Как проверить задолженность контрагента в 1С

Долг в 1С виден в разделе Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Для расчётов с покупателями берут счёт 62, с поставщиками — 60, с прочими дебиторами и кредиторами — 76. Остаток по дебету — это дебиторка (должны вам), остаток по кредиту — кредиторка (должны вы).

Если нужно увидеть сумму по одному контрагенту, а не по всем сразу, подойдёт карточка счёта или анализ субконто с отбором. Ниже — все рабочие способы: от быстрого взгляда на общую картину до расшифровки каждой накладной с датой оплаты. Пути и названия отчётов приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); в УТ 11 и ЗУП стандартные отчёты открываются так же.

На каких счетах учитывается задолженность

Прежде чем строить отчёт, определитесь, какой именно долг ищете. От этого зависит счёт.

Правило одно: дебетовый остаток — это долг перед вами, кредитовый — ваш долг. Если по счёту 62 есть остаток и по дебету, и по кредиту — значит, часть покупателей не расплатилась, а часть внесла авансы. Свернуть одно с другим нельзя: в балансе и отчётности они показываются развёрнуто.

Общая картина: оборотно-сальдовая ведомость

Самый быстрый способ увидеть все долги по счёту — оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ).

1. Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Выберите счёт — например, 62.
3. Задайте период вверху формы.
4. Нажмите Сформировать.

В колонке «Сальдо на конец периода» вы увидите две цифры: дебет (сколько должны вам) и кредит (сколько вы должны по авансам). Чтобы развернуть сумму по каждому контрагенту, в настройках включите группировку по субконто.

• Нажмите Показать настройки (кнопка справа вверху).
• На вкладке «Группировка» добавьте Контрагенты, а при необходимости — Договоры и Документы расчётов.
• Снова Сформировать.

Теперь ведомость раскрывается по контрагентам: видно, кто именно висит с долгом и на какую сумму. Двойной щелчок по строке откроет расшифровку (карточку счёта) по этому контрагенту.

Обычная ОСВ (не «по счёту», а сводная по всем счетам) из того же раздела даёт верхнеуровневый взгляд: строки 60, 62, 66, 76 покажут общие суммы дебиторки и кредиторки по предприятию. Это удобно для быстрой оценки перед закрытием месяца.

Пример чтения ведомости по счёту 62. Допустим, по контрагенту «Ромашка» на конец периода стоит дебетовое сальдо 150 000 ₽, а по «Василёк» — кредитовое 40 000 ₽. Значит, «Ромашка» должна вам 150 000 ₽ за отгрузку, а от «Василька» получен аванс 40 000 ₽, под который товар ещё не отгружен. В целом по счёту отчёт покажет оба итога отдельно: дебет 150 000 и кредит 40 000, а не разницу в 110 000.

Для руководителя в разделе Руководителю есть отдельные отчёты по динамике задолженности — они строят ту же информацию в виде графиков и сводок по срокам. Бухгалтеру для ежедневной работы обычно хватает стандартной ОСВ, а управленческие отчёты удобны для совещаний и планёрок.

Расшифровка по контрагенту: карточка счёта

Когда нужно понять, из чего сложился долг конкретного контрагента — какие отгрузки оплачены, а какие нет, — используют карточку счёта.

1. Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Карточка счёта.
2. Укажите счёт (62, 60 или 76).
3. В поле отбора выберите нужного контрагента, а при необходимости — договор.
4. Задайте период и нажмите Сформировать.

Карточка — это лента всех проводок по контрагенту в хронологии: слева приход, справа расход, в конце каждой строки — текущий остаток. По ней видно, какая реализация до сих пор не закрыта оплатой и с какой даты «тикает» просрочка.

Колонка остатка меняет сторону: если контрагент был должен, а потом переплатил, сальдо перейдёт из дебета в кредит. Это сразу подсвечивает авансы и переплаты.

Состояние расчётов и акт сверки

Чтобы оценить расчёты в разрезе всех контрагентов на одном листе, удобен анализ субконто.

1. Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Анализ субконто.
2. В виде субконто выберите Контрагенты (можно добавить Договоры).
3. Отметьте счета, которые должны попасть в отчёт: 60, 62, 76.
4. Сформировать.

Отчёт выводит по каждому контрагенту начальный остаток, обороты и конечное сальдо сразу по всем выбранным счетам. Это и есть состояние взаиморасчётов: кто должен вам, кому должны вы и на сколько изменился долг за период.

Когда долг нужно согласовать с самим контрагентом, формируют акт сверки взаиморасчётов:

• Покупки → Акты сверки расчётов — для поставщиков;
• Продажи → Акты сверки расчётов — для покупателей.

В акте укажите контрагента, договор (или «по всем договорам») и период. На вкладке «Счета учёта расчётов» 1С сама подставит счета 60, 62, 76, 62.02 и 60.02. Кнопка Заполнить по данным организации подтянет движения из учёта. Распечатанный и подписанный акт фиксирует согласованную сумму долга на дату.

Чтобы акт сверки заполнился корректно, перед формированием проверьте учёт:

После заполнения сравните итоговую строку акта с сальдо в оборотно-сальдовой ведомости по тому же контрагенту за тот же период — суммы обязаны совпасть.

Гибкая выборка: универсальный отчёт

Когда стандартных отчётов не хватает — например, нужно собрать долги старше 90 дней или сгруппировать по менеджерам — помогает универсальный отчёт.

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В верхней строке выберите тип источника Регистр бухгалтерии и регистр Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учёт).
3. Нажмите Показать настройки.
4. На вкладке «Отборы» задайте счёт (например, равно 62.01).
5. На вкладке «Группировки» добавьте Субконто1 (контрагент), на «Показателях» — остаток.
6. Сформировать.

Такой отчёт можно сохранить в избранное и переиспользовать каждый месяц. Он тяжелее стандартных по настройке, поэтому применять его стоит там, где типовые ОСВ и карточка действительно не дают нужного среза.

Типичный сценарий — отбор просроченной дебиторки. На вкладке «Отборы» добавьте условие по дате документа (например, раньше чем «текущая дата минус 90 дней») и по счёту 62.01. На выходе получите список контрагентов, чьи неоплаченные отгрузки старше трёх месяцев. Эти суммы — первые кандидаты на претензионную работу и на проверку по сроку исковой давности.

Второй удобный приём — вывести долг в разрезе ответственных менеджеров или подразделений, если эти реквизиты заполняются в договорах. Тогда универсальный отчёт показывает, за каким сотрудником закреплены самые крупные неоплаченные суммы.

Быстро посмотреть долг одного контрагента

Если задача простая — узнать сальдо по одному клиенту прямо сейчас, не обязательно открывать полноценный отчёт.

• Откройте список Справочники → Контрагенты и найдите нужного по названию или ИНН.
• Войдите в карточку контрагента — в ней есть ссылки на связанные документы и расчёты, через которые можно перейти к движениям по нему.
• Либо постройте ОСВ по счёту 62 (или 60) и в поле отбора укажите этого контрагента — отчёт покажет только его строку.

Для разовой проверки быстрее всего именно ОСВ по счёту с отбором по контрагенту: одно поле, одна цифра сальдо. Карточка счёта понадобится, когда нужна не сумма, а расшифровка — какие именно документы не закрыты.

Что сделать, если долг в 1С не сходится

Прежде чем звонить контрагенту, стоит проверить собственный учёт — почти все расхождения живут здесь.

• Непроведённые документы. Поступление или реализация сохранены, но не проведены — проводок нет, долг не изменился. Проверьте журнал документов на значок непроведённого.
• Оплата привязана не к тому договору. В поступлении на расчётный счёт указан один договор, в реализации — другой. По одному договору висит переплата, по другому — долг.
• Не выполнен зачёт аванса. Аванс на 62.02 не зачёлся в счёт отгрузки. Помогает регламентная операция Зачёт авансов в закрытии месяца или ручной документ корректировки долга.
• Разные счета учёта. В одном документе расчёты ведутся на 62.01, в другом — на 76. Отчёт по 62 покажет не всё.
• Период отчёта. Долг «пропал», потому что в отчёте стоит период, в котором нужной операции ещё не было.

Частые вопросы