Где в 1С увидеть должность сотрудника: карточка, штатка, кадровые документы и отчёты

Текущую должность сотрудника быстрее всего увидеть в его карточке: Кадры → Сотрудники в 1С ЗУП или Зарплата и кадры → Сотрудники в 1С Бухгалтерии. Должность там подставляется автоматически из последнего кадрового документа и показывается в блоке с текущими данными о работе.

Если нужна не одна карточка, а картина целиком — смотрите штатное расписание, кадровые отчёты или справочник Должности. А когда должность вообще не отображается, причина почти всегда в одном из двух: по сотруднику не проведён приём на работу либо у пользователя нет прав на кадровый блок.

Разберём каждый способ по порядку: от карточки одного человека до отчёта по всему штату, с путями меню для 1С ЗУП 3.1 , Бухгалтерии 3.0 и Управления торговлей 11.

Где в карточке сотрудника видна текущая должность

Начните с различия, на котором спотыкаются чаще всего. В 1С есть две разные карточки:

• 👤 Физическое лицо (Кадры → Физические лица) — хранит персональные данные: ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес. Должности здесь нет и быть не может: один человек может работать на нескольких позициях или в разных организациях.
• 💼 Сотрудник (Кадры → Сотрудники) — это связка «человек + место работы». Именно у сотрудника есть должность, подразделение, вид занятости и оклад.

Поэтому искать должность надо в карточке сотрудника, а не физлица. Откройте список Сотрудники, найдите нужного по фамилии и дважды щёлкните по строке.

Текущая должность видна прямо в шапке или в блоке «Главное» карточки — в поле Должность. Рядом обычно стоит подразделение и дата приёма. Это поле не редактируется вручную: оно подтягивается из кадрового документа, а не вводится в самой карточке. Чтобы изменить должность, нужен кадровый перевод, а не правка поля.

Должности в штатном расписании и справочнике

Когда интересует не конкретный человек, а список всех должностей компании, есть два источника.

Справочник должностей. Это перечень наименований, из которого выбирают должность при оформлении сотрудников. В 1С ЗУП он открывается через Настройка → Должности, в 1С Бухгалтерии — через Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности. Здесь видно название, но не то, кто на этой должности работает — справочник отвечает на вопрос «какие должности вообще заведены в базе».

Штатное расписание. Если в 1С ЗУП включено его ведение (Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания), откройте Кадры → Штатное расписание. Штатка показывает позиции: должность плюс подразделение, количество ставок, оклад и надбавки по каждой позиции. Это ответ на вопрос «какие должности предусмотрены и сколько ставок на каждой».

Разница между тремя объектами коротко:

Каждая позиция штатного расписания — это пара «подразделение + должность» с набором плановых начислений. Открыв позицию, вы увидите не только название должности, но и сколько ставок по ней предусмотрено, сколько занято и кто именно их занимает. В 1С ЗУП позицию можно раскрыть и посмотреть «вилку» оклада, если ведётся учёт разрядов и категорий.

Как найти всех сотрудников на одной должности

Обратная задача — не «какая должность у человека», а «кто работает бухгалтером». Прямого поля «сотрудники» в справочнике должностей нет, поэтому идут от списка сотрудников:

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Включите колонку Должность через Ещё → Изменить форму, если её не видно.
3. Щёлкните заголовок колонки Должность — список отсортируется, и люди с одной должностью встанут рядом. Либо примените отбор: Ещё → Настроить список, условие по полю должности.

Так вы за пару кликов соберёте всех, кто занимает нужную позицию, без построения отдельного отчёта.

Как увидеть должность по кадровым документам и за прошлые периоды

Поле Должность в карточке показывает текущее значение на сегодня. А если нужна должность на конкретную дату в прошлом или вся история назначений, идите в кадровые документы — именно они и формируют должность сотрудника.

Назначают и меняют должность эти документы:

1. Приём на работу — задаёт первую должность при оформлении.
2. Кадровый перевод — меняет должность, подразделение или оклад.
3. Увольнение — закрывает трудовые отношения (должность при этом остаётся в истории).

Все три лежат в одном журнале. В 1С ЗУП это Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, в 1С Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Кадровые документы. Отфильтруйте список по сотруднику (поле поиска или фильтр по колонке) и откройте нужный документ — в нём будет должность, которую он установил, и дата, с которой она действует.

Чтобы быстро увидеть всю цепочку назначений одного человека, откройте его карточку и перейдите по ссылке Кадровая история или История изменений — 1С покажет, кем и с какого числа работал сотрудник. Так вы восстановите должность на любую прошедшую дату, а не только текущую.

Такой подход выручает в споре о фактической должности: человек утверждает одно, а в базе может стоять другое, если перевод не оформили документом. В 1С источник истины — проведённый кадровый документ, а не устная договорённость. Если расхождение нашлось, правят не поле в карточке, а создают недостающий или корректирующий кадровый документ нужной датой.

Отчёты, где должности всех сотрудников видны списком

Открывать карточки по одной — долго, если людей десятки. Для сводной картины есть кадровые отчёты. В 1С ЗУП они собраны в разделе Кадры → Кадровые отчёты, в 1С Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам.

По должностям удобны:

• 📋 Штатная расстановка — кто на какой позиции сейчас работает: сотрудник, должность, подразделение, занятая ставка. Самый прямой ответ на вопрос «у кого какая должность».
• 📊 Личные данные сотрудников — сводная таблица по персоналу; в настройке отчёта можно вывести колонку с должностью.
• 📈 Движение кадров — приёмы, переводы и увольнения за период, с указанием должностей.

Почти любой кадровый отчёт в 1С настраивается. Нажмите Настройки (или Ещё → Прочее → Изменить вариант отчёта), добавьте должность в состав колонок или в группировку — и получите разрез именно под свою задачу. Отчёт можно построить на нужную дату, чтобы увидеть должности на начало года или на любой прошедший день.

Чем отличается просмотр должности в разных конфигурациях

Логика одна во всех конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси», но путь к должности и глубина кадрового учёта разные.

По 1С Управление торговлей 11 важная оговорка: это не кадровая программа. Расчёта зарплаты и кадрового делопроизводства в ней нет. Должность у сотрудника может быть заполнена как обычный реквизит — её используют для структуры предприятия и настройки прав доступа, а не для расчётов. Поэтому там, где в ЗУП целый документ «Приём на работу», в 1С Управление торговлей должность просто указывается в карточке сотрудника. Смотреть её логично прямо в этой карточке.

В 1С ERP и Комплексной автоматизации, если подключён зарплатный блок, кадровый учёт устроен практически как в ЗУП: там тоже есть штатное расписание, кадровые документы и те же кадровые отчёты. Пути отличаются названием раздела, но логика поиска должности та же — карточка сотрудника, документы, отчёты.

Если ведёте зарплату и кадры в 1С ЗУП, а бухгалтерию в 1С Бухгалтерии через синхронизацию, помните: источником должностей считается ЗУП. В 1С Бухгалтерию они приходят обменом, и менять их вручную в бухгалтерской базе не нужно — при следующей синхронизации правка слетит.

Почему должность не отображается и при чём тут права

Если поле должности пустое или сотрудника вообще не видно в списке, причина обычно в одной из трёх.

Нет прав на кадровый блок. У пользователя роль только для расчёта или для бухгалтерии без кадров — тогда раздел Кадры и должности в карточках скрыты. Права смотрит и меняет администратор базы в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи: нужно открыть профиль пользователя и проверить, включена ли группа доступа с кадровыми правами. Рядовой пользователь свои права не расширит — это делает администратор.

Поле скрыто настройкой формы. Должность есть, но колонку или поле убрали из формы. Верните через Ещё → Изменить форму — настройка формы у каждого пользователя своя, поэтому у коллеги поле может быть видно, а у вас нет.

Документ не проведён. Самый частый случай: приём или перевод записан, но не проведён, поэтому движения по кадрам не сформированы и должность не подхватилась. Проверьте статус документа в журнале и проведите его.

Частые вопросы