Где хранятся старые данные 1С и как добраться до них без риска для рабочей базы

Чтобы посмотреть архив в 1С, его нужно открыть как отдельную информационную базу. Архивная копия после свёртки или папка с файлом 1Cv8.1CD добавляется в список баз через Добавить → Добавление в список существующей информационной базы. Файл выгрузки .dt загружают в новую пустую базу через Конфигуратор: Администрирование → Загрузить информационную базу. Если же «архив» — это просто документы прошлых лет в рабочей базе, ничего открывать не нужно: достаточно сменить период в списке или в отчёте.

Главное правило одно: архив смотрят в отдельной базе, а не загружают поверх рабочей. Одна ошибка с выбором базы при загрузке .dt стирает текущие данные целиком.

Что в 1С называют архивом и где он лежит

Пользователи называют архивом четыре разные вещи. Способ просмотра зависит от того, какая из них у вас.

Для серверных баз есть пятый вариант — резервная копия СУБД (например, .bak в MS SQL). Её восстанавливает администратор сервера, об этом ниже.

Как открыть архивную базу после свёртки или разделения

Свёртку делают, когда база разрослась и тормозит. В БП 3.0 обработка «Свёртка информационной базы» находится в разделе Администрирование → Обслуживание, в группе «Корректировка данных». После свёртки в рабочей базе остаются только остатки на дату свёртки и документы после неё. Всё, что было раньше, живёт в копии базы, сделанной перед свёрткой.

Эту копию и открывают как архив.

Файловая архивная база

1. Узнайте, в какой папке лежит копия. Внутри должен быть файл 1Cv8.1CD.
2. В окне запуска 1С нажмите Добавить.
3. Выберите Добавление в список существующей информационной базы.
4. Задайте понятное имя, например «АРХИВ ООО Ромашка до 01.01.2023». Слово «архив» в начале имени спасает от путаницы.
5. Укажите тип расположения «На данном компьютере или на компьютере в локальной сети» и путь к папке.
6. Нажмите Далее, затем Готово, и запустите базу в режиме 1С:Предприятие.

Серверная архивная база

Если архив хранится на сервере 1С, в списке добавляется база с типом «На сервере 1С:Предприятия». Нужны имя кластера серверов и имя базы в кластере — их знает администратор. Сами данные лежат в СУБД, и к ним у пользователя прямого доступа нет.

Первый запуск копии: какой вариант выбрать

Типовые конфигурации на базе БСП при первом запуске копии часто показывают вопрос: база перемещена или это копия. Выбирайте «Это копия информационной базы».

Так программа заблокирует в архиве работу с внешними ресурсами: регламентные задания, обмены, отправку отчётности, загрузку из банка. Иначе архив может начать обмен с УТ или ЗУП от имени рабочей базы и наделать дублей.

Как посмотреть архив из резервной копии

Резервные копии бывают трёх видов, и порядок действий у них разный.

Файл выгрузки .dt

Файл .dt — это вся база в одном файле. Открыть его напрямую нельзя, только загрузить в базу.

1. В окне запуска нажмите Добавить → Создание новой информационной базы.
2. Выберите Создание информационной базы без конфигурации. Назовите её с пометкой «АРХИВ».
3. Укажите новую пустую папку. Не папку рабочей базы.
4. Откройте эту пустую базу в режиме Конфигуратор. Пользователей в ней нет, поэтому пароль не спросят.
5. Выберите Администрирование → Загрузить информационную базу и укажите файл .dt.
6. Подтвердите загрузку и дождитесь сообщения о завершении. Конфигуратор предложит перезапуститься.
7. Закройте Конфигуратор и запустите базу в режиме 1С:Предприятие под пользователем из архива.

Загрузка .dt полностью заменяет содержимое базы, в которую вы её делаете. Перед пятым шагом посмотрите в заголовок окна Конфигуратора и убедитесь, что открыта именно новая пустая база.

Zip-архив автоматической копии

В типовых конфигурациях на БСП файловую базу можно копировать по расписанию: Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление. Копии сохраняются zip-архивами в выбранный каталог.

Чтобы посмотреть такой архив, не пользуйтесь командой восстановления в рабочей базе. Она заменит текущие данные содержимым копии. Сделайте иначе:

1. Создайте новую пустую папку, например D:\1C_Archive\2023-03.
2. Распакуйте в неё zip-архив. Внутри будет файл 1Cv8.1CD.
3. Подключите папку как существующую базу (шаги из раздела про файловую архивную базу).

Копия папки файловой базы

Если кто-то просто скопировал каталог базы целиком, подключайте его так же, как распакованный zip. Перед этим скопируйте папку к себе на диск. Работать с архивом на флешке или DVD не получится: 1С требует права на запись в каталог базы.

Резервная копия СУБД

Серверную базу администратор восстанавливает из бэкапа СУБД в новую базу данных под другим именем. Затем регистрирует в кластере 1С новую информационную базу, которая смотрит на эту восстановленную базу данных.

Как найти старые документы в рабочей базе 1С

Если свёртку не делали, вся история хранится в текущей базе. Архивом её называют по привычке.

Список документов за прошлый период

Многие списки по умолчанию показывают только текущий период. Чтобы увидеть прошлые годы:

1. Откройте нужный журнал, например «Поступление (акты, накладные)» или «Реализация».
2. Нажмите Еще → Установить период и задайте нужные даты. Или очистите период, чтобы показать всё.
3. Отфильтруйте по контрагенту или договору через строку поиска над списком.

Поиск по номеру или сумме

Строка поиска в верхней части окна программы ищет по всей базе, если включён полнотекстовый поиск. Настройка находится в Администрирование → Общие настройки. Индекс обновляется по расписанию, поэтому самый свежий документ может найтись не сразу.

Отчёты за закрытые годы

Обороты и остатки прошлых лет удобнее смотреть отчётами, а не листать документы. В БП 3.0 — Отчеты → Стандартные отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Карточка счета», «Анализ субконто». Ставите период, например 2019 год, и получаете картину на ту дату. Из любой строки отчёта двойным щелчком можно провалиться до документа.

Регламентированные отчеты прошлых периодов лежат в общем списке Отчеты → Регламентированные отчеты. Отберите их по периоду в списке.

История изменений документа

Если интересует не сам документ, а как он выглядел раньше, нужна история изменений. Её включают в Администрирование → Общие настройки флажком хранения истории изменений. После этого в форме документа в меню Еще появляется команда «История изменений»: там видно, кто, когда и какие реквизиты поменял.

История пишется только с момента включения. Задним числом её не восстановить.

Права доступа к архивным данным

Архив чаще всего нужен для справки: найти акт трёхлетней давности, ответить на требование налоговой, сверить остатки. Править в нём ничего не должны.

Отдельная архивная база

Пользователи переносятся в копию вместе с данными, со своими паролями и правами. Поэтому бухгалтер, у которого в рабочей базе полные права, получит их и в архиве. Что сделать после подключения архива:

• 🔒 Под администратором откройте Администрирование → Пользователи и права и создайте группу доступа на основе профиля, который даёт только просмотр. В БП 3.0 такой профиль есть в поставке, в его названии есть слово «просмотр».
• 👥 Включите в эту группу всех, кому нужен архив, и уберите их из рабочих групп.
• 📅 В том же разделе включите «Даты запрета изменения» и поставьте общую дату запрета на дату конца архива. Это вторая линия защиты: даже с лишними правами задним числом ничего не провести.
• 🗂 Лишних пользователей отключите флажком «Вход в программу разрешён», а не удаляйте: удаление пользователя, на которого ссылаются документы, только добавит проблем.

Закрытые периоды в рабочей базе

В рабочей базе дату запрета ставят на закрытые периоды: обычно по сданной отчётности. Документы прошлых лет остаются доступны для просмотра, но не для изменения. Если главному бухгалтеру нужно исправить ошибку, дату запрета для него сдвигают точечно, а не отключают для всех.

Как перенести данные из архива в рабочую базу

Иногда из архива нужно не просто посмотреть, а забрать данные: справочник контрагентов, старый договор, номенклатуру.

Обработку выгрузки и загрузки XML берут под свою версию платформы и запускают через Файл → Открыть. В архиве выгружаете отобранные объекты в файл, в рабочей базе загружаете. Работает надёжно, только если конфигурации архива и рабочей базы совпадают по структуре.

Для разовой справки переносить ничего не нужно. Откройте архив, распечатайте документ или сохраните отчёт в файл.

Почему архив 1С не открывается

Большинство проблем связано с версиями и путями. Ниже типовые случаи.

Несколько версий платформы на одном компьютере

Версии 8.3 ставятся рядом друг с другом. Нужную привязывают к базе в окне запуска: Изменить, затем на последнем шаге поле «Версия 1С:Предприятия», например 8.3.22. Так архив 2019 года открывается своей платформой, а рабочая база — актуальной.

Частые вопросы