Просмотр и проверка начислений сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: расчётный листок, сводные отчёты, выгрузка в Excel

Начисления сотрудника в 1С смотрят в двух местах: по одному человеку — через расчётный листок, по всей организации за период — через сводные отчёты раздела «Зарплата». В 1С:ЗУП 3.1 оба инструмента лежат в Зарплата → Отчёты по зарплате, в 1С:Бухгалтерии 3.0 (где ведётся зарплата) — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Сами суммы хранятся в документах расчёта: в ЗУП это Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии — Начисление зарплаты. Отчёты лишь собирают данные из проведённых документов, поэтому если начислений не видно — проблема почти всегда в документе, а не в отчёте.

Ниже — где искать каждый вид начислений, как отобрать нужный период и сотрудника, выгрузить данные в Excel и быстро проверить, что суммы посчитаны верно.

Где лежат начисления: документы расчёта и панель отчётов

Любая сумма зарплаты сначала появляется в документе начисления и только потом попадает в отчёты. Открыть список документов:

• 📄 ЗУП 3.1 — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Один документ закрывает месяц целиком по организации или по подразделению.
• 📄 Бухгалтерия 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления (или Зарплата и кадры → Начисления зарплаты).

Внутри документа на вкладке Начисления видно построчно: сотрудник, вид начисления, сумма, отработанные дни и часы. Это «сырые» данные — удобно для разбора одной строки, но не для анализа.

Для просмотра начислений в читаемом виде служит панель отчётов по зарплате. В ЗУП 3.1 она открывается командой Зарплата → Отчёты по зарплате и содержит готовые формы:

• Расчётный листок — по сотруднику;
• Анализ зарплаты по сотрудникам — свод по всем, с разбивкой по видам;
• Полный свод начислений, удержаний и выплат — итоги по организации;
• Начисления и удержания — детальная выборка с отборами;
• Расчётная ведомость (Т-51) — унифицированная форма.

Разница между конфигурациями по сути такая: в Бухгалтерии отчёты отвечают на вопрос «сколько начислено и какие проводки получились», а в ЗУП — ещё и «как именно сложилась каждая сумма» (из каких видов расчёта, за какие дни, с каким перерасчётом). Поэтому расчётчики с большим штатом работают в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только сводные проводки по зарплате.

Обратите внимание на один момент с периодом. Документ начисления всегда привязан к месяцу, а отчёт — к произвольному интервалу. Если задать в отчёте период «с 15-го по 25-е число», он всё равно покажет начисления за весь месяц, в который попадает документ: зарплата не делится по дням внутри месяца, кроме случаев приёма или увольнения в середине периода.

Как открыть начисления по одному сотруднику

Самый быстрый способ посмотреть, из чего сложилась зарплата конкретного человека, — расчётный листок.

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
2. В шапке задайте период (как правило, месяц) и организацию.
3. В поле Сотрудник выберите нужного человека. Если поле оставить пустым, листки сформируются по всем — так удобно печатать пачкой.
4. Нажмите Сформировать.

В листке начисления собраны в верхнем блоке с разбивкой по видам: оклад, премия, отпускные, больничный, доплаты. Ниже — удержания (в первую очередь НДФЛ), затем выплаченные суммы и долг на начало и конец месяца.

Расчётный листок — это ещё и документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику при выплате зарплаты (статья 136 ТК РФ требует извещать работника о составных частях заработка). Поэтому форма листка показывает именно то, что человек получает «на руки», и удобна для сверки с сотрудником.

Как читать листок на примере. Сверху — начисления: строка «Оплата по окладу» с суммой за отработанные дни, ниже отдельными строками премия, отпускные или больничный, если они были в месяце. Средний блок — удержания, где главная строка — НДФЛ, а при наличии исполнительных листов или добровольных отчислений добавляются ещё строки. Нижний блок — выплаты: аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт. Крайние суммы — долг предприятия перед сотрудником на начало и конец месяца; если на конец стоит сумма, значит, зарплата ещё не выплачена полностью.

В Бухгалтерии 3.0 путь к листку тот же по смыслу: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, период и сотрудник задаются в шапке так же. Отличается только оформление панели отчётов.

Начисления за месяц, квартал и год: сводные отчёты

Расчётный листок привязан к одному месяцу. Чтобы увидеть начисления за квартал или год, нужен сводный отчёт с помесячной разбивкой.

Откройте Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам (в ЗУП есть вариант ...по месяцам). В шапке укажите период — например, с января по декабрь — и сформируйте. Отчёт покажет таблицу: строки — сотрудники и виды начислений, столбцы — месяцы, на пересечении — суммы, с итогами по строке и по столбцу.

Что смотреть в каком отчёте:

За год удобнее всего «Анализ зарплаты по сотрудникам»: сразу видно сезонные премии, отпускные и месяцы, где сумма резко отклонилась от обычной. Для годовых контрольных сумм (например, сверить с 6-НДФЛ) берите «Полный свод» — он даёт итог по организации без детализации по людям.

В «Полном своде начислений, удержаний и выплат» три смысловых блока в одной таблице: слева все виды начислений с суммами, посередине удержания, справа выплаченное и остаток долга. Итоговая строка по организации — это та сумма фонда оплаты труда, которую вы сверяете с данными бухгалтерии и с отчётностью в фонды. Если нужен разрез по подразделениям, добавьте группировку по подразделению в настройках — свод разложится по отделам с промежуточными итогами.

Как отобрать начисления по виду выплаты

Когда нужно увидеть только отпускные, только премии или только больничные, пользуйтесь отбором по виду начисления.

В отчёте Начисления и удержания (ЗУП) откройте Настройки → Отборы и добавьте условие по полю Начисление (или Вид расчёта), выбрав нужные виды: Отпуск, Премия, Оплата больничного и т. д. После Сформировать в таблице останутся только выбранные выплаты.

Если отдельного отбора под рукой нет, тот же результат даёт группировка: в настройках отчёта поставьте группировку по виду начисления, и суммы разложатся по группам — оклад, надбавки, премии, пособия.

• 🟢 Оклад и надбавки — начисляются документом начисления зарплаты за месяц.
• 🟢 Премии — отдельным документом Премия (ЗУП) либо строкой в начислении зарплаты.
• 🟢 Отпускные — документом Отпуск; в листке идут отдельной строкой с периодом отпуска.
• 🟢 Больничные — документом Больничный лист; часть за счёт работодателя и часть за счёт Социального фонда (СФР, бывший ФСС) показываются раздельно.

Выгрузка начислений в Excel для анализа

Любой отчёт по зарплате выгружается в таблицу Excel без копирования вручную.

1. Сформируйте отчёт (расчётный листок, анализ по сотрудникам — любой).
2. Нажмите кнопку сохранения в командной панели (значок дискеты) или Ещё → Сохранить.
3. В типе файла выберите Лист Excel 2007-... (.xlsx) и укажите папку.

Получится готовая таблица с теми же строками и столбцами, что на экране, — её можно свести в сводную таблицу Excel, построить график или отдать руководителю.

Есть и быстрый путь без файла: выделите нужные ячейки прямо в отчёте, скопируйте (Ctrl+C) и вставьте в открытый Excel. Для разовой выгрузки нескольких строк это быстрее, чем сохранять весь отчёт.

Как убедиться, что начисления посчитаны верно

Просмотр начислений почти всегда заканчивается сверкой: совпадает ли расчёт с ожиданиями. Несколько приёмов, которыми пользуются расчётчики.

Сверьте арифметику по расчётному листку. Простой контроль: начислено − удержания (НДФЛ и прочие) = к выплате. Если в листке начислено 50 000 ₽, удержан НДФЛ 6 500 ₽, то к выплате должно выйти 43 500 ₽. Расхождение — повод искать незакрытый аванс или ручную правку.

Сравните месяц с предыдущим. В отчёте «Анализ зарплаты по сотрудникам» за два-три месяца резкий скачок у одного человека сразу бросается в глаза: обычно это неучтённый отпуск, разовая премия или ошибка в норме времени.

Проверьте взносы отдельно. В ЗУП отчёты раздела Налоги и взносы (например, Анализ взносов в фонды) показывают базу и суммы взносов — их сверяют с расчётом по страховым взносам перед сдачей отчётности.

Если суммы в отчёте не меняются после правок в документе, нажмите Сформировать заново — отчёт не обновляется автоматически. А если данные расходятся с документом начисления, проверьте, что документ проведён: непроведённый документ в отчёты не попадает.

Почему начислений не видно или суммы не сходятся

Чаще всего «пропавшие» или неверные начисления объясняются не ошибкой программы, а состоянием документов и настройками отчёта.

Частые вопросы