Где найти и как открыть документ инвентаризации в 1С 8.3

Проведённая инвентаризация в «1С:Бухгалтерии 8.3» хранится отдельным документом. Найти его можно в разделе Склад → Инвентаризация товаров — там лежит журнал со всеми проведёнными пересчётами. Открыв документ, вы увидите учётное количество, фактическое и колонку отклонений: именно по ней видно, где излишки, а где недостача.

Ниже — где искать инвентаризацию в разных конфигурациях, как открыть её результаты, какие печатные формы доступны (опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19) и по каким отчётам сверить расхождения. Пути указаны для интерфейса «Такси», платформа 8.3.

В каком журнале лежит проведённая инвентаризация

В «1С:Бухгалтерии 8.3» (БП 3.0) все инвентаризации собраны в одном списке. Откройте его так:

1. На панели разделов слева выберите Склад.
2. В группе команд найдите Инвентаризация товаров.
3. Откроется журнал — список документов с датами, складами и ответственными.

Если документов много, сузьте поиск:

• 📅 отфильтруйте список по периоду — поля дат вверху списка;
• 🏢 выберите нужный склад в колонке фильтра;
• 🔎 введите в строку поиска над таблицей номер документа или фамилию ответственного.

Дата в списке — это дата, на которую зафиксированы фактические остатки. Если вы ищете конкретный пересчёт, ориентируйтесь на неё, а не на дату создания файла.

В журнале видно и состояние каждого документа. Зелёная галочка в первой колонке означает, что документ проведён; серая отметка или её отсутствие — черновик, который ещё не зафиксирован. Для инвентаризации проведение не создаёт проводок, но «закрывает» документ от случайных правок и фиксирует состав данных на дату.

Как открыть документ и прочитать его результаты

Дважды щёлкните строку в журнале — откроется карточка инвентаризации. В ней три важные части.

Шапка. Здесь склад, организация, ответственное лицо и реквизиты приказа о проведении (номер и дата). По ним документ привязывается к конкретному пересчёту.

Табличная часть «Товары». Основной блок. В нём по каждой номенклатуре видно:

• Учётное количество — сколько числится в базе на дату инвентаризации;
• Количество (фактическое) — сколько реально пересчитали и внесли;
• Отклонение — разница между фактом и учётом;
• учётную и фактическую сумму.

Положительное отклонение — излишек, отрицательное — недостача. Строки с отклонением проще найти, если отсортировать таблицу по колонке Отклонение: щёлкните её заголовок, и ненулевые строки соберутся вместе.

Нижняя часть и закладки. Здесь реквизиты инвентаризационной комиссии и основание. Эти данные идут в печатные формы.

Суммы в документе считаются по учётной стоимости номенклатуры — той, по которой товар числится на счёте 41. Поэтому учётная сумма отражает себестоимость, а не цену продажи. Если суммы выглядят неожиданно, проверьте способ оценки запасов в учётной политике: по средней или по ФИФО.

Если табличная часть пустая, значит остатки не были заполнены. Открыть результаты по-прежнему можно, но цифр расхождений не будет — пересчёт по факту не вносили. Учётные остатки заполняются кнопкой Заполнить: документ сверяется с регистром на дату инвентаризации, поэтому задним числом цифры могут отличаться от тех, что были на момент пересчёта.

Какие печатные формы доступны из инвентаризации

Нажмите кнопку Печать в командной панели документа — выпадет список унифицированных форм. Из документа «Инвентаризация товаров» в БП 3.0 печатаются:

Печатную форму ИНВ-3 выдают членам комиссии для пересчёта и подписи. Сличительная ведомость ИНВ-19 — это итог: в неё попадают лишь строки, где факт разошёлся с учётом.

Чтобы в формах были указаны члены комиссии, их состав надо внести в документе до печати — в отдельной форме сведений об инвентаризации (кнопка с данными комиссии в карточке документа). Пустые подписи в описи как раз чаще всего означают, что комиссию не заполнили. Номер и дата приказа ИНВ-22 берутся из тех же реквизитов, поэтому форму приказа удобно печатать той же кнопкой, не заводя отдельный документ.

Любую форму из списка можно выгрузить в Excel или PDF кнопкой Сохранить в окне предпросмотра, а перед печатью — проверить на экране.

Как посмотреть расхождения и сверить остатки

Отклонения видны прямо в документе, но для анализа и сверки с бухгалтерским учётом удобнее отчёты. Документ показывает срез на свою дату, а отчёт даёт движение за период — это разные взгляды на одни и те же остатки.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41. Раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Укажите счёт 41.01, период и склад — получите учётные остатки, с которыми инвентаризация сравнивала факт. Так проверяют, откуда взялось учётное количество в документе.

Отчёт «Остатки товаров». Раздел Склад → Отчёты → Остатки товаров (в зависимости от релиза команда может называться «Остатки и доступность товаров»). Показывает складской остаток на дату — им удобно подтвердить цифры до или после пересчёта.

Сличительная ведомость ИНВ-19. Это и есть основной отчёт по расхождениям: в ней только излишки и недостачи, без строк, где всё сошлось.

Чтобы понять, закрыты ли выявленные расхождения, посмотрите, созданы ли на основании инвентаризации документы оприходования и списания:

1. Откройте инвентаризацию.
2. Нажмите Ещё → Связанные документы (или кнопку со структурой подчинённости).
3. В дереве вы увидите, какие Оприходование товаров и Списание товаров введены на её основании.

Если дочерних документов нет, значит расхождения зафиксированы, но в учёте ещё не отражены — излишки не оприходованы, недостача не списана.

Как результаты инвентаризации попадают в проводки

Когда вы смотрите на расхождения, логичный следующий вопрос — что с ними делать. В БП 3.0 это оформляется двумя документами, которые создаются из открытой инвентаризации кнопкой Создать на основании:

• Оприходование товаров — для излишков;
• Списание товаров — для недостачи.

Они подхватывают строки с отклонениями автоматически, так что вручную переносить номенклатуру не нужно. Проверить проводки готового документа можно кнопкой Дт/Кт (значок с красно-зелёными буквами в командной панели).

Излишки запасов приходуются по справедливой стоимости — такой порядок задаёт ФСБУ 5/2019 «Запасы». Поэтому в документе оприходования стоит проверить цену: по умолчанию 1С подставляет учётную, а не рыночную.

Где лежит инвентаризация в других конфигурациях

Путь и название документа зависят от конфигурации. В учётных программах это «Инвентаризация товаров», в торговых — «Пересчёт товаров».

В УТ 11 и Рознице логика другая: по результатам пересчёта создаются отдельные документы Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров. Сам пересчёт при этом хранит фактические данные и служит основанием. Поэтому, открыв в УТ пересчёт, ищите расхождения в его табличной части, а движения по складу — в созданных на его основании документах.

В «1С:УНФ» инвентаризация ближе к бухгалтерской логике: один документ хранит и пересчёт, и результат, а излишки с недостачами отражаются при его проведении. В «1С:Рознице» пересчёт чаще привязан к конкретному магазину и кассе, поэтому фильтр по складу там особенно важен — без него в списке смешаются пересчёты разных точек.

Права доступа и история изменений инвентаризации

Иногда инвентаризация есть в базе, но пользователь её не видит или видит, но не может открыть. Это вопрос прав доступа.

Настройки прав — в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Доступ к складским документам даёт профиль группы доступа: обычно это «Бухгалтер» или «Кладовщик». Если документа не видно, проверьте:

• входит ли пользователь в группу доступа со складскими правами;
• не ограничен ли доступ по конкретному складу или организации (RLS — ограничение на уровне записей).

Менять права может только пользователь с полными правами или администратор. Если нужный профиль есть, но документа всё равно не видно, проверьте, не выбрана ли в списке другая организация в шапке программы: по умолчанию список показывает документы только текущей организации.

История изменений показывает, кто и когда правил документ. Откройте инвентаризацию и нажмите Ещё → История изменений (функция доступна, если в базе включено ведение истории данных в разделе Администрирование). В окне версий видно автора, дату правки и что изменилось — можно сравнить две версии или вернуть предыдущую.

Так разбираются спорные ситуации: почему в документе одни цифры, а комиссия помнит другие. Версионирование отвечает, кто внёс правку после пересчёта.

Если история изменений недоступна, а узнать автора нужно, помогут две подсказки. Поле Ответственный в шапке показывает, за кем закреплён документ, а колонка Автор в настройках списка (включается через Ещё → Изменить форму) — кто создал запись. Это не заменяет полноценное версионирование, но в простых случаях отвечает на вопрос «чей это документ».

Частые вопросы