Начисления зарплаты в 1С: как их увидеть сотруднику и бухгалтеру

Быстрее всего посмотреть начисления зарплаты конкретному человеку — отчёт «Расчётный листок»: в 1С:ЗУП это Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Там видно оклад, премии, больничные, отпускные, удержания и НДФЛ одной строкой за месяц.

Частое заблуждение: чтобы увидеть начисления, обязательно открывать документ «Начисление зарплаты и взносов». На деле документ нужен расчётчику, а для проверки есть отчёты — они собирают суммы из всех документов периода и не дают запутаться в межрасчётных выплатах.

Способ зависит от того, кто смотрит и что именно нужно: одному сотруднику — свой листок, бухгалтеру — свод по всей организации, руководителю — фонд оплаты труда. Ниже разобраны все рабочие варианты по ролям.

Что в 1С считается начислением и где эти суммы лежат

Начисление — это всё, что программа добавляет работнику до удержаний. Сюда попадают:

• 💰 оклад, тариф, сдельный заработок;
• ➕ доплаты, надбавки, районный коэффициент и северные;
• 🎁 премии — ежемесячные, квартальные, разовые;
• 🏖 отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск;
• 🤒 больничный за счёт работодателя (первые дни);
• 📑 выплаты по договорам ГПХ, если они считаются в той же базе.

Удержания (НДФЛ, алименты, профвзносы, займы) и выплаты — отдельные величины, но в расчётном листке они стоят рядом с начислениями, поэтому листок удобно читать целиком.

Все суммы формирует документ начисления зарплаты за месяц. Отчёты не хранят данные сами по себе — они собирают проведённые документы за выбранный период. Отсюда правило: если документ за месяц не проведён, в любом отчёте начисления будут пустыми или неполными.

Расчётный листок — самый быстрый способ проверить начисления

Это основной инструмент и для бухгалтера, и для выдачи работнику. Листок показывает начислено / удержано / выплачено / долг на начало и конец месяца.

Порядок действий:

1. Откройте отчёт «Расчётный листок» (пути по конфигурациям — в таблице ниже).
2. Задайте период — как правило, один месяц.
3. Выберите организацию и, при необходимости, конкретного сотрудника или подразделение.
4. Нажмите Сформировать.

Если нужны листки сразу по всем, не указывайте сотрудника — программа выведет отдельный лист на каждого. Расшифровку по видам начислений даёт двойной клик по сумме.

Готовый листок можно распечатать кнопкой Печать или сохранить в файл: кнопка сохранения в командной панели отчёта позволяет выгрузить в PDF, Excel или табличный документ. Для архива удобно выгружать весь месяц одним файлом, а не по одному листку.

Своды по всем сотрудникам и анализ фонда оплаты труда

Когда нужна не одна карточка, а картина по организации, подойдут сводные отчёты из той же группы Отчёты по зарплате:

• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — все суммы за период с разбивкой по видам начислений и по подразделениям.
• 📋 Свод начислений и удержаний — компактная версия без выплат, удобна для сверки с бухгалтерией.
• 👥 Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) — динамика начислений по месяцам, видно рост или провалы по людям.
• 📄 Расчётная ведомость (Т-51) — унифицированная форма, если нужна привычная ведомость.

Для анализа фонда оплаты труда в целом берут «Полный свод» и «Анализ зарплаты по сотрудникам»: группировка по подразделениям сразу показывает долю каждого отдела в ФОТ. В версии ЗУП КОРП есть дополнительная аналитика по статьям финансирования и плановому ФОТ.

Своды пригодятся и для сверки с отчётностью. Сумма начислений за период должна биться с доходом в 6-НДФЛ и базой в РСВ, а разбивка по сотрудникам — с персонифицированными сведениями. Если свод и отчёт расходятся, ищите документ, проведённый задним числом или не проведённый вовсе: отчётность и своды собираются из разных регистров, и расхождение почти всегда указывает на такой документ.

Как посмотреть, из чего сложилась сумма: документ начисления

Отчёты отвечают на вопрос «сколько», а документ — на вопрос «почему именно столько». Откройте документ, которым считали месяц:

• в ЗУП — Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов;
• в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все начисления (или Зарплата).

Внутри документа суммы разложены по вкладкам: Начисления, НДФЛ, Удержания, Взносы, Выплаты. На вкладке Начисления по каждому работнику видно, какой вид начисления и за какое количество дней или часов посчитан.

Чтобы понять, откуда взялась конкретная цифра, встаньте на строку сотрудника и раскройте расшифровку — программа покажет формулу вида расчёта и исходные показатели (оклад, норму времени, отработанные дни). Это главный приём, когда суммы «не сходятся на копейки»: расхождение обычно прячется в норме дней или в коэффициенте, а не в самом окладе.

Чтобы увидеть бухгалтерские проводки по начислению (Дт 20, 26, 44 — Кт 70 и далее НДФЛ и взносы), нажмите в документе кнопку Дт/Кт (показать проводки). Это и есть ответ на вопрос, куда начисления «ушли» в учёте.

Как сотруднику посмотреть свою зарплату: кабинет и мобильное приложение

Работнику не нужен доступ в бухгалтерскую базу. Для него есть отдельный безопасный канал — сервис «1С:Кабинет сотрудника ». Бухгалтер подключает его один раз, дальше человек видит только свои данные.

Что доступно сотруднику:

• 💻 Веб-кабинет — расчётные листки за каждый месяц, остатки отпусков, справки. Вход по логину из приглашения, которое отправляет бухгалтер.
• 📱 Мобильное приложение «1С:Кабинет сотрудника» — то же самое в телефоне (iOS и Android). Push-уведомление приходит, как только листок за месяц опубликован.
• 📧 Листок на почту — если кабинет не подключают, бухгалтер рассылает расчётные листки из отчёта кнопкой отправки по email. Адреса берутся из карточек сотрудников.

Публикует листки в кабинет бухгалтер — обычно после расчёта и проверки, одной командой рассылки. Пока листок не опубликован, сотрудник в приложении его не увидит, даже если зарплата уже начислена.

Технический способ: начисления через Универсальный отчёт по регистрам

Когда стандартных отчётов не хватает (нужен нетиповой разрез или проверка данных на уровне хранения), начисления достают Универсальным отчётом напрямую из регистров. Способ для продвинутых пользователей.

Сначала включите команду «Все функции»: Главное меню → Сервис → Параметры → отметьте Отображать команду "Все функции". Затем откройте Главное меню → Все функции → Отчёты → Универсальный отчёт.

В отчёте:

1. Тип источника данных — Регистр расчёта.
2. Имя регистра — Начисления.
3. В настройках задайте период, добавьте группировки по сотруднику и виду расчёта, выберите показатель Результат.
4. Нажмите Сформировать.

Права доступа: кто какие начисления видит

Зарплата — чувствительные данные, поэтому доступ к ней настраивается отдельно. Управляет этим администратор в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Основные роли:

• 👤 Расчётчик — видит и считает зарплату по всей организации.
• 🧑‍💼 Кадровик — работает с кадрами, но зарплатные суммы ему обычно закрыты.
• 🔒 Сотрудник — через «1С:Кабинет сотрудника» видит только свои листки, в саму базу не заходит.

Доступ раздают через профили групп доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Назначьте пользователю нужный профиль в его карточке. В многоюрлицевой базе можно дополнительно ограничить доступ по организациям и подразделениям — тогда бухгалтер филиала видит начисления только своего подразделения.

Отдельно включается ограничение на уровне записей — когда одному расчётчику закрывают данные другого юрлица или топ-менеджмента. Это задаётся в настройках профиля и в карточке пользователя через группы доступа, а не правкой типовых ролей: менять поставляемые роли в конфигураторе не нужно, всё решается штатными настройками.

Почему начисления не отображаются или расходятся

Самые частые ситуации, когда суммы «не те» или вовсе не выводятся:

Частые вопросы