Справочник контрагентов в 1С: как открыть и что в нём смотреть

Список контрагентов в 1С:Бухгалтерии 8.3 открывается из раздела Справочники → Контрагенты. Там же — поиск по наименованию и ИНН, фильтры, группы и переход в карточку любого партнёра. Чтобы посмотреть взаиморасчёты по конкретному контрагенту, отчёт удобнее строить прямо из его карточки или через оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 и 76.

Ниже — где лежит справочник, как быстро найти нужную запись в списке на тысячи строк, что показывает карточка и как выгрузить перечень в Excel. Пути приведены для интерфейса «Такси» 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0; в торговых конфигурациях раздел называется иначе, об этом скажу отдельно.

Где открыть справочник контрагентов

Основной путь в 1С:Бухгалтерии — Справочники → Контрагенты. Пункт лежит в группе «Покупки и продажи» того же раздела.

Справочник один на всю базу: в нём и поставщики, и покупатели, и прочие дебиторы-кредиторы. Разделения на «поставщиков» и «покупателей» по спискам нет — это определяется договорами и движениями по счетам, а не отдельными справочниками.

Есть и короткие входы в тот же список:

• 📂 из документа — поле «Контрагент» в счёте, накладной, платёжке открывает справочник кнопкой выбора;
• 🔎 через общий поиск по программе — нажмите значок поиска в верхней панели, введите «Контрагенты», программа предложит переход;
• ⭐ добавьте список в «Избранное» (звёздочка рядом с заголовком формы), если открываете его каждый день.

Как найти нужного контрагента в списке

Когда записей много, прокручивать список бессмысленно. Работает несколько приёмов поиска.

Строка поиска. Начните печатать прямо в открытом списке — над таблицей появится строка поиска. 1С ищет по наименованию, а также по ИНН и другим реквизитам, которые выведены в колонки. То есть достаточно ввести часть названия или ИНН, и список свернётся до совпадений.

Поиск по ИНН — самый надёжный. Наименования у фирм совпадают («Ромашка», «Строй-Сервис» и т. п.), а ИНН уникален. Введите ИНН целиком или первые цифры — найдёте точную компанию, даже если название записано с опечаткой.

Сброс поиска. Чтобы вернуть полный список, нажмите крестик в строке поиска или Ctrl+Q.

Порядок действий для разового поиска:

1. Откройте Справочники → Контрагенты.
2. Начните вводить ИНН или часть наименования.
3. Выберите нужную строку двойным щелчком — откроется карточка.

Фильтры и настройка колонок списка

Поиск отсекает по строке, а фильтр оставляет на экране только нужный срез — например, всех контрагентов одного региона или с заполненным КПП.

Чтобы отобрать записи по значению колонки:

1. Щёлкните по заголовку нужной колонки правой кнопкой.
2. Выберите команду отбора по текущему значению либо задайте условие вручную.

Более гибкий вариант — команда Еще → Настроить список (или значок настройки над таблицей). Там на вкладке отбора можно собрать условие из нескольких полей: вид контрагента, страна регистрации, группа, наличие ИНН.

Что ещё настраивается через Еще:

• 🧩 состав колонок — команда изменения формы: выведите ИНН, КПП, полное наименование, если их не видно по умолчанию;
• ↕️ сортировку — щелчок по заголовку колонки сортирует список по ней (ещё щелчок — в обратном порядке);
• 🎨 условное оформление — подсветка строк по условию (например, выделить записи без ИНН).

Настройки списка сохраняются для вашего пользователя: в следующий раз форма откроется в том же виде.

Пример рабочей задачи: нужно собрать всех контрагентов без ИНН, чтобы дозаполнить реквизиты. Выводите колонку ИНН, затем через Еще → Настроить список задаёте отбор «ИНН не заполнен». На экране остаются только проблемные записи — их видно сразу, а не вперемешку с сотнями корректных. Такой же приём работает для любого поля: страна регистрации, вид контрагента, группа.

Группы и иерархия справочника

Справочник контрагентов иерархический — записи можно раскладывать по папкам (группам). Это удобно, когда контрагентов сотни: «Поставщики», «Покупатели», «Банки», «Госорганы», «Прочие».

Создать группу : кнопка Создать группу над списком (или Ctrl+F9). У группы задаётся наименование и, при необходимости, родительская группа — так получается дерево из нескольких уровней.

Переместить контрагента в группу:

1. Выделите одну или несколько строк (с Ctrl или Shift).
2. Выполните команду Еще → Переместить в группу.
3. Укажите папку-назначение.

Слева от списка можно включить панель дерева групп — тогда щелчок по папке покажет только её содержимое. Чтобы снова видеть всех, встаньте на корень справочника или отключите показ по группам в меню Еще.

Что показывает карточка контрагента

Двойной щелчок по строке открывает карточку — полную учётную запись партнёра. Что в ней смотреть:

• 🏢 Вид контрагента — юридическое лицо, физическое лицо, обособленное подразделение, государственный орган. От вида зависит набор полей (например, КПП есть у юрлица, но не у физлица).
• 🔢 ИНН, КПП, ОГРН — реквизиты для документов и сверок.
• 🏦 Банковские счета — один помечается основным и подставляется в платёжки по умолчанию.
• 📄 Договоры — отдельная вкладка или ссылка в карточке; по каждому договору ведутся свои взаиморасчёты.
• 📇 Контактная информация — юридический и фактический адреса, телефоны, почта.
• 👤 Контактные лица — сотрудники контрагента, с кем вы общаетесь.

Многие поля заполняются автоматически по ИНН, если в базе подключена интернет-поддержка 1С: вводите ИНН — подтягиваются наименование, адрес и реквизиты из государственного реестра. Это экономит время и снижает риск опечатки.

Из карточки же обычно доступны кнопки перехода к документам контрагента, его договорам и отчётам по расчётам — не нужно искать их отдельно по всей программе.

Как посмотреть взаиморасчёты по контрагенту

Главный вопрос на практике — не просто открыть справочник, а понять, кто кому и сколько должен. Инструментов несколько, выбор зависит от задачи.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) для счетов 60, 62, 76 с отбором по контрагенту — покажет сальдо и обороты за период.
• Анализ субконто по субконто «Контрагенты» — сводит все счета расчётов по одному партнёру в один отчёт.
• Карточка счёта по счёту расчётов с отбором по контрагенту — построчная расшифровка каждого документа.
• Акт сверки расчётов (Покупки или Продажи → Акт сверки расчётов) — официальный документ для сверки с партнёром, его можно распечатать и отправить.

Какой отчёт выбрать под конкретную цель:

Массовые операции и выгрузка списка

Со списком контрагентов можно работать пакетно, не открывая каждую карточку.

Групповое перемещение и пометка на удаление. Выделите несколько строк и примените команду из меню Еще: переместить в группу или пометить на удаление. Пометка на удаление не удаляет запись сразу — объект физически исчезает только после процедуры удаления помеченных, которая проверяет, не используется ли он в документах.

Групповое изменение реквизитов. Если нужно разом поправить одно поле у многих контрагентов (например, проставить группу или вид), используется обработка группового изменения реквизитов. Она есть в сервисных функциях программы и обычно доступна пользователю с правами администратора. Инструмент мощный — сначала попробуйте на одной-двух записях.

Выгрузка списка в Excel. Чтобы получить перечень контрагентов во внешнем файле:

1. Откройте список и при необходимости задайте отбор — выгрузится то, что видно на экране.
2. Выполните команду Еще → Вывести список.
3. Отметьте колонки, которые нужны в выгрузке (наименование, ИНН, КПП и т. д.).
4. Полученную таблицу сохраните: Файл → Сохранить как в формате .xlsx или .mxl.

Перед выгрузкой проверьте по короткому чек-листу, что получите именно то, что нужно:

Проверка контрагента по ИНН прямо из справочника

Справочник — это не только хранилище реквизитов, но и точка проверки партнёра. Если в базе подключена интернет-поддержка 1С, из карточки и из списка доступны сведения о контрагенте из государственного реестра.

Что это даёт на практике:

• ✅ автозаполнение по ИНН — вводите ИНН, и наименование, адрес, КПП, ОГРН подтягиваются из реестра, а не набираются вручную;
• 🔍 текущий статус — действующая организация, в процессе ликвидации или уже исключена из реестра;
• 🧾 сверка реквизитов — программа подсвечивает расхождения между тем, что заведено в карточке, и тем, что числится в реестре.

Отдельный сервис «Досье контрагента» (он подключается дополнительно) показывает более подробную справку: когда зарегистрирована фирма, кто руководитель, сведения о финансовом состоянии и признаки риска. Это платные расширения поддержки, но базовая проверка по ИНН доступна и без них, если есть действующий договор сопровождения.

Удобный порядок при заведении нового партнёра:

1. Создайте контрагента кнопкой Создать.
2. Введите только ИНН.
3. Дождитесь автозаполнения реквизитов из реестра.
4. Проверьте статус и при необходимости допишите банковский счёт и контактное лицо вручную.

Так карточка заполняется за полминуты и без опечаток в ИНН и наименовании, которые потом всплывают в сверках и декларациях.

Частые вопросы