Где в 1С найти полученные и выданные авансы: счета, отчёты и документы

Полученные авансы покупателей лежат на счёте 62.02, выданные поставщикам — на 60.02. Чтобы увидеть и те и другие, в 1С:Бухгалтерии откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, укажите нужный счёт, период и группировку по контрагентам и договорам. Кредитовое сальдо по 62.02 — это сколько вам заплатили авансом, дебетовое по 60.02 — сколько вы перечислили поставщикам вперёд.

Авансы в 1С — это всегда остаток на конкретном счёте расчётов, а не отдельный журнал. Поэтому где бы вы их ни искали — в Бухгалтерии, Управлении торговлей, ERP или ЗУП, — суть одна: найти незакрытый аванс по контрагенту, сотруднику или договору. Ниже разобраны оборотка, анализ счёта, акт сверки, отчёты по расчётам в УТ и ERP, зарплатный аванс в ЗУП и выгрузка остатков в Excel.

На каких счетах 1С хранит авансы

Прежде чем открывать отчёты, стоит понимать, на каком счёте искать. От этого зависит и выбор отчёта, и настройка группировки.

• 💰 62.02 — авансы полученные от покупателей. Смотрим кредитовое сальдо.
• 💸 60.02 — авансы выданные поставщикам. Смотрим дебетовое сальдо.
• 🧾 76.АВ — НДС, начисленный с полученных авансов.
• 🧾 76.ВА — НДС к вычету по выданным авансам.
• 👷 70 и 71 — аванс по зарплате (счёт 70) и аванс подотчётнику (счёт 71).

Когда покупатель перечисляет деньги до отгрузки, программа автоматически относит оплату на 62.02 и формирует проводку Дт 51 Кт 62.02. Как только вы проводите реализацию, аванс зачитывается: Дт 62.02 Кт 62.01. Остаток по 62.02 — это ровно то, что ещё не закрыто отгрузкой.

С выданными авансами зеркально: оплата поставщику до поступления даёт Дт 60.02 Кт 51, а поступление товаров закрывает аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Аванс подотчётному лицу — отдельная история: деньги, выданные сотруднику на расходы, оседают на счёте 71.01 (дебетовое сальдо — долг работника перед компанией). Их смотрят оборотно-сальдовой ведомостью по 71.01 с группировкой по сотрудникам. Аванс по зарплате отражается на счёте 70 и подробно разбирается ниже.

Конструктор проводок по авансу

Оборотно-сальдовая ведомость и анализ счёта в Бухгалтерии

Самый быстрый способ увидеть все авансы разом — оборотка по счёту расчётов.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле «Счёт» выберите 62.02 (полученные) или 60.02 (выданные).
3. Задайте период.
4. Нажмите Показать настройки и на вкладке «Группировка» добавьте Контрагенты и Договоры.
5. Нажмите Сформировать.

В колонке сальдо на конец периода вы увидите разбивку по контрагентам: по 62.02 — кредитовые остатки (авансы покупателей), по 60.02 — дебетовые (ваши авансы поставщикам).

Чтобы посмотреть, из чего сложился остаток по одному контрагенту, встаньте на его строку и дважды щёлкните — программа предложит расшифровку, в том числе Карточку счёта. В карточке видно каждый документ: когда пришёл аванс, когда и какой отгрузкой он закрылся.

Отдельный отчёт Отчёты → Анализ счёта удобен, когда нужно увидеть корреспонденцию: сколько по 62.02 поступило деньгами (с 51, 50) и сколько ушло в зачёт (на 62.01). Это помогает понять не только остаток, но и движение авансов за период.

Акт сверки и взаиморасчёты с контрагентом

Когда нужно не просто увидеть сумму, а показать её контрагенту или свериться по конкретному договору, подойдёт акт сверки.

В 1С:Бухгалтерии документ лежит в двух разделах:

• по покупателям — Продажи → Акты сверки расчётов;
• по поставщикам — Покупки → Акты сверки расчётов.

Создайте документ, выберите контрагента, договор и период. На вкладке «Счета учёта расчётов» убедитесь, что в списке стоят авансовые счета 62.02 и 60.02, — тогда аванс попадёт в сверку. Кнопка Заполнить по данным организации подтянет обороты, и в итоговой строке будет видно сальдо, включая незакрытый аванс.

Для внутренней проверки без печати акта удобнее Карточка счёта по 62.02/60.02 с отбором по контрагенту: Отчёты → Карточка счёта, в настройках поставьте отбор «Контрагент равно …».

Как увидеть авансы в 1С:УТ и ERP

В Управлении торговлей и ERP план счетов спрятан глубже, а расчёты ведутся по заказам и накладным. Поэтому авансы смотрят не по оборотке, а по управленческим отчётам о расчётах.

Полученные авансы покупателей:

• Продажи → Отчёты по продажам;
• отчёт о расчётах с клиентами (ведомость или карточка расчётов) — в нём аванс виден как сумма, уплаченная клиентом сверх отгруженного, то есть ваша задолженность перед ним.

Выданные авансы поставщикам:

• Закупки → Отчёты по закупкам;
• отчёт о расчётах с поставщиками — аванс отражается как долг поставщика перед вами по неотработанной оплате.

В карточке расчётов по конкретному партнёру программа показывает каждый объект расчётов (заказ, накладную) и сумму предоплаты по нему. Если нужна детализация до платёжного документа, раскройте строку заказа.

Полезно настроить отбор в отчёте по одному клиенту или поставщику и период с начала работы — тогда видно всю историю: что пришло авансом, что уже отработано отгрузкой, что осталось. Группировку в таких отчётах задают по партнёру и по объекту расчётов, а не по счёту, — плана счетов в управленческом контуре УТ может не быть вовсе.

Если в вашей УТ или ERP ведётся регламентированный учёт с полноценным планом счетов, бухгалтерскую картину по 62.02/60.02 можно получить той же оборотно-сальдовой ведомостью, что и в Бухгалтерии, — отчёт находится в разделе финансового/регламентированного учёта.

Аванс по зарплате в 1С:ЗУП

Зарплатный аванс — это не предоплата контрагенту, а выплата за первую половину месяца. В 1С:ЗУП 3.1 он считается одним из трёх способов, и выбранный способ определяет, где его смотреть.

Способ задаётся при приёме сотрудника или в настройках организации и бывает таким:

• фиксированной суммой;
• процентом от тарифа;
• расчётом за первую половину месяца.

При расчётном способе аванс начисляют документом Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата). В нём видно, сколько начислено каждому сотруднику за первую половину.

Сами выплаты аванса проходят ведомостями в разделе Выплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость перечислений на счета. В ведомости в поле «Выплачивать» стоит значение Аванс — по этому признаку авансовые ведомости отличают от выплат зарплаты за месяц.

Чтобы увидеть выплаченные авансы и остаток долга, откройте Выплаты → Отчёты по выплатам или Зарплата → Отчёты по зарплате и сформируйте отчёт о задолженности по зарплате за период. Там видно, что уже выдано авансом и сколько осталось к выплате по итогам месяца.

Если аванс задан фиксированной суммой или процентом, отдельного документа начисления за первую половину месяца не будет — сумма сразу уходит в ведомость на выплату. Поэтому прежде чем искать аванс, посмотрите в настройке сотрудника, какой способ выбран: это объясняет, почему у одних работников есть промежуточное начисление, а у других сразу идёт ведомость.

НДС с авансов: счета 76.АВ и 76.ВА

Отдельная частая задача — проверить НДС, который «ходит» вместе с авансами. По закону налоговая база по НДС возникает в том числе в день получения предоплаты (ст. 167 НК РФ), поэтому с каждого полученного аванса начисляется налог.

• По полученным авансам смотрите Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.АВ. Остаток показывает НДС с незакрытых авансов — именно он должен «разворачиваться» при отгрузке.
• По выданным авансам аналогично работает 76.ВА, если вы принимали НДС к вычету с перечисленной предоплаты.

Чтобы быстро сверить, не «завис» ли налог, сопоставьте сальдо: кредит 62.02 и дебет 76.АВ должны соответствовать друг другу по логике (НДС начислен ровно с тех авансов, что лежат на 62.02). Расхождение — сигнал, что по какому-то авансу не выписан или не зачтён авансовый счёт-фактура.

Куда смотреть в зависимости от задачи

Типичные ошибки при поиске авансов

• 🔎 Смотрят счёт 62.01 вместо 62.02. На 62.01 — долг покупателей за отгруженное, авансы там не отражаются. Полученная предоплата всегда на 62.02.
• 🔗 Не разбивают по договорам. Без группировки по договорам встречные долг и аванс одного контрагента взаимозачитываются в отчёте, и аванс визуально исчезает.
• 📅 Берут не тот период. Аванс мог прийти в прошлом квартале. Для остатка ставьте период с начала года или с даты начала работы с контрагентом.
• 🧩 Путают выданный и полученный аванс. 60.02 — ваши деньги у поставщика (дебет), 62.02 — чужие деньги у вас (кредит). Отбор по счёту снимает путаницу.
• 🧾 Ищут НДС на счёте 62.02. Налог с аванса лежит на 76.АВ/76.ВА, а не на счёте расчётов.

Выгрузка остатков по авансам в Excel

Любой стандартный отчёт 1С выгружается без копирования руками.

1. Сформируйте оборотку или карточку счёта по авансовому счёту.
2. В командной панели отчёта нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) либо Ещё → Сохранить.
3. Выберите формат: Лист Microsoft Excel (.xlsx), Книга OpenOffice, PDF или табличный документ .mxl.
4. Укажите папку и имя файла.

Если нужно работать с цифрами дальше (своя сводная, фильтры), сохраняйте в .xlsx — остаётся таблица с суммами по контрагентам. Для отправки контрагенту или в архив удобнее PDF: верстка не «поедет».

Частые вопросы