отчёт производства за смену по плановой себестоимости (счёт 43). При закрытии месяца программа считает фактическую себестоимость и корректирует её до факта — разница между плановой и фактической оценкой списывается автоматически.

Закрытие месяца: где считается себестоимость

Сам расчёт затрат выполняет обработка Операции → Закрытие месяца. Нажатие кнопки «Выполнить закрытие месяца» запускает цепочку регламентных операций в строгом порядке — вручную их очерёдность менять не нужно.

Для расчёта себестоимости важны операции:

1. Расчёт долей списания косвенных расходов — вычисляет пропорции, по которым 25 и 26 разойдутся на номенклатурные группы согласно выбранной базе.
2. Корректировка стоимости номенклатуры — пересчитывает фактическую стоимость списанных материалов (при средней оценке) и устраняет возможное «красное» сальдо по складу.
3. Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 — здесь 25 и 26 распределяются по базе, а счёт 20 закрывается на себестоимость выпуска или на 90.02.
4. Закрытие счёта 44 «Издержки обращения» — для торговли и коммерческих расходов; транспортные расходы распределяются на себестоимость проданных товаров, остальные списываются на 90.07.

Порядок операций жёстко зафиксирован: пока не рассчитаны доли и не скорректирована стоимость материалов, счёт 20 закрыть нельзя. Поэтому запускают закрытие целиком, а не отдельную операцию — программа сама выдержит очерёдность.

Перед запуском проверьте готовность данных:

После выполнения каждая операция подсвечивается зелёным. Если операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» горит красным — программа пишет причину: чаще всего это отсутствие базы распределения или остаток на счёте 20 по номенклатурной группе, по которой не было выпуска.

Какими отчётами проверить расчёт затрат

После закрытия месяца сумму себестоимости нужно сверить. Каждая операция закрытия формирует справку-расчёт — кнопка со списком справок появляется в самой обработке закрытия месяца.

Полезные отчёты для контроля затрат:

• Справка-расчёт «Себестоимость продукции» — показывает, из каких статей сложилась себестоимость каждой номенклатурной группы.
• Справка-расчёт «Распределение косвенных расходов» — расшифровывает, как суммы 25 и 26 разошлись по базе.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 20 (25, 26) (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — главный индикатор. На конец месяца счета 25 и 26 должны быть с нулевым сальдо. Остаток на 25 или 26 означает, что косвенные расходы не распределились.
• Анализ субконто по номенклатурным группам — помогает найти, где затраты собрались, а выпуска по этой группе не было.

Если сальдо счёта 20 на конец месяца ненулевое, это не всегда ошибка: при позаказном производстве незавершённое производство (НЗП) на счёте 20 — норма. А вот для услуг, которые закрываются «в ноль», остаток на 20 — сигнал, что реализация услуг не отражена или номенклатурная группа не совпала.

Частые ошибки при расчёте затрат

Ошибки расчёта почти всегда всплывают в момент закрытия месяца. Разберём те, что не видно в самих документах.

Расходы попали на счёт без аналитики. Если в документе указали счёт 20 без номенклатурной группы, затраты закроются «в никуда» или дадут ошибку. Проверяется через ОСВ по счёту 20 с группировкой по субконто.

Косвенные стали прямыми. Иногда аренду цеха ошибочно ставят на счёт 20 вместо 25. Формально закрытие пройдёт, но себестоимость конкретного изделия исказится. Сверяйте экономический смысл статьи и счёт.

Директ-костинг включён, а 26 ждут в себестоимости. Если в учётной политике стоит списание 26 на 90.08, то управленческие расходы не войдут в стоимость готовой продукции — для материалоёмкого производства это может быть некорректно. Решение зависит от учётной политики, а не от настройки «на автомате».

Выпуск есть, базы распределения нет. Классика: выбрана база «оплата труда», но зарплату начислили на счёт 26, а не 20. Базы на счёте 20 нет — распределять не на что.

Документы проведены не по порядку дат. Если документ выпуска стоит раньше документа списания материалов внутри месяца, при средней оценке стоимость материалов посчитается некорректно. Помогает перепроведение документов за период перед закрытием.

Остаток НЗП не подтверждён инвентаризацией. Если счёт 20 закрывается не полностью и вы оставляете незавершённое производство, этот остаток в бухучёте нужно подтверждать документом инвентаризации НЗП, иначе программа при настройке «без НЗП» спишет всё на себестоимость.