Аренда в 1С:Бухгалтерии — от договора до отчётов

Чтобы посмотреть аренду в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 01.03, 02 и 76.07 — там видно право пользования активом, его амортизацию и остаток обязательства перед арендодателем. Расчёты по текущим платежам смотрите по счёту 60.01 (или 76.05) в разрезе договора.

Но прежде чем смотреть, аренду нужно правильно отразить. Способ учёта зависит от срока договора и стоимости предмета: долгосрочную аренду офиса или оборудования с 2022 года ведут по ФСБУ 25/2018 с признанием права пользования, а краткосрочную и малоценную — списывают платежами в расходы. Разберём оба варианта: какие документы вводить, какие проводки получатся, как провести оплату, учесть коммуналку и где потом всё это проверить.

Какой способ учёта аренды выбрать

ФСБУ 25/2018 обязателен для арендатора с 2022 года. По общему правилу вы признаёте на балансе право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. Но стандарт разрешает упрощённый порядок — списывать платежи прямо в расход, если выполняется хотя бы одно условие:

• 📅 срок аренды не больше 12 месяцев;
• 💰 предмет аренды малоценный (рыночная стоимость нового аналогичного объекта невысокая — порог организация закрепляет в учётной политике);
• 🧾 арендатор вправе вести упрощённый бухучёт (малое предприятие и т. п.).

Если ни одно не подходит — например, вы арендуете помещение на три года — учёт ведётся в полном объёме, с ППА и обязательством.

Вид договора в 1С настраивать отдельно не нужно — порядок учёта вы задаёте в документе поступления. Главное — заранее решить, по какому сценарию идёте, потому что документы и проводки у них разные.

Признание права пользования и обязательства по ФСБУ 25

Для полного учёта в 1С:Бухгалтерии есть документ «Поступление в аренду» — раздел ОС и НМА → Поступление в аренду. Он одновременно принимает к учёту ППА и ставит обязательство.

Пошагово:

1. Создайте документ, выберите арендодателя и договор.
2. Заполните график арендных платежей — суммы и даты по условиям договора.
3. Укажите ставку дисконтирования — по ней 1С приведёт будущие платежи к текущей стоимости. Это и будет первоначальная оценка обязательства.
4. Задайте срок полезного использования ППА и счёт учёта затрат на амортизацию.
5. Проведите документ.

При проведении сформируется проводка на приведённую стоимость будущих платежей:

ППА попадает на счёт 01.03 «Арендованные основные средства » и дальше ведёт себя как обычное основное средство: амортизируется в течение срока аренды.

Пример. Аренда помещения на 3 года, платёж 100 000 ₽ в месяц, ставка дисконтирования 12 % годовых. 1С приведёт поток из 36 платежей к текущей стоимости — обязательство выйдет меньше суммы всех платежей (3,6 млн ₽), примерно 3,0 млн ₽. Именно эта сумма встанет проводкой Дт 01.03 Кт 76.07.1. Разница между 3,6 и 3,0 млн ₽ — это проценты, которые догонят обязательство за срок аренды.

Если условия договора меняются (пересмотрели срок, проиндексировали ставку), обязательство пересчитывают, а разницу относят на стоимость ППА. В 1С для этого вводят отдельный документ изменения аренды — вручную суммы по счёту 76.07.1 не правьте, иначе собьётся график и проценты посчитаются неверно.

Ежемесячные начисления: амортизация и проценты

При полном учёте в расход каждый месяц идёт не сам платёж, а две суммы: амортизация права пользования и проценты по обязательству. Обе начисляются в Операции → Закрытие месяца.

• Амортизация ППА — регламентная операция по амортизации ОС. Проводка Дт 20 (25, 26, 44 — смотря на что используете предмет) Кт 02 (субсчёт амортизации арендованных ОС).
• Проценты по обязательству — начисляются на непогашенный остаток обязательства по ставке дисконтирования. Проводка Дт 91.02 (или затратный счёт) Кт 76.07.1.

Так обязательство постепенно «дорастает» процентами и гасится платежами, а стоимость ППА переносится в затраты через амортизацию.

Перед закрытием месяца проведите начисление платежа: 1С перенесёт текущую часть обязательства со счёта 76.07.1 на 76.07.2 «Задолженность по арендным платежам» — именно её вы потом гасите с расчётного счёта.

Продолжим пример. Срок полезного использования ППА — 36 месяцев, значит амортизация составит около 3 000 000 ₽ / 36 ≈ 83 300 ₽ в месяц (Дт 26 Кт 02). Плюс проценты на остаток обязательства в первый месяц — примерно 3 000 000 ₽ × 12 % / 12 = 30 000 ₽ (Дт 91.02 Кт 76.07.1). В сумме в расход первого месяца попадёт около 113 300 ₽, хотя заплатите вы 100 000 ₽. Со временем проценты уменьшаются (остаток обязательства гасится), и общий расход снижается.

Для налога на прибыль арендные платежи обычно признаются в расходах по мере начисления (прочие расходы по подпункту про арендные платежи). Из-за разницы с бухгалтерским учётом по ФСБУ 25 возникают временные разницы — 1С отражает их автоматически, если в учётной политике включён учёт по ПБУ 18/02.

Упрощённый учёт: аренда офиса одной операцией

Если аренда краткосрочная или малоценная, никаких ППА заводить не надо. Арендодатель в конце месяца выставляет акт или УПД — отражаете его обычным документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги».

Проводки за месяц:

Счёт затрат выбирайте по назначению помещения: торговый зал — 44, администрация — 26, производство — 20 или 25. Вычет НДС возможен только при наличии счёта-фактуры или УПД со статусом «1».

Пример. Аренда офиса — 60 000 ₽ в месяц, в том числе НДС 20 % (10 000 ₽). В расход пойдёт 50 000 ₽ (Дт 26 Кт 60.01), 10 000 ₽ — входной НДС к вычету. За квартал по этому договору в затратах накопится 150 000 ₽.

Оплата аренды и сверка с арендодателем

Оплату проводят документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта, вид операции «Оплата поставщику». Проводка:

• Дт 60.01 Кт 51 — при упрощённом учёте;
• Дт 76.07.2 Кт 51 — при учёте по ФСБУ 25 (гасим задолженность по арендным платежам).

Если платите заранее, аванс закроется на 60.02 и зачтётся при проведении акта. Следите, чтобы договор и счёт в платёжке совпадали с теми, что указаны в поступлении, — иначе суммы повиснут и не зачтутся.

Для сверки с арендодателем сформируйте Покупки → Акт сверки взаиморасчётов. Выберите контрагента и договор, нажмите заполнить по данным организации — 1С подтянет обороты и покажет сальдо. Расхождение чаще всего означает, что какой-то акт не проведён или оплата привязана не к тому договору.

Коммунальные услуги и переменные платежи

Коммуналку, которую арендодатель перевыставляет сверх аренды, проводят отдельным документом поступления услуг — не смешивайте её с арендной платой. Счёт затрат тот же, что и для аренды по этому помещению, НДС — по счёту-фактуре арендодателя.

Важная тонкость для ФСБУ 25: переменные платежи, зависящие от показателей счётчиков (вода, электричество по факту потребления), в первоначальную оценку обязательства не включают и не дисконтируют. Их признают расходом того периода, к которому они относятся. В обязательство попадают только фиксированные платежи по графику.

Если по договору коммуналка входит в фиксированную арендную плату единой суммой — тогда она часть обязательства и отдельно не выделяется.

Где посмотреть аренду в 1С: отчёты и проверка

Главное, ради чего всё и затевалось, — увидеть аренду в отчётах. Набор зависит от того, что именно вы хотите проверить.

• ОСВ по счёту 01.03 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — какие ППА стоят на балансе, их стоимость.
• ОСВ по счёту 02 — накопленная амортизация права пользования.
• ОСВ по счёту 76.07 с разворотом по субсчетам — остаток обязательства (76.07.1) и текущая задолженность по платежам (76.07.2), в разрезе договоров.
• ОСВ по счёту 60 или 76.05 по контрагенту — расчёты с арендодателем при упрощённом учёте.
• Карточка счёта по конкретному договору — хронология всех движений: признание, амортизация, проценты, платежи.
• Отчёты по основным средствам (раздел ОС и НМА) — ведомость амортизации покажет и право пользования наравне с обычными ОС.

Сами документы аренды тоже можно просмотреть списком. Все поступления в аренду лежат в разделе ОС и НМА, а обычные акты по краткосрочной аренде — в журнале Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Отфильтруйте список по контрагенту-арендодателю, чтобы быстро найти нужный договор и открыть исходный документ.

Чтобы увидеть, сколько аренды легло в затраты за период, постройте ОСВ по затратному счёту (26, 44, 20) с отбором по статье затрат «Аренда» или по контрагенту. Для налога на прибыль проверьте, что суммы в НУ совпадают с БУ — при ФСБУ 25 расхождения бывают, и 1С отражает их как временные разницы.

Частые ошибки в учёте аренды

Ошибки по этой теме почти всегда из одной из трёх областей: не тот порядок учёта, не тот счёт затрат или проблемы с НДС и сверкой.

• Не применили ФСБУ 25 к долгосрочной аренде. Трёхлетнюю аренду помещения списали платежами — а нужно было признать ППА и обязательство. Это искажает баланс.
• Задвоили расход при ФСБУ 25. Начислили амортизацию ППА и заодно отнесли весь платёж в затраты. В расход идут только амортизация и проценты.
• Неверный счёт затрат. Аренду склада при торговле поставили на 26 вместо 44 — искажается себестоимость и финрезультат.
• Вычет НДС без документа. Приняли НДС к вычету по акту без счёта-фактуры или по УПД со статусом «2».
• Коммуналку по счётчикам включили в обязательство. Переменные платежи не дисконтируются — только признаются расходом периода.

Частые вопросы об учёте аренды