Кто и сколько нам должен: дебиторская задолженность в 1С Бухгалтерии и УТ

Быстрее всего дебиторку в 1С Бухгалтерии 3.0 показывает Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 62 с группировкой по контрагентам: дебетовое сальдо на конец периода — это долг покупателей. Чтобы увидеть всю дебиторскую задолженность, а не только покупателей, добавьте счета 60.02 (авансы поставщикам), 71, 73 и 76.

Типичная ситуация: директор в конце месяца спрашивает «кто нам должен и сколько». Ответ нужен за пять минут, с разбивкой по клиентам и сроку долга. В 1С это делается тремя отчётами: ведомость даёт сумму, карточка — документы, отчёт по срокам — просрочку.

Где в 1С искать дебиторскую задолженность: счета и отчёты

Дебиторка в бухгалтерском учёте разбросана по нескольким счетам. Если смотреть только 62-й, часть долгов останется за кадром.

Какой отчёт брать — зависит от вопроса:

• 📊 «Сколько всего должны и кто» — оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
• 🔍 «Откуда взялся долг конкретного клиента» — карточка счёта или анализ субконто.
• ⏰ «Что просрочено» — отчёты по срокам долга.
• 🤝 «Совпадает ли наш долг с данными клиента» — акт сверки.

1. Дебиторская задолженность в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62

Это главный инструмент. Он показывает остаток по каждому покупателю на любую дату.

Как сформировать

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Для текущего долга конец периода — сегодня или последний день месяца.
3. В поле «Счет» выберите 62.
4. Нажмите Показать настройки и на вкладке группировки отметьте субконто Контрагенты. Для детализации добавьте Договоры.
5. Если нужна разбивка по субсчетам, оставьте флажок по субсчетам включённым.
6. Нажмите Сформировать.

Как читать результат

• Колонка «Сальдо на конец периода, Дебет» по строке контрагента — его долг перед вами.
• Кредит на конец периода — наоборот, вы должны ему (аванс получен, отгрузки нет).
• По одному контрагенту можно увидеть и то и другое: дебет на 62.01 и кредит на 62.02. Это значит, что аванс не зачтён.

Отбор и сортировка

В настройках отчёта на вкладке отборов поставьте отбор по контрагенту или группе контрагентов. Чтобы найти крупнейших должников, отсортируйте строки по сальдо на конец периода по убыванию.

Аналогично формируется ведомость по счетам 60, 71 и 76. Для 71-го группируйте по субконто «Работники», для 76-го — по контрагентам и договорам.

Дебиторка по подотчётным лицам

По счёту 71 дебетовое сальдо на конец периода — деньги, за которые сотрудник ещё не отчитался. Сравните дату выдачи со сроком, на который выдан аванс: если срок прошёл, а отчёта нет, сумму пора требовать к возврату или удерживать из зарплаты с согласия работника. Расшифровка по сотруднику открывается двойным щелчком по строке.

2. Сводная картина: ОСВ по нескольким счетам сразу

Когда нужна общая сумма дебиторки на дату, удобнее общая оборотно-сальдовая ведомость.

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость.
2. Задайте период.
3. В настройках включите развёрнутое сальдо и добавьте в список счета 60, 62, 71, 73, 76. Тогда дебетовые и кредитовые остатки по контрагентам не схлопнутся.
4. Сформируйте отчёт и сложите дебетовые сальдо нужных счетов.

Развёрнутое сальдо здесь критично. Без него по счёту 62 вы получите разницу между долгами покупателей и полученными авансами — это не дебиторка.

3. Откуда долг: карточка счёта и анализ субконто по контрагенту

Ведомость показывает «сколько». Чтобы понять «за что», нужна детализация.

Карточка счёта 62 по одному покупателю

1. Отчеты → Стандартные отчеты → Карточка счета.
2. Счёт — 62, период — с начала работы с клиентом или за год.
3. В отборах укажите контрагента.
4. Сформируйте отчёт.

Вы увидите каждую реализацию, оплату и зачёт аванса построчно, с текущим сальдо после каждой операции. Двойной щелчок по строке открывает сам документ.

Анализ субконто

Отчёт Анализ субконто (там же, в стандартных отчётах) собирает обороты по контрагенту сразу по всем счетам. Выберите вид субконто «Контрагенты» и нужного клиента. Так видно, что, например, по 62.01 долг 40 000 ₽, а по 76 висит ещё претензия на 5 000 ₽.

Расшифровка из ведомости

Самый быстрый путь — двойной щелчок по сумме в ОСВ. 1С предложит варианты расшифровки, среди них карточка счёта. Отчёт откроется уже с отбором по нужному контрагенту и периоду.

Частые находки при расшифровке:

• 🔁 оплата пришла на другой договор, а долг висит на старом;
• 📄 реализация проведена дважды или в неправильный период;
• 💳 оплата разнесена не на того контрагента (например, на дубль в справочнике);
• ⏳ аванс не зачтён, потому что в документе стоит способ зачёта «Не зачитывать».

4. Просроченная дебиторка: отчёты по срокам долга

Общая сумма долга не говорит, насколько он опасен. 40 000 ₽ за отгрузку вчерашнего дня и 40 000 ₽ годичной давности — разные истории.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В разделе Продажи в группе отчётов есть отчёт по задолженности покупателей с разбивкой по срокам долга. Он раскладывает остаток по интервалам: не просрочено, до 30 дней, 31–60, 61–90 и так далее.

Чтобы отчёт считал просрочку правильно, программе нужен срок оплаты:

1. Значение по умолчанию задаётся в параметрах учёта, раздел Администрирование, — срок оплаты покупателей в днях.
2. Для клиента с особыми условиями укажите свой срок оплаты в карточке договора.

Без этих настроек отчёт возьмёт значение по умолчанию, и клиент с отсрочкой 60 дней «покраснеет» уже через месяц.

В 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 расчёты с клиентами ведутся по объектам расчётов (заказам или договорам) с графиком оплаты, поэтому просрочка определяется точнее. Отчёты ищите в разделе Продажи → Отчеты по продажам: отчёты по задолженности клиентов, в том числе с разбивкой по срокам. Срок оплаты берётся из соглашения или заказа клиента.

Что делать с давно просроченными долгами

Резерв в налоговом учёте создаётся, только если это закреплено в учётной политике. В бухгалтерском учёте резерв сомнительных долгов обязателен при наличии сомнительной задолженности.

Срок исковой давности прерывается, когда должник признаёт долг — например, подписывает акт сверки. Поэтому регулярная сверка — это ещё и способ сохранить право на взыскание.

5. Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом

Цифры в вашей базе — это только ваша сторона. Окончательно дебиторку подтверждает сверка.

Как сделать акт сверки в БП 3.0

1. Откройте Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов (тот же журнал есть в разделе Покупки).
2. Нажмите Создать.
3. Укажите контрагента, период и при необходимости договор. Если договор не указать, сверка пойдёт по всем договорам сразу.
4. Нажмите Заполнить → Заполнить по данным бухгалтерского учета. Программа соберёт обороты по счетам расчётов.
5. На вкладке со счетами проверьте, какие счета участвуют. По умолчанию это 60, 62, 76 и их субсчета.
6. Распечатайте акт через Печать, подпишите и отправьте клиенту — бумагой или через ЭДО.

Когда вернулся подписанный акт

• ✅ Суммы совпали — отметьте акт как согласованный. Дебиторка подтверждена.
• ❌ Есть расхождения — внесите данные контрагента во вторую колонку акта. Строки, которые не совпадают, сразу видны.

Типичные причины расхождений: документ отражён в разных периодах у вас и у клиента, платёж ещё «в пути», одна сторона не учла корректировку или возврат.

6. Частые ошибки, из-за которых дебиторка врёт

Если сумма в отчёте кажется странной, проверьте эти места.

• 🔄 Незачтённые авансы. Покупатель заплатил 100 000 ₽ авансом, вы отгрузили на 100 000 ₽, но в реализации отключён зачёт аванса. В итоге дебет 62.01 — 100 000 ₽, кредит 62.02 — 100 000 ₽. Долга фактически нет, а в отчёте он есть. Исправление: в документе реализации поставьте автоматический зачёт и перепроведите, либо сделайте документ корректировки долга.
• 👥 Дубли контрагентов. Оплата пришла на «ООО Ромашка», а отгрузка — на «Ромашка ООО». Объедините дубли через обработку поиска и удаления дублей в разделе Администрирование.
• 📑 Разные договоры. Оплата разнесена на договор № 1, отгрузка — на договор № 2. По контрагенту всё сходится, по договорам — долг и аванс одновременно.
• 📅 Не тот период. Ведомость сформирована на начало дня, а оплата пришла сегодня. Ставьте конец периода с учётом всех нужных документов.
• 🧾 Непроведённые документы. Выписка загружена, но не проведена. В отчётах её нет.

7. Частые вопросы о дебиторской задолженности в 1С