Сотрудники с инвалидностью в ЗУП 3.1: где хранятся данные, как собрать список и проверить льготы

Посмотреть инвалидов в 1С ЗУП 3.1 проще всего через отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Списки сотрудников: в его настройках добавьте отбор по полю инвалидности, и программа покажет всех, у кого в карточке есть действующая запись об инвалидности. Источник этих данных один — ссылка «Инвалидность» в карточке сотрудника. Если запись не заведена, ни отчёт по инвалидам, ни льготы по взносам и НДФЛ работать не будут.

Запись нужна и для других задач: расчёта квоты, заполнения ЕФС-1, контроля вычетов и сокращённого рабочего времени. Поэтому её стоит вести аккуратно, с датами и реквизитами справки.

Где в карточке сотрудника хранятся сведения об инвалидности

В ЗУП 3.1 инвалидность относится к физическому лицу, а не к должности или договору. Сведения ведутся как история: у каждой записи есть дата, с которой она действует. Это позволяет программе знать, был ли человек инвалидом в конкретном месяце.

Как ввести запись

1. Откройте Кадры → Сотрудники и дважды щёлкните по сотруднику.
2. В карточке найдите ссылку «Инвалидность» — она расположена среди ссылок на личные данные (рядом с документами, адресами, сведениями о гражданстве).
3. Нажмите «Добавить» или «Создать» в открывшейся форме истории.
4. Заполните:
   • 📅 дату, с которой действуют сведения (дата установления инвалидности по справке МСЭ, но не раньше даты приёма);
   • ✅ флажок «Инвалид»;
   • 🔢 группу инвалидности — I, II или III;
   • 📄 реквизиты справки МСЭ: серию, номер, дату выдачи и срок, до которого установлена инвалидность.
5. Сохраните запись и закройте форму.

Как снять инвалидность

Старую запись не удаляйте. Добавьте новую с датой окончания инвалидности и снятым флажком «Инвалид». Так в истории сохранится период, за который льготы применялись законно, и пересчёт прошлых месяцев не сломается.

Отчёт по инвалидам в 1С 8.3 ЗУП через «Списки сотрудников»

Отдельной кнопки «Показать инвалидов» в ЗУП нет. Её роль выполняет универсальный кадровый отчёт со своими отборами. Его один раз настраивают и сохраняют как вариант.

Настройка отчёта

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Списки сотрудников.
2. Укажите дату, на которую нужен список. Отчёт показывает состояние на эту дату: если инвалидность установлена позже, человек в список не попадёт.
3. Нажмите «Настройки» и переключитесь на расширенный вид настроек.
4. На вкладке отборов добавьте новое условие. В списке полей воспользуйтесь строкой поиска и введите «инвалид» — программа покажет поля, связанные с инвалидностью (признак и группа).
5. Для признака инвалидности поставьте условие «Равно» и значение «Да».
6. На вкладке полей добавьте в колонки группу инвалидности и, если нужно, срок действия справки.
7. Сформируйте отчёт и сохраните настройку через «Сохранить вариант отчета », назвав его, например, «Инвалиды — действующие».

Теперь, чтобы в 1С ЗУП посмотреть инвалидов, достаточно открыть отчёт, выбрать сохранённый вариант и поставить дату.

Полезные варианты одного отчёта

Альтернативный способ — прямой просмотр регистра

Если нужен полный журнал записей с датами (кто, когда, на основании какой справки), откройте список регистра сведений через «Все функции». Команду сначала включают: Сервис и настройки → Параметры → Отображать команду «Все функции». Затем в разделе регистров сведений найдите регистр, в названии которого есть «Инвалидность».

Этот способ показывает и уже закрытые записи. Обычный отчёт «Списки сотрудников» их не покажет, потому что смотрит состояние на одну дату.

Численность инвалидов для квоты и ЕФС-1

Работодателям с численностью более 100 человек субъект РФ устанавливает квоту для приёма инвалидов от 2 до 4% среднесписочной численности. Для организаций от 35 до 100 человек регион вправе установить квоту не выше 3%. Так сказано в статье 21 закона № 181-ФЗ.

Значит, бухгалтеру и кадровику нужны две цифры: среднесписочная численность и число работающих инвалидов.

Откуда взять среднесписочную численность

Отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Среднесписочная численность считает показатель за выбранный период по правилам статистики. Он учитывает внутренних совместителей, декретниц и неполное время, поэтому ручной подсчёт по табелю почти всегда расходится с ним.

Расчёт квоты на примере

Допустим, среднесписочная численность — 180 человек, регион установил квоту 2%.

• 180 × 2% = 3,6 места.
• Если региональные правила предписывают отбрасывать дробную часть, квота — 3 рабочих места.
• В отчёте «Инвалиды — действующие» 2 человека. Не хватает одного места.

ЕФС-1 и взносы на травматизм

В подразделе ЕФС-1 о взносах на травматизм есть показатель численности работающих инвалидов. ЗУП заполняет его сам при формировании отчёта, опираясь на те же записи в карточках. Если цифра в отчёте не совпадает с вашим списком, причина почти всегда в датах записей об инвалидности.

Проверка льгот: вычеты НДФЛ и взносы для сотрудников-инвалидов

Правильная запись в карточке — только половина дела. Часть льгот применяется автоматически, часть требует отдельного документа.

Взносы на травматизм — автоматически

Для выплат работникам-инвалидам I, II и III групп взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний уплачиваются в размере 60% от установленного тарифа. ЗУП применяет льготу сам, если в месяце начисления у сотрудника действует запись об инвалидности.

Пример: тариф организации — 0,2%, зарплата сотрудника-инвалида — 50 000 руб.

• Полный тариф: 50 000 × 0,2% = 100 руб.
• С льготой: 0,2% × 60% = 0,12%, то есть 50 000 × 0,12% = 60 руб.

Проверить расчёт можно отчётом Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам → Анализ взносов в фонды. Отфильтруйте его по сотрудникам из списка инвалидов и посмотрите колонку взносов на травматизм. Сумма должна быть меньше, чем у коллег с той же зарплатой.

Стандартный вычет по НДФЛ — только по заявлению

Вычет программа сама не назначит. Его вводят отдельно: в карточке сотрудника по ссылке, связанной с налогом на доходы, создайте заявление на стандартный вычет и выберите код.

Инвалиды III группы (если они не относятся к особым категориям) права на личный стандартный вычет 500 руб. не имеют. Вычет даётся на основании заявления и копии справки МСЭ.

Материальная помощь

Матпомощь до 4 000 руб. в год не облагается НДФЛ любому сотруднику, отдельной «инвалидной» льготы здесь нет. Если вы видите в расчётном листке НДФЛ с небольшой матпомощи инвалиду, проверьте, не исчерпан ли годовой лимит другими выплатами.

Сокращённое рабочее время и отпуск инвалидов в ЗУП

Отчёт по инвалидам полезно сверять не только с бухгалтерией, но и с графиками работы. Здесь чаще всего находятся нарушения, которые выявляет трудовая инспекция.

Рабочее время

Для инвалидов I и II групп рабочее время сокращают до 35 часов в неделю с сохранением полной оплаты (статья 92 ТК РФ). В ЗУП для этого:

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и создайте график на 35 часов в неделю, например 7 часов при пятидневке.
2. Назначьте график кадровым переводом или документом изменения графика с даты, указанной в справке.
3. В документе перевода проверьте, что оклад указан полный. При неполном рабочем времени программа уменьшила бы оплату пропорционально, а при сокращённом — нет.

Ежегодный отпуск

Работающим инвалидам положен ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (статья 23 закона № 181-ФЗ). Стандартный основной отпуск в ЗУП — 28 дней, поэтому:

• либо увеличьте количество дней основного отпуска в кадровом документе сотрудника (в разделе отпусков при приёме или переводе);
• либо назначьте ему дополнительный отпуск на 2 дня, если так удобнее для отчётности.

Проверить итог можно отчётом об остатках отпусков: у сотрудника-инвалида годовое право должно быть не меньше 30 дней.

Сведения для центра занятости о квоте

Единой регламентированной формы «отчёт о квотировании» для всех регионов в ЗУП нет. Работодатели передают сведения о выполнении квоты и созданных местах в службу занятости через портал «Работа в России». Срок и состав показателей зависят от правил региона.

Из ЗУП для этого берут:

• 📊 среднесписочную численность за период — из одноимённого отчёта;
• 👥 количество работающих инвалидов — из сохранённого варианта «Списков сотрудников»;
• 🗂 перечень вакансий, выделенных под квоту, — его в ЗУП обычно не ведут, его хранят в кадровой службе отдельно.

Удобный приём: сохраните вариант «Списков сотрудников» с колонками ФИО, должность, подразделение, группа и дата начала инвалидности. Выгруженная таблица отвечает на большинство запросов центра занятости, и её не нужно собирать руками.

Частые ошибки при учёте инвалидов в 1С

Ещё две ошибки, которые встречаются при переходе с других программ:

• ❌ Сведения об инвалидности перенесли только в справочник физлиц как текст в поле «Комментарий». Такая запись не влияет ни на отчёты, ни на взносы.
• ❌ При загрузке из ЗУП 2.5 или файлов Excel дата всех записей стала датой переноса. Льготы за месяцы до переноса программа не применит, и в перерасчётах появятся доначисления.

Частые вопросы