Акты в 1С:Бухгалтерии 8.3: где искать входящие и исходящие

Акт в 1С:Бухгалтерии 8.3 лежит не в отдельном «журнале актов», а в списке того документа, которым он проведён. Входящий акт от поставщика — это документ Поступление (акты, накладные, УПД) в разделе Покупки. Исходящий акт для покупателя — документ Реализация (акты, накладные, УПД) в разделе Продажи. Это два разных списка, и путать их — частая причина, почему «акт не находится».

Поэтому сначала ответьте себе на один вопрос: акт вы получили от контрагента или выставили сами. От ответа зависит, в какой раздел идти. Если нужно просмотреть вообще все документы за период, не разбирая вид, — для этого есть журнал операций, о нём ниже.

Ниже разберём все рабочие способы: через стандартные разделы, через сквозной журнал, поиск по номеру и дате, проверку проводок и вывод печатной формы. Пути указаны для интерфейса «Такси» актуальной Бухгалтерии предприятия 3.0.

Входящие акты от поставщиков: раздел «Покупки»

Акты оказанных вам услуг (аренда, связь, услуги подрядчика, транспортные) проводятся документом поступления.

1. Откройте раздел Покупки.
2. Выберите пункт Поступление (акты, накладные, УПД).
3. В открывшемся списке найдите нужную строку. Акты услуг отличаются видом операции — в колонке вида будет значиться «Услуги (акт, УПД)» (в отличие от «Товары» или «Услуги, товары»).

В одном документе поступления услуги и товары могут идти вместе — тогда у операции комбинированный вид. Сам акт при этом всё равно печатается из этого документа.

Чтобы быстро отобрать только услуги, настройте отбор: нажмите значок Поиск или воспользуйтесь командой Ещё → Настроить список, добавьте условие по виду операции. Отбор держится до его снятия, поэтому после работы его стоит убрать, иначе часть документов будет «спрятана».

Проверьте период списка. Вверху журнала стоит ограничение по периоду. Если выбран, например, текущий квартал, акт за прошлый год вы не увидите — расширьте диапазон или снимите ограничение.

Исходящие акты покупателям: раздел «Продажи»

Акты, которые вы выставляете клиентам за свои услуги и работы, хранятся отдельно.

1. Откройте раздел Продажи.
2. Выберите Реализация (акты, накладные, УПД).
3. В списке отберите документы с видом операции «Услуги (акт)» — это как раз акты оказанных услуг без отгрузки товара.

Логика та же, что и с поступлениями: один список, разные виды операций. Для услуг 1С формирует именно акт, для товаров — накладную, для совмещённой операции доступны обе печатные формы.

Если вы работаете через электронный документооборот, исходящий акт мог быть отправлен в виде УПД. Он тоже останется в этом же списке, просто с отметкой об отправке по ЭДО.

Отдельно стоит знать про акт, выставленный на аванс или по длительному договору. Документ реализации всё равно один — меняется договор и порядок зачёта аванса, но искать такой акт нужно там же, в списке реализаций. Отдельного хранилища «актов по авансам» в программе нет.

Журнал операций: все документы в одном списке

Когда вид документа заранее неизвестен или нужно просто «пробежаться» по дате, удобнее не метаться между разделами, а открыть сквозной список.

Путь: Операции → Журнал операций.

Здесь подряд перечислены все проведённые документы базы — поступления, реализации, платёжки, акты. Возможности списка:

• 📅 Отбор по периоду — задайте дату или диапазон вверху формы.
• 👤 Отбор по контрагенту — через Ещё → Настроить список добавьте условие по контрагенту, и останутся только его документы.
• 🔤 Сортировка по колонкам — щёлкните по заголовку колонки «Дата» или «Номер», чтобы упорядочить.

Журнал операций показывает документы, у которых есть движения по бухгалтерским счетам. Если акт сохранён, но не проведён, в этом журнале его может не быть — тогда возвращайтесь в профильный список поступлений или реализаций, где видны и непроведённые документы.

Поиск акта по номеру и дате

Когда известен номер входящего акта или его дата, искать перебором не нужно.

Поиск внутри списка. В любом журнале документов есть поле поиска (значок лупы в командной панели). Введите номер или часть названия контрагента — список отфильтруется по совпадениям. Это быстрый способ, если вы уже в нужном разделе.

Глобальный поиск по базе. В правой верхней части окна программы есть команда поиска данных (значок увеличительного стекла на системной панели). Она ищет сразу по всей базе — по номерам документов, контрагентам, суммам. Удобно, когда не помните, входящий это акт или исходящий.

Если глобальный поиск ничего не находит по заведомо существующему документу, возможно, не построен индекс полнотекстового поиска. Его обновление настраивается администратором в разделе администрирования; рядовому пользователю проще искать отбором внутри нужного списка.

Поиск по дате. В каждом списке есть колонка с датой. Щёлкните по её заголовку — документы выстроятся по возрастанию или убыванию даты, и нужный акт окажется рядом с соседними по времени. Если дата известна точно, задайте её в поле периода вверху списка: останутся только документы этого дня, и акт найдётся без прокрутки.

Группировка списка. Через Ещё → Настроить список → Группировка список можно сгруппировать по контрагенту или по виду операции. Тогда все акты одного поставщика соберутся в отдельную ветку дерева — удобно, когда документов за период много.

Быстрый доступ: история и избранное

Если один и тот же акт вы открываете регулярно, каждый раз идти через раздел не обязательно.

• 🕑 История. В интерфейсе «Такси» рядом с полем глобального поиска есть значок истории (часы). В нём перечислены последние открытые объекты — недавно просмотренный акт будет среди первых строк, открывается одним щелчком.
• ⭐ Избранное. Любой документ можно добавить в избранное: откройте акт и нажмите звёздочку слева от заголовка формы. После этого он доступен из меню избранного (та же звёздочка на начальной странице), не требуя поиска по списку.

При сверках с контрагентом, когда вы по очереди открываете десяток его актов, избранное и история заметно сокращают число кликов.

Проверка проводок: что сформировал акт

Открыть акт мало — часто нужно убедиться, что он правильно встал в учёт.

1. Откройте документ двойным щелчком.
2. В командной панели документа нажмите кнопку ДтКт (показать проводки и другие движения).
3. Откроется форма с проводками: по дебету и кредиту счетов, с суммами.

Для акта поступления услуг типовая проводка затрат — по дебету счёта затрат (например, 26 или 44) и кредиту 60.01, плюс входной НДС по дебету 19.04. Для исходящего акта — выручка по кредиту 90.01 и дебету 62.01, начисленный НДС по кредиту 68.02. Конкретные счета зависят от учётной политики и настроек номенклатуры, поэтому сверяйтесь с тем, что реально сформировалось.

Для контроля сумм по всему контрагенту удобна оборотно-сальдовая ведомость по счёту (60 для поставщиков, 62 для покупателей) — раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. В настройках отчёта поставьте отбор по контрагенту или договору.

Печать акта и работа с вложениями

Печатная форма акта выводится из самого документа, отдельного пункта «Печать актов» в меню нет.

• Откройте документ поступления или реализации.
• Нажмите кнопку Печать в командной панели.
• Для услуг в списке форм будет «Акт об оказании услуг» (точная формулировка зависит от вида операции). Выберите её — откроется печатная форма с кнопками вывода на принтер и сохранения.

Из формы предпросмотра акт можно сохранить в файл (PDF, таблица) кнопкой сохранения или сразу отправить по электронной почте, если в базе настроена учётная запись.

В печатной форме акта об оказании услуг указываются стороны, перечень услуг с суммами, итог и НДС, а также строки для подписей. Если нужно несколько экземпляров, количество копий задаётся уже в диалоге печати принтера — в самой форме 1С дублировать документ для этого не нужно.

Вложения и скан-копии. Если к акту приложен скан оригинала или файл от контрагента, он хранится в присоединённых файлах документа. Открыть их можно командой Ещё → Присоединённые файлы в самом документе (в части конфигураций рядом с шапкой выводится значок скрепки с количеством файлов). Там же файл добавляется — кнопкой Добавить.

Если акт пришёл по ЭДО, его электронный оригинал и статусы подписания смотрите через команды ЭДО документа — там видно, подписан ли акт обеими сторонами.

Почему акт не находится или не виден в списке

Чаще всего документ на месте, просто его «прячет» настройка списка. Пройдитесь по типовым причинам.

Ещё один нюанс: у разных пользователей базы могут быть ограничены права на документы по организациям или складам. Если коллега видит акт, а вы нет, причина может быть в правах доступа — это настраивается администратором.

Частые вопросы