Кто и когда исправил документ в 1С:Управление торговлей 11
Содержание
Историю изменений в 1С УТ 11 смотрят в двух местах. Журнал регистрации (НСИ и администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации) показывает, кто и когда записал, провёл или удалил объект. Версии объектов (команда История изменений в меню Ещё формы документа) показывают, что именно поменялось: старое и новое значение каждого поля.
Частое заблуждение: «журнал регистрации покажет, какую цену поменял менеджер». Не покажет. В журнале видно событие «Данные. Изменение», пользователя, компьютер и время, но не сами значения реквизитов. Для аудита изменений по полям нужно заранее включить хранение версий. Без него старое значение задним числом не восстановить, только из резервной копии.
Два механизма истории и чем они отличаются
В типовой УТ нет отдельной подсистемы с названием «Аудит». Под аудитом изменений обычно понимают связку двух штатных механизмов. Первый работает на уровне платформы, второй входит в библиотеку стандартных подсистем, на которой собрана конфигурация.
| Что сравниваем | Журнал регистрации | История изменений (версии объектов) |
|---|---|---|
| Кто ведёт | Платформа 1С:Предприятие 8.3 | Конфигурация УТ 11 |
| Что видно | Событие, пользователь, компьютер, время, ссылка на объект | Полный снимок объекта на момент записи, разница между версиями |
| Нужно ли включать | Обычно уже работает, но уровень могли понизить | Да, по умолчанию выключено |
| Покажет старую цену в строке | Нет | Да |
| Покажет вход в программу, ошибки, удаление | Да | Удаление — нет, вход — нет |
| Где хранится | Файлы журнала рядом с базой или на сервере | Внутри информационной базы |
Отсюда простое правило. Нужно понять, кто трогал документ, — открывайте журнал. Нужно понять, что именно изменили и вернуть прежнее, — смотрите версии. Для разбора спорных ситуаций нужны оба.
Как включить журнал регистрации в 1С УТ
Журнал регистрации пишет события в соответствии с уровнем, который задан для базы. Если уровень понижен до «только ошибки», записи об изменении данных просто не появятся.
Проверить и изменить уровень можно в конфигураторе:
- Запустите базу в режиме
Конфигураторпод пользователем с правами администратора. - Откройте
Администрирование → Настройка журнала регистрации. - Выберите уровень
Регистрировать все события. Изменения данных относятся к информационным событиям, поэтому уровни «только ошибки» и «ошибки и предупреждения» их не сохраняют. - Нажмите
ОК. Новые события начнут записываться сразу, старые не появятся.
Конфигуратор не требует монопольного доступа для смены уровня журнала. Пользователей из базы выгонять не нужно.
В том же окне есть команда сокращения журнала: она удаляет события до указанной даты и может сохранить их в отдельный файл. Если журнал разросся до десятков гигабайт и тормозит при открытии, сначала выгрузите старый период в файл, а уже потом сокращайте.
Сокращение журнала необратимо. Удалённые без выгрузки события восстановить нельзя — если идёт внутренняя проверка или спор с сотрудником, сначала сохраните журнал целиком.
Где лежат файлы журнала
Знать это полезно, когда журнал нужно скопировать для анализа или он повреждён:
- 📁 Файловая база — подпапка
1Cv8Logв каталоге информационной базы. - 🖥 Клиент-серверная база
— каталог
1Cv8Logвнутри папки базы вsrvinfo\reg_1541\<GUID базы>на сервере 1С. - 🗃 Формат: в современных версиях платформы — один файл
1Cv8.lgd; в старом формате — набор файлов.lgfи.lgp.
Как найти нужные события: отборы в журнале регистрации
В пользовательском режиме журнал открывается из НСИ и администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Если раздела не видно, у пользователя не хватает прав: журнал доступен роли с административными правами.
Без отбора журнал за год показывает сотни тысяч строк. Поэтому первым делом нажмите кнопку Установить отбор и сузьте выборку.
Поля отбора, которые реально нужны
- 📅 Период — начните с узкого окна: день, когда заметили ошибку, плюс пару дней до него.
- 👤 Пользователь — один или несколько. Удобно, когда подозреваете конкретного менеджера.
- 🏷 Событие — для истории документов отметьте
Данные. Изменение,Данные. Проведение,Данные. Отмена проведения,Данные. Удаление. Для поиска входов —Сеанс. Начало,Сеанс. Завершение. - 🧩 Метаданные — тип объекта: например,
Документ. Реализация товаров и услугилиСправочник. Номенклатура. - 🔗 Данные — ссылка на конкретный документ или элемент справочника.
- 💻 Компьютер и Приложение — помогают отличить ручную правку от обмена или фонового задания.
- ⚠️ Важность —
ОшибкаиПредупреждение, если ищете сбои, а не правки.
Пример: кто поменял реализацию на 140 000 руб.
Клиент жалуется, что в счёте была одна сумма, а в отгрузке другая. Отбор строится так:
- Период — неделя вокруг даты документа.
- Метаданные —
Реализация товаров и услуг. - Данные — выбираете сам документ.
- События — изменение, проведение, отмена проведения.
В результате видно, например, три строки: менеджер провёл документ в 10:14, бухгалтер отменил проведение в 16:02 и снова провёл в 16:05. Значит, правили во втором интервале, и вопрос дальше к бухгалтеру. Какое поле изменили — журнал не скажет, это уже задача версий.
Строку журнала можно открыть двойным щелчком. В карточке события есть ссылка на объект, по ней документ открывается прямо из журнала.
Версии объектов: как включить историю изменений документов
Хранение версий в УТ 11 включается в НСИ и администрирование → Общие настройки, флажок Хранить историю изменений. Рядом появляется ссылка Настроить — в ней задают, для каких объектов вести историю.
Для каждого типа документа или справочника выбирают режим:
| Режим | Когда записывается версия | Кому подходит |
|---|---|---|
| Не версионировать | Никогда | Справочники, которые никто не правит |
| Версионировать при записи | При каждом сохранении | Номенклатура, контрагенты, договоры, цены |
| Версионировать при проведении | Только при проведении документа | Документы, которые часто сохраняют черновиками |
Там же задают срок хранения версий. Для торговли разумно держать историю за 1–3 года: этого хватает для сверок с контрагентами и проверок.
Версии начинают копиться только с момента включения. Правки, сделанные до включения флажка, в истории не появятся — их можно найти лишь в журнале регистрации и в резервной копии.
Какие объекты стоит версионировать в первую очередь:
- 💰
Реализация товаров и услугиЗаказ клиента— суммы, цены, скидки. - 📦
Приобретение товаров и услуг— закупочные цены и количество. - 🏷
Установка цен номенклатуры— кто и когда менял прайс. - 🤝 Справочники
Партнёры,Контрагенты,Соглашения с клиентами— реквизиты и условия оплаты. - 👥
Пользователи— особенно если нужно отслеживать выдачу прав.
Анализ истории изменений конкретного документа
Когда хранение версий включено, история смотрится прямо из формы документа:
- Откройте документ.
- Нажмите
Ещё → История изменений. - В списке версий видны номер, дата, автор и комментарий к каждой записи.
Дальше три действия, которые используются чаще всего.
Сравнить две версии
Выделите две строки с зажатым Ctrl и нажмите Сравнить. Откроется отчёт, где изменённые реквизиты и строки табличной части подсвечены. Видно, например, что в строке 4 цена была 1 250 руб., а стала 1 125 руб., и скидка выросла с 0 до 10%. Проверим: 1 250 × 0,9 = 1 125. Сходится.
Открыть старую версию
Двойной щелчок по версии открывает отчёт с полным снимком документа на тот момент. Его удобно распечатать или сохранить в файл для разбирательства.
Вернуть документ к прежнему состоянию
Команда Перейти на версию записывает выбранную версию как текущую. Это не откат во времени: создаётся новая версия, а история сохраняется целиком.
Если документ проведён, после перехода на версию его нужно провести заново. Проверьте, не закрыт ли период и не построены ли на документе подчинённые документы — иначе можно получить расхождение в остатках и взаиморасчётах.
Если нужно посмотреть историю за период по всем документам
Для массового разбора сначала соберите список правок в журнале регистрации: отбор по метаданным (например, все реализации) и по пользователю за нужный месяц. Затем по найденным документам откройте историю версий и сравните только те, что вызывают вопросы. Так за полчаса можно проверить 20–30 документов, не листая каждый.
Нагрузка на базу и ограничения механизмов истории
Оба механизма небесплатны по ресурсам, и это стоит учитывать до включения.
Журнал регистрации:
- 📈 При уровне «все события» в базе на 30–50 пользователей файл журнала за год легко вырастает до нескольких гигабайт.
- 🐢 Открытие журнала без отбора по периоду на большом объёме может длиться минутами.
- 🔒 Журнал хранится вне базы. При выгрузке
.dtон не переносится — копируйте папку1Cv8Logотдельно. - 🔁 Изменения, сделанные обменом с другой базой, записываются от имени пользователя, под которым идёт обмен. Ручную правку от синхронизации отличайте по полю «Приложение».
История изменений (версии):
- 💾 Каждая версия — полный снимок объекта. Документ на 300 строк, который пересохраняют 20 раз, даёт 20 полных копий. Размер базы растёт заметно.
- ⏱ Запись документа слегка замедляется: к ней добавляется сохранение версии.
- 🧾 Версионируются справочники и документы, но не регистры. Движения документа отдельно не версионируются — они пересчитываются при проведении.
- 🗑 Удалённый объект пропадает вместе с его историей версий.
Компромисс для небольших компаний: версии при проведении — для документов продаж и закупок, версии при записи — только для цен и ключевых справочников. Остальное — без версий, их заменяет журнал.
Для регулярного контроля полезен отчёт «Анализ журнала регистрации» в отчётах администратора. В нём есть варианты по активности пользователей и по работе регламентных заданий: сразу видно, кто работал больше всех и в какие часы.
Почему история изменений не находится
Каждая ситуация ниже — симптом и что проверить.
Ещё один частый случай — все работают под одним пользователем, например «Администратор». Тогда история формально есть, но установить автора правки невозможно. Лечится только организационно: отдельная учётная запись каждому сотруднику и запрет общих паролей.