Просмотр и проверка начислений зарплаты в 1С: ЗУП и Бухгалтерия

Чаще всего зарплату ищут не там. Проводят документ «Начисление зарплаты и взносов» и закрывают его — а сумму по сотруднику смотрят уже прямо в таблице документа. Это рабочий способ, но он показывает только текущий расчёт. Чтобы увидеть, что начислено человеку с расшифровкой — оклад, премия, НДФЛ, удержания, сумма на руки — нужен отчёт «Расчётный листок», а не сам документ начисления.

В 1С:ЗУП 3.1 расчётный листок лежит в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. В 1С:Бухгалтерии 3.0 с модулем зарплаты — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Этого хватает, чтобы посмотреть начисление по одному работнику за месяц. Ниже разберём все способы: от быстрого просмотра своей зарплаты сотрудником до сводов по всей организации и выгрузки в Excel.

Где программа хранит данные о начисленной зарплате

Начисление — это не одна цифра в карточке, а результат проведённого документа. Основной документ в ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов» (Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов). Он рассчитывает оклад, надбавки, премии, НДФЛ и взносы за месяц и формирует движения по регистрам.

Отдельно от него считаются разовые документы: «Премия», «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Увольнение». Поэтому полная сумма за месяц у человека может складываться из нескольких документов, а не из одного.

Смотреть «сырой» документ руками неудобно: он не показывает итог к выплате и не сводит удержания. Для просмотра начислений есть готовые отчёты, которые собирают данные из всех документов за период:

• 📄 Расчётный листок — по одному сотруднику или по всем, с расшифровкой.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — суммы по каждому человеку в одной таблице.
• 📋 Полный свод начислений, удержаний и выплат — итог по организации.

Расчётный листок устроен одинаково в ЗУП и в Бухгалтерии и читается сверху вниз по блокам:

• Начислено — оклад, надбавки, премии, оплата отпуска и больничного.
• Удержано — НДФЛ, алименты, профсоюзные и прочие удержания.
• Выплачено — что уже перечислено: аванс, межрасчётные выплаты.
• Долг на начало / на конец месяца — сколько организация должна работнику или работник организации.

Сумма к выплате за месяц — это начислено минус удержано минус уже выплаченное. Если долг на конец месяца отрицательный, значит человеку переплатили или удержали лишнее — стоит разобраться до закрытия периода.

Как сотруднику увидеть свою зарплату

У рядового работника доступа к базе 1С обычно нет — и не должно быть. Чтобы человек видел только свои начисления, не заходя в программу бухгалтера, используют сервис «1С:Кабинет сотрудника ».

Это облачный личный кабинет: сотрудник заходит с телефона или через браузер и видит свои расчётные листки, остаток отпуска, может подать заявление. Бухгалтер подключает сервис в ЗУП в разделе Администрирование (пункт про кабинет сотрудника), затем приглашает работников по корпоративной почте или телефону.

Что видит сотрудник в кабинете:

1. 💰 Начисленную зарплату за выбранный месяц.
2. 🧾 Расчётный листок с расшифровкой оклада, премий, НДФЛ и удержаний.
3. 🏖️ Остаток дней отпуска.

Если кабинет не подключён, законный способ донести информацию до работника — выдать расчётный листок на бумаге или по электронной почте. По статье 136 ТК РФ работодатель обязан извещать каждого работника о составных частях зарплаты, размерах удержаний и сумме к выплате — как раз расчётным листком. Его бухгалтер печатает из того же отчёта Отчёты по зарплате → Расчётный листок, отобрав одного человека.

Просмотр начислений всех сотрудников для бухгалтера и кадровика

Когда нужно увидеть зарплату не одного человека, а всех сразу, расчётный листок на каждого листать долго. Удобнее своды.

Анализ зарплаты по сотрудникам (Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам) даёт таблицу: строки — сотрудники, колонки — виды начислений и удержаний. Сразу видно, кому сколько начислено и где выбивается сумма.

Полный свод начислений, удержаний и выплат собирает итог по организации или подразделению за месяц — его обычно сверяют перед выплатой и перед сдачей отчётности.

В шапке любого отчёта задаются отборы:

• 📅 Период — месяц или произвольный интервал.
• 🏢 Организация и подразделение.
• 👤 Сотрудник — если нужен один человек.

Чтобы отчёт показал ровно то, что нужно, пройдите короткую проверку.

Как найти начисление за конкретный период или по документу

Иногда вопрос точечный: «что начислили в марте» или «из какого документа взялась эта сумма». Здесь помогает расшифровка.

Чтобы посмотреть начисление за период, в расчётном листке или в своде поставьте нужный интервал в поле Период. Для одного месяца удобнее помесячные отчёты — они уже разбиты по месяцам.

Чтобы понять, из какого документа пришла сумма, в большинстве отчётов работает расшифровка: дважды щёлкните по ячейке с суммой — программа предложит открыть документ-основание или показать детальную выборку. Так вы перейдёте прямо на «Начисление зарплаты и взносов», «Премию» или «Больничный», которые дали эту цифру.

Если нужно найти сам документ в списке — откройте журнал Зарплата → Все начисления (в ЗУП) и отберите его по сотруднику и дате через стандартный отбор списка.

Ещё один надёжный способ посмотреть, откуда сложилась сумма у одного человека — отчёт «Начисления и удержания» (детальный) с отбором по сотруднику: он разворачивает каждую строку с указанием документа-основания и месяца, за который сделано начисление. Это важно, когда есть доначисления за прошлые периоды: они попадают в текущий расчёт, но относятся к другому месяцу, и без расшифровки человек не понимает, за что ему начислили.

Где смотреть начисление в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

Небольшие организации ведут зарплату прямо в 1С:Бухгалтерии 3.0 — отдельная ЗУП им не нужна. Расчёт зарплаты в БП рассчитан примерно на штат до 60 человек; для большего числа и сложных начислений переходят на ЗУП.

В Бухгалтерии логика та же, отличаются названия раздела меню:

Чтобы расчёт зарплаты в Бухгалтерии вообще был доступен, в настройках должен быть включён соответствующий функционал (Администрирование → Функциональность, блок про зарплату и кадры). Если раздела «Зарплата и кадры» нет в меню — скорее всего, функциональность по зарплате выключена.

Настройка прав: кто какие начисления видит

Зарплата — чувствительные данные, и доступ к ней ограничивают. В 1С это решается ролями и профилями групп доступа.

Настройка в ЗУП — Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там задаются:

• 👥 Профили групп доступа — набор прав (например, «Кадровик», «Расчётчик», «Только просмотр»).
• 🔑 Группы доступа — кому из пользователей какой профиль назначен.

Типовой расклад прав:

• Расчётчик зарплаты видит и считает начисления по своим организациям.
• Кадровик видит кадровые данные, но суммы зарплаты может не видеть — зависит от профиля.
• Рядовой сотрудник в саму базу не входит, а работает только через «1С:Кабинет сотрудника».

Не раздавайте полный доступ к базе, чтобы «человек просто посмотрел свою зарплату». Для этого есть кабинет сотрудника. Лишние права к зарплатным данным — это утечка персональных данных по всей организации.

Отдельно ограничивается доступ по организациям: в многофирменной базе расчётчик одной компании не должен видеть зарплату другой. Это задаётся в том же профиле — через ограничение доступа на уровне записей по организации. Проверить, кто и когда смотрел зарплатные отчёты, можно в журнале регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации), отобрав события по пользователю.

Если пользователь жалуется, что не видит зарплату или отчёт пустой, дело чаще в отборе или непроведённом документе, чем в правах — но права стоит проверить вторым шагом.

Частые ошибки при просмотре зарплаты и как их устранить

Как выгрузить начисления в Excel

Любой зарплатный отчёт в 1С — это табличный документ, и его можно сохранить в Excel без копирования вручную.

1. Сформируйте нужный отчёт (расчётный листок, свод, анализ по сотрудникам).
2. В командной панели отчёта нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) или Ещё → Сохранить.
3. В окне сохранения выберите тип файла «Лист Excel 2007-…(.xlsx)» и укажите папку.

Файл откроется в Excel с сохранением таблицы. Это удобно, когда нужно отправить свод руководителю или подшить к расчёту.

Для массовой выгрузки расчётных листков всем сотрудникам на почту используйте рассылку из «1С:Кабинета сотрудника» или встроенную рассылку расчётных листков по email — это быстрее, чем сохранять каждый листок отдельно.

Частые вопросы