Анализ экономии затрат в 1С: план, факт и резервы

Экономию в 1С показывает отчёт, который сравнивает по одной статье затрат две цифры: сколько планировали потратить и сколько потратили на самом деле. Разница в пользу факта — потратили меньше плана — это и есть экономия. Где посмотреть такой отчёт, зависит от конфигурации.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации есть подсистема бюджетирования с готовым план-фактным анализом — там экономия видна в колонке отклонений. В Бухгалтерии предприятия плановых сумм нет, поэтому экономию собирают сравнением периодов: сколько ушло на затратные счета в этом месяце против прошлого.

Разберём оба пути — готовый бюджетный анализ в старших конфигурациях и ручную сборку в Бухгалтерии, — а заодно настройку статей, чтение отклонений и авторассылку отчётов директору.

Что в 1С называют экономией и откуда берутся цифры

Слово «экономия» в учёте всегда означает разницу двух величин. Какие это величины — зависит от того, вели вы план или нет.

• 💰 План и факт. Есть утверждённый бюджет расходов. Экономия = план минус факт по затратной статье. Так считают в конфигурациях с бюджетированием.
• 📆 Период к периоду. Плана нет. Экономию понимают как снижение расходов относительно прошлого месяца, квартала или года. Так считают в Бухгалтерии.
• 📊 Факт к нормативу. Для производства — отклонение фактической себестоимости от плановой (нормативной) калькуляции.

Сами цифры факта в любом случае берутся из проведённых документов — поступлений, актов, начислений зарплаты, списаний материалов. Плановые суммы вводятся отдельно: либо документами бюджета в ERP, либо вручную, если план вы держите в таблице.

Экономия в ERP и Комплексной автоматизации: план-факт

Здесь план-фактный анализ встроен в подсистему бюджетирования. Логика такая: вы один раз описываете модель бюджета, вносите плановые суммы, а факт программа подтягивает из оперативных документов сама.

Порядок работы:

1. В разделе бюджетирования и планирования создайте модель бюджетирования — это набор правил: какие статьи, по каким аналитикам (подразделение, направление) и за какой период планируете.
2. Заведите виды бюджетов и статьи бюджетов. Статья — это строка расходов: аренда, ФОТ, материалы, реклама.
3. Внесите плановые суммы документами бюджета (экземплярами бюджета) на нужный период.
4. Факт накапливается автоматически по мере проведения поступлений, актов и прочих документов — отдельно его вводить не нужно.
5. Сформируйте отчёт «План-фактный анализ бюджетов» (в некоторых релизах — «Исполнение бюджета»). В нём по каждой статье видны три значения: план, факт и отклонение.

Отклонение по расходной статье со знаком «факт меньше плана» — это и есть экономия. По доходам всё наоборот: экономией там не пахнет, превышение факта над планом — это хорошо, а недобор — плохо. Отчёт обычно подсвечивает благоприятные и неблагоприятные отклонения разным цветом, но на знак смотрите внимательно.

В Комплексной автоматизации набор возможностей бюджетирования скромнее, чем в ERP, но базовый план-фактный отчёт по статьям там тоже есть и работает по той же схеме.

Удобство бюджетного отчёта в том, что он собирает экономию сразу в нужных разрезах: по подразделениям, направлениям, проектам. Руководителю не придётся вручную складывать расходы — программа покажет, какое подразделение уложилось в бюджет, а какое вышло за рамки. Для этого достаточно один раз привязать статьи к аналитикам при настройке модели.

Как увидеть экономию в Бухгалтерии предприятия

В Бухгалтерии предприятия (БП 3.0) подсистемы бюджетирования нет. Плановых сумм программа не хранит, поэтому прямого отчёта «план-факт» вы не найдёте. Экономию здесь собирают сравнением фактических расходов двух периодов.

Основной инструмент — затратные счета:

• 🏭 20, 23, 25, 26 — производство и общехозяйственные расходы;
• 🛒 44 — расходы на продажу (торговля, услуги);
• 📉 91.02 — прочие расходы.

Как посмотреть динамику расходов:

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите затратный счёт (например, 26), задайте период — текущий месяц.
2. Сформируйте тот же отчёт за прошлый месяц или аналогичный месяц прошлого года.
3. Сравните обороты по дебету: снижение — экономия, рост — перерасход.

Чтобы увидеть расходы в разрезе статей, а не одной суммой, добавьте группировку. В настройках оборотно-сальдовой ведомости включите детализацию по субконто «Статьи затрат» — тогда аренда, зарплата, амортизация и прочее разложатся по строкам. Отчёт Отчёты → Анализ счёта покажет то же самое с разбивкой по корреспондирующим счетам.

Для взгляда «одним экраном» в Бухгалтерии есть раздел «Руководителю» с управленческими показателями — доходы, расходы, прибыль, остатки денег. Он удобен для быстрой оценки, но для построчного анализа экономии всё равно нужны оборотно-сальдовая ведомость и анализ счёта.

Настройка отчёта под свои статьи затрат

Готовый отчёт редко показывает ровно то, что нужно руководителю. Настройте его под свою структуру расходов — один раз, а потом сохраните.

Что обычно меняют:

• Период. Сравниваемые интервалы должны быть одинаковой длины: месяц с месяцем, квартал с кварталом. Сравнивать полный месяц с неполным бессмысленно.
• Группировки (строки). По статьям затрат, по подразделениям, по направлениям деятельности. В план-фактном отчёте ERP — по статьям и аналитикам бюджета.
• Отборы. Оставьте только интересующие статьи или одно подразделение, чтобы отчёт не был на сто строк.
• Показатели (колонки). В бюджетном отчёте включите вывод отклонения в абсолютных суммах и в процентах — так экономия читается нагляднее.

После настройки сохраните вариант через кнопку сохранения настроек в командной панели отчёта — в следующий раз откроете готовый. В бюджетных отчётах ERP настройки хранятся как варианты отчёта и доступны всем, кому открыт раздел.

Как читать отчёт и находить скрытые резервы

Цифры собрали — теперь их нужно прочитать. Смотреть только на итог «потратили меньше» недостаточно: важно понять, за счёт чего.

На что обращать внимание:

1. Абсолютное и относительное отклонение. Экономия 50 000 ₽ на статье в миллион — это 5%, мелочь. Те же 50 000 ₽ на статье в 100 000 ₽ — половина, повод разобраться.
2. Знак по типу статьи. На расходах «факт < план» — хорошо. На доходах — наоборот. Не радуйтесь экономии, если это недополученная выручка.
3. Причина экономии. Снижение расходов бывает полезным (нашли поставщика дешевле) и тревожным (не закупили сырьё — встанет производство). Отчёт причину не покажет, её ищут в документах по статье.

Скрытые резервы — это статьи, где фактически тратят больше необходимого, но на фоне общего плана это незаметно. Чтобы их найти, разложите крупную статью на детали: расшифруйте оборот двойным щелчком по сумме и посмотрите, какие именно документы её сформировали. Часто обнаруживается, что одна-две операции тянут всю статью вверх — и именно с ними стоит разбираться.

Полезный приём — смотреть не на одну дату, а на тренд за несколько периодов. Статья, которая каждый месяц немного растёт, опаснее разовой переплаты: разовую легко объяснить, а устойчивый рост означает, что процесс дорожает и резерв утекает постоянно. Для этого в оборотно-сальдовой ведомости включите периодичность вывода — помесячно внутри квартала — и смотрите динамику в одной таблице.

Отдельно стоит пересчитать экономию «на объём». Если вы произвели меньше продукции, чем планировали, то и материалов ушло меньше — но это не экономия, а падение объёмов. Корректную картину даёт гибкий бюджет: плановые нормы умножают на фактический выпуск и уже потом сравнивают с фактом.

Частые ошибки при анализе экономии

Эти ошибки искажают картину сильнее, чем кажется — из-за них компания то радуется мнимой экономии, то ищет несуществующий перерасход.

• ❌ Сравнивают разные базы. План по методу начисления против факта по оплате. Экономия выходит дутой: расход начислен, но ещё не оплачен.
• ❌ Берут несопоставимые периоды. Полный прошлый месяц против неполного текущего. Пока месяц не закрыт, факт всегда меньше — это не экономия.
• ❌ Не учитывают незакрытые документы. Поступления есть, а акты ещё не проведены — затраты «спрятаны» и всплывут позже.
• ❌ Путают экономию и падение объёмов. Потратили меньше, потому что меньше произвели. Без пересчёта на объём это выглядит как достижение.
• ❌ Смешивают суммы с НДС и без. Классический источник ложной экономии в 15–18% на ровном месте.

Автоматическая рассылка отчётов руководству

Чтобы не формировать отчёт вручную каждый месяц, настройте автоматическую рассылку — программа сама соберёт нужный отчёт по расписанию и отправит его на почту.

Что для этого нужно:

1. Настройте в программе учётную запись электронной почты, от имени которой пойдёт отправка (раздел настроек органайзера или почты).
2. Включите и откройте механизм «Рассылки отчётов» в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
3. Создайте рассылку: выберите отчёт (оборотно-сальдовую ведомость, анализ счёта или бюджетный отчёт), его сохранённый вариант настроек, формат файла (PDF или Excel) и список получателей.
4. Задайте расписание — например, первого числа каждого месяца.

Рассылка работает как регламентное задание. В файловой базе отправка идёт, только когда сеанс 1С запущен; в клиент-серверной — по расписанию на сервере, даже если никто не вошёл в программу.