Проверка задолженности контрагентов в 1С Бухгалтерии

Долг контрагента в 1С — это сальдо по счёту расчётов. Дебиторка (нам должны) — дебетовое сальдо по счёту 62 и 76; кредиторка (должны мы) — кредитовое сальдо по счёту 60 и 76. Чтобы увидеть сумму за минуту, откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выберите счёт 62 или 60.

Если нужен долг по одному покупателю или поставщику — удобнее карточка счёта: она разворачивает каждый документ, из которого сложилась сумма. Для сверки с контрагентом подойдёт акт сверки, а для контроля «кто просрочил» — отчёт по срокам задолженности.

Ниже — все рабочие способы: от быстрого взгляда на общую сумму до разбора, из каких отгрузок и оплат долг собрался.

Где в учёте «живут» долги: какие счета смотреть

Прежде чем открывать отчёты, определитесь со счётом. Расчёты с контрагентами в 1С:Бухгалтерии 3.0 разнесены по субсчетам, и путать их — главный источник ошибок.

• 📘 62.01 — задолженность покупателей за отгруженное. Дебетовое сальдо = покупатель должен вам.
• 📘 62.02 — авансы, полученные от покупателей. Кредитовое сальдо = вы должны отгрузить.
• 📗 60.01 — задолженность перед поставщиками за полученное. Кредитовое сальдо = вы должны поставщику.
• 📗 60.02 — авансы, выданные поставщикам. Дебетовое сальдо = поставщик должен вам поставку.
• 📙 76 — прочие расчёты (аренда, претензии, депозиты, расчёты с разными дебиторами и кредиторами).

Логика простая: дебет — это то, что причитается вам, кредит — то, что причитается контрагенту. Поэтому дебиторку по покупателям ищут в дебете 62, а невыполненные поставки по выданным авансам — в дебете 60.02.

У счетов расчётов три уровня аналитики (субконто): Контрагенты, Договоры и Документы расчётов с контрагентом. Последний уровень и позволяет 1С показать долг не общей цифрой, а в разрезе конкретных отгрузок и оплат — именно поэтому в карточке счёта видно, какая накладная осталась неоплаченной.

Если не знаете, с какого отчёта начать, выбирайте по задаче:

Долг по одному контрагенту: карточка счёта

Карточка счёта — самый наглядный отчёт, когда вопрос стоит «сколько конкретно должен вот этот покупатель и откуда взялась сумма».

1. Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Карточка счёта.
2. В поле счёта укажите 62 (или 60, 76).
3. Задайте период. Для текущего долга берите период с начала работы с контрагентом или с начала года — тогда увидите входящее сальдо.
4. Нажмите Показать настройки и на вкладке отбора добавьте условие: Контрагенты равно нужному контрагенту. При необходимости добавьте отбор по договору.
5. Сформируйте отчёт.

Карточка покажет каждую операцию построчно: отгрузку, оплату, зачёт аванса — с датами и документами. Последняя строка «Сальдо на конец» и есть текущий долг. Дебетовый остаток по 62 — покупатель должен вам; кредитовый по 60 — вы должны поставщику.

Двойной щелчок по строке открывает сам документ. Это удобно, когда нужно понять, какая именно накладная осталась неоплаченной.

Чтобы увидеть долг в разрезе отгрузок, в настройках карточки на вкладке группировки добавьте субконто Документы расчётов с контрагентом. Тогда вместо одной свёрнутой суммы по контрагенту получите список: по какому документу поступления или реализации долг закрыт, а по какому ещё висит. Это тот же механизм, по которому программа зачитывает оплаты в оплату конкретных накладных.

Период стоит брать с запасом назад. Если входящее сальдо отображается без документа-основания, значит долг возник раньше начала выбранного периода — расширьте диапазон до даты первой операции с контрагентом.

Общая картина: оборотно-сальдовая ведомость по счёту

Когда нужно увидеть долги сразу по всем контрагентам, формируйте оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ).

1. Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Счёт — 62 для покупателей или 60 для поставщиков.
3. Период — обычно с начала года по текущую дату.
4. В настройках на вкладке Группировка оставьте субконто Контрагенты (при желании добавьте Договоры).
5. Сформируйте.

Каждая строка — контрагент. Колонки «Сальдо на начало» и «Сальдо на конец» делятся на дебет и кредит:

Обратите внимание на развёрнутое сальдо. Если у контрагента есть и долг, и аванс по разным договорам, итоговая цифра может их свернуть. Чтобы видеть обе суммы, в настройках ОСВ включите флажок Развёрнутое сальдо — тогда долг и переплата покажутся раздельно.

Из ОСВ двойным щелчком по контрагенту проваливаетесь в карточку счёта по нему — это связка «общая сумма → расшифровка».

Частая ситуация: по контрагенту одновременно и долг, и переплата. Так бывает, когда оплата попала не на тот договор или аванс не зачёлся в счёт отгрузки. Развёрнутое сальдо покажет обе суммы, а для их зачёта используют документ Корректировка долга (Покупки или Продажи → Корректировка долга) с видом операции «Зачёт авансов» или «Перенос задолженности». После проведения сальдо свернётся в реальную цифру.

Отчёты по расчётам в разделе «Руководителю»

Для контроля задолженности в 1С:Бухгалтерии есть готовые управленческие отчёты, где не нужно разбираться со счетами и субсчетами.

Откройте раздел Руководителю — там собраны блоки по дебиторской и кредиторской задолженности. Отчёты строятся теми же данными счетов 62 и 60, но сразу показывают суммы по контрагентам в понятном виде, без бухгалтерской терминологии.

• 📊 Дебиторская задолженность — список тех, кто должен вам, от большей суммы к меньшей.
• 📊 Кредиторская задолженность — кому должны вы.
• 📊 Разбивка по срокам — сколько долга «свежего», а сколько висит давно.

Эти отчёты удобны для планёрки: их можно вывести на монитор руководителя и обновлять раз в день, не формируя стандартную оборотку вручную.

Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом

Отчёты показывают долг с вашей стороны. Но контрагент ведёт свой учёт, и его данные могут расходиться с вашими. Чтобы сверить цифры официально, используют акт сверки.

1. Откройте Покупки → Акт сверки расчётов (для поставщиков) или Продажи → Акт сверки расчётов (для покупателей).
2. Создайте новый документ, выберите контрагента и период.
3. Укажите счета учёта — по умолчанию подставляются 60, 62, 76. При необходимости снимите лишние.
4. Нажмите Заполнить → Заполнить по данным организации. Таблица слева заполнится вашими оборотами.
5. На вкладке По данным контрагента можно вручную внести его данные, когда получите его экземпляр, — программа подсветит расхождение.
6. Распечатайте или выгрузите акт из команды Печать.

Акт сверки не делает проводок — это внешний документ для подписи обеими сторонами. Его задача — зафиксировать согласованную сумму долга на дату.

Как найти просроченную дебиторскую задолженность

Общая сумма долга мало что говорит, если не видно сроков. Долг недельной давности и долг на полгода — разные риски.

Чтобы отделить просрочку, работают с договорами, где заданы сроки оплаты, и со специализированным отчётом по срокам задолженности в разделе Руководителю.

• Отчёт по срокам разбивает дебиторку на интервалы: например, до 30 дней, 30–60, 60–90, свыше 90 дней. Границы интервалов настраиваются в параметрах отчёта.
• Чтобы программа понимала, что считать просрочкой, в договоре или в документе реализации должен быть указан срок оплаты. Без него весь долг попадёт в «текущий».
• Если сроки в договорах не ведутся, ориентируйтесь по дате отгрузки: сортируйте карточку счёта 62 по датам и смотрите самые старые неоплаченные строки.

Практический приём: сформируйте ОСВ по 62 с группировкой по контрагентам и документам расчётов, затем отсортируйте по дате документа. Самые ранние неоплаченные реализации окажутся вверху — это и есть кандидаты в просрочку. Для разовой задачи «кому звонить сегодня» этого достаточно, даже без настроенных интервалов.

Срок исковой давности по долгу — три года с даты, когда оплата должна была поступить. Старые неоплаченные отгрузки имеет смысл отслеживать отдельно: по истечении давности дебиторку либо взыскивают через суд, либо списывают как безнадёжную.

Регулярный контроль долгов и напоминания

Долги удобнее не «ловить» в конце квартала, а держать под контролем постоянно. В 1С для этого есть несколько инструментов.

Напоминания. К любому контрагенту, договору или документу можно привязать напоминание: откройте карточку объекта и в контекстном меню (или командной панели) найдите команду создания напоминания. Задайте дату — например, день, когда покупатель обещал оплатить. Все напоминания собираются в общем списке по кнопке с колокольчиком и всплывают в заданную дату, пока вы их не отметите выполненными.

Регулярная сверка. Раз в месяц формируйте ОСВ по 62 и 60 с развёрнутым сальдо и пробегайтесь по контрагентам с крупным и старым долгом. Это 10 минут, которые не дают дебиторке вырасти незаметно.

Выгрузка для рассылки. Любой отчёт по долгам выгружается в Excel кнопкой Сохранить (значок дискеты или меню печати). Выгруженный список удобно использовать как основу для писем-напоминаний должникам.

Монитор руководителя. Отчёты раздела Руководителю можно оставить открытыми как панель показателей и обновлять по кнопке. Для собственника это быстрый срез: общая дебиторка, крупнейшие должники, динамика за месяц — без обращения к бухгалтеру.

Для более плотного контроля — с автоматическими статусами заказов и блокировкой отгрузки должникам — используют конфигурации «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация», где управление дебиторкой вынесено в отдельный блок. В «Бухгалтерии» же задача решается регулярной сверкой, напоминаниями и выгрузкой отчётов по срокам.

Частые вопросы