Остатки и движения за балансом в 1С: через какие отчёты их увидеть

Остатки по забалансовым счетам в 1С:Бухгалтерии 8.3 быстрее всего увидеть через оборотно-сальдовую ведомость по счёту: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, в поле счёта выбрать нужный — 001, 002, МЦ.04 и так далее. Если нужны все забалансовые сразу, откройте полную оборотку (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость): забалансовые счета выводятся в ней отдельным блоком после балансовых.

Способов посмотреть, что лежит за балансом, несколько, и выбор зависит от задачи. Оборотно-сальдовая ведомость показывает остаток и обороты одной строкой — подходит для быстрой сверки. Карточка счёта разворачивает каждое движение по датам и документам — ею пользуются, когда нужно понять, откуда взялся остаток. Анализ счёта группирует обороты по субконто. Ниже — где именно это открывается и чем забалансовый учёт отличается от обычного.

Какие счета в 1С стоят за балансом

Забалансовые счета учитывают имущество и обязательства, которые не принадлежат организации или не формируют её активы и пассивы, но держать их под контролем нужно. Главная особенность: по ним нет двойной записи. Проводка односторонняя — сумма ставится либо в дебет, либо в кредит одного счёта, без корреспонденции. Поэтому в баланс (форму бухгалтерской отчётности) эти суммы не попадают — отсюда и название.

Стандартный план счетов по приказу Минфина № 94н содержит одиннадцать забалансовых счетов:

• 📦 001 — арендованные основные средства ;
• 🏷 002 — ТМЦ, принятые на ответственное хранение ;
• 🔧 003 — материалы, принятые в переработку;
• 🛒 004 — товары, принятые на комиссию;
• ⚙️ 005 — оборудование, принятое для монтажа;
• 📄 006 — бланки строгой отчётности;
• 💸 007 — списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов;
• 🤝 008 и 009 — обеспечения обязательств полученные и выданные;
• 📉 010 — износ основных средств;
• 🏢 011 — основные средства, сданные в аренду.

Кроме них 1С добавляет собственные вспомогательные забалансовые счета. Чаще всего встречается группа МЦ — материальные ценности в эксплуатации: по ней числятся спецодежда, спецоснастка, инвентарь и хозяйственные принадлежности, стоимость которых уже списана в расходы, но предметы продолжают использоваться. Их нужно контролировать до фактического выбытия, и удобнее всего это делать именно за балансом.

Учёт по забалансовым счетам в 1С бывает двух видов, и это влияет на то, что вы увидите в отчёте:

• 🔢 Суммовой — ведётся только в рублях. Так работают, например, 010 (износ) и 007 (списанная задолженность). В оборотке по такому счёту будет сумма без количества.
• 📊 Количественно-суммовой — есть и сумма, и количество штук. Это 001, 002, 003, 004, 006 и все счета МЦ. По ним в ОСВ появляется колонка количества, а значит, можно сверять не только деньги, но и физические остатки.

Счёт 006 (бланки строгой отчётности) часто ведут только в количественном выражении — по штукам, а не в рублях. Если по нему стоит нулевая сумма при ненулевом количестве, это не ошибка: БСО приняты к учёту в условной оценке или по количеству.

Оборотно-сальдовая ведомость по забалансовому счёту

Это основной отчёт для проверки одного счёта. Путь: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Порядок действий:

1. В поле Счет выберите забалансовый счёт — например, 002 или МЦ.04.
2. Задайте период вверху формы.
3. Нажмите Сформировать.

Отчёт покажет остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец — в разрезе субконто выбранного счёта. У счёта 002 это контрагенты и номенклатура, у МЦ.04 — номенклатура и материально ответственные лица (МОЛ).

Чтобы развернуть данные по нужному аналитическому разрезу, нажмите Показать настройки и на закладке Группировка отметьте субконто — например, по МЦ.04 поставьте группировку сначала по МОЛ, затем по номенклатуре. Так сразу видно, что за кем числится.

По забалансовым счетам в отчётах вы увидите сумму только по одной стороне — дебетовую или кредитовую. Пустая вторая колонка здесь нормальна, это не ошибка учёта.

Как увидеть все забалансовые счета сразу

Когда нужна общая картина — что вообще лежит за балансом по всей организации, — используйте полную оборотно-сальдовую ведомость: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость.

Задайте период, нажмите Сформировать. Балансовые счета идут первым блоком, забалансовые — отдельным блоком ниже, после итоговой строки по балансу. По ним выводятся те же остатки и обороты, но без корреспонденции.

Если забалансового блока в отчёте не видно, откройте Показать настройки: на закладке с показателями и оформлением должна быть включена выдача данных по забалансовым счетам. Там же задаётся степень детализации — выводить ли субсчета (001, 002, МЦ.02, МЦ.03, МЦ.04) или только счета первого уровня.

Для детального разбора по конкретному виду ценностей удобнее перейти от общей оборотки к ОСВ по счёту — двойной щелчок по строке забалансового счёта в полной ведомости открывает расшифровку.

Карточка счёта: откуда взялся остаток

Если оборотка показала остаток, а вы не понимаете, из каких документов он сложился, откройте карточку счёта: Отчеты → Карточка счета.

В поле счёта укажите забалансовый счёт, задайте период и при необходимости отберите по субконто (конкретный контрагент, номенклатура, МОЛ). Карточка выведет все движения построчно: дата, документ-основание, сумма по дебету или кредиту и остаток после каждой операции.

Отсюда можно сразу провалиться в первичный документ — двойной щелчок по строке движения открывает документ, которым сделана проводка. Это главный инструмент, когда нужно найти, например, по какому акту предмет поступил на МЦ.04 и почему до сих пор не списан.

Для группировки оборотов по аналитике без построчной детализации подойдёт соседний отчёт Анализ счета: он сворачивает движения по субконто и показывает итоги, не раскрывая каждый документ. Если же нужно разложить остаток не по документам, а по значениям аналитики — кто из контрагентов и на какую сумму, — удобнее Анализ субконто: там выбирается вид субконто (например, «Контрагенты» для счёта 002), и отчёт собирает остатки по всем счетам, где этот контрагент встречается.

Где увидеть сами проводки по забалансу

Односторонние проводки по забалансовым счетам видны и в журнале проводок. Откройте Операции → Журнал проводок (в части конфигураций — через раздел операций и отчётов), затем воспользуйтесь отбором по счёту.

Удобнее, впрочем, отчёт Отчеты → Отчет по проводкам: в его настройках можно задать отбор Счет Дт равно 002 или Счет Кт равно 010 и получить список всех операций, затронувших забалансовый счёт за период, с документами и суммами. Для разовой проверки «что вообще двигалось по этому счёту» этого достаточно.

Если движение по забалансу внесено вручную, оно создаётся через Операции → Операции, введённые вручную. В такой операции для забалансового счёта заполняется только одна сторона — дебет или кредит, второе поле остаётся пустым. Это штатный способ, например, поставить на 008 полученное обеспечение, под которое нет типового документа. В отчёте по проводкам такие ручные движения видны наравне с автоматическими.

Материалы в эксплуатации на счетах МЦ

Группа МЦ заслуживает отдельного внимания, потому что именно по ней чаще всего спрашивают, «что у меня на забалансе». На этих счетах числятся переданные в эксплуатацию малоценные предметы:

Предмет попадает на МЦ в момент передачи в эксплуатацию (документ Передача материалов в эксплуатацию), а уходит — при списании (Списание материалов из эксплуатации). Пока предмет в работе, его стоимость уже в расходах, а количество (и сумма) висят за балансом для контроля сохранности.

Посмотреть, что за кем закреплено, проще всего через ОСВ по счёту МЦ.04 с группировкой по материально ответственному лицу. Для инвентаризации по этому отчёту сверяют фактическое наличие предметов у сотрудников с остатками в базе.

Порядок сверки остатков за балансом при инвентаризации обычно такой:

1. Сформировать ОСВ по нужному забалансовому счёту на дату инвентаризации с группировкой по МОЛ (для МЦ) или по контрагентам (для 001, 002).
2. Распечатать или выгрузить отчёт и сверить его с фактическим наличием — предметы у сотрудников, арендованное имущество, товары на хранении.
3. По расхождениям провести недостающие документы: списание из эксплуатации, возврат с хранения, возврат арендованного ОС.
4. Повторно сформировать отчёт и убедиться, что остаток соответствует факту.

Количество и сумма по количественно-суммовым счетам в отчёте идут рядом, поэтому в одном документе видно и сколько штук числится, и на какую сумму.

Выгрузка остатков за балансом в Excel

Любой сформированный отчёт выгружается в таблицу без дополнительных настроек. Сформируйте нужную оборотку или карточку, затем в верхней командной панели отчёта нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) и выберите формат — лист Excel (.xlsx) или книгу .xls. Файл сохранится на диск со всем оформлением и группировками.

Если нужны только цифры без шапки и подвала, выделите мышью нужные ячейки прямо в отчёте и скопируйте их (Ctrl+C) — вставка в Excel сохранит табличную структуру.

Почему забалансовых счетов не видно и как настроить доступ

Если отчёт по забалансовому счёту пустой или счёт вообще не выбирается, причин обычно три:

• 📅 Неверный период. Движения были, но вне заданных дат. Расширьте период — например, с начала года.
• 🔒 Нет прав на отчёты или на раздел. Стандартные отчёты и просмотр забалансовых счетов доступны ролям с правом на бухгалтерские отчёты. Настраивается через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа: у пользователя должен быть профиль, разрешающий просмотр регламентированного и бухгалтерского учёта.
• 🧩 По счёту действительно нет движений. Если документы передачи в эксплуатацию или приёмки на хранение не проводились, остатка не будет.

Разграничение доступа к забалансовым счетам отдельно, на уровне одного счёта, в типовой Бухгалтерии не настраивается — доступ даётся к бухгалтерским отчётам целиком. Если задача в том, чтобы одни сотрудники видели забаланс, а другие нет, это решается на уровне профиля доступа ко всему блоку отчётности, а не по конкретному счёту.

Ещё одна частая причина «пустого» отчёта — выбран не тот счёт. В поле счёта вводят номер (002, МЦ.04) или начинают набирать название, и система подставляет подходящий из плана счетов. Сам план счетов открывается командой Главное → План счетов: забалансовые счета в нём идут в конце списка и помечены признаком «Заб.» в отдельной колонке. По этому признаку легко проверить, что счёт действительно забалансовый и по нему в принципе возможны односторонние движения.

Частые вопросы