Где в 1С увидеть начисленную зарплату сотрудника

Быстрее всего начисленную зарплату показывает расчётный листок: в 1С:ЗУП это Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, в 1С:Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Выбираете месяц и сотрудника — видите оклад, надбавки, удержания, НДФЛ и сумму к выплате.

Если нужна не итоговая сумма, а детализация по видам начислений, смотрите сам документ начисления. А сотруднику, который хочет проверить свой листок без обращения к бухгалтеру, подойдёт сервис «1С:Кабинет сотрудника ». Ниже — каждый способ с точными путями и тем, кому он удобнее.

Расчётный листок — главный документ для проверки начислений

Расчётный листок — это та форма, по которой проще всего посмотреть начисленную заработную плату за месяц. В нём собраны все составные части: что начислено, что удержано, долг на начало и конец периода.

Пути к отчёту различаются по конфигурации:

Порядок действий одинаковый:

1. Откройте отчёт из указанного раздела.
2. В шапке задайте период (месяц начисления).
3. Выберите сотрудника или оставьте поле пустым, чтобы вывести листки по всем.
4. Нажмите Сформировать.

В сформированном листке зарплата разбита на блоки: Начислено, Удержано, Выплачено, Доход в натуральной форме, справочно — НДФЛ и вычеты. Внизу — сумма к выплате и долг предприятия на конец месяца.

Разберём на простом примере. Сотруднику с окладом 60 000 ₽ за полностью отработанный месяц в блоке «Начислено» стоит 60 000 ₽. В «Удержано» — НДФЛ 7 800 ₽ (13% без вычетов). В «К выплате» — 52 200 ₽. Если видите в листке именно такую связку, расчёт прозрачен: начислено минус налог. Когда к выплате выходит меньше 52 200 ₽, значит, есть дополнительные удержания — их видно отдельной строкой.

Расчётный листок работодатель обязан выдавать при выплате зарплаты — это требование статьи 136 ТК РФ. Так что форма в 1С не просто для проверки, а для исполнения этой обязанности.

Документ «Начисление зарплаты» — детализация по видам расчёта

Отчёт показывает итог, а документ начисления — как этот итог собрался. Если сумма вызывает вопросы, идите в документ.

• В 1С:ЗУП 3.1: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.
• В 1С:Бухгалтерии 3.0: Зарплата и кадры → Все начисления (документ называется «Начисление зарплаты»).

Откройте документ за нужный месяц. Внутри — таблица по сотрудникам. По одному человеку вы увидите:

• 🔹 вкладку с начислениями (оклад, премии, районный коэффициент, доплаты);
• 🔹 вкладку удержаний (алименты, профсоюзные взносы, удержания по заявлению);
• 🔹 вкладку НДФЛ с суммой налога и применёнными вычетами;
• 🔹 вкладку взносов (в ЗУП) — начисленные страховые взносы по сотруднику.

Двойной клик по строке начисления открывает расшифровку: за сколько дней или часов начислено, по какому тарифу, с каким коэффициентом. Это и есть ответ на вопрос «почему именно столько».

Кабинет сотрудника — как работнику увидеть свой листок самому

Чтобы сотрудник не ходил к бухгалтеру за каждым листком, в 1С есть сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это облачный сервис: работник заходит через браузер или мобильное приложение и видит свои расчётные листки, остатки отпусков, может заказать справки.

Подключает сервис бухгалтер или кадровик со стороны программы:

1. В 1С:ЗУП откройте Кадры → Сервис «1С:Кабинет сотрудника» (в некоторых релизах — через Администрирование → 1С:Кабинет сотрудника).
2. Зарегистрируйте организацию в сервисе и укажите сотрудников, которым открыть доступ.
3. У сотрудников должны быть заполнены адреса электронной почты или номера телефонов — на них придут приглашения.

После подключения работник:

• 🔹 устанавливает мобильное приложение кабинета сотрудника или открывает веб-версию;
• 🔹 видит расчётные листки за каждый месяц — те же суммы, что в программе;
• 🔹 получает уведомление, когда бухгалтер опубликовал новый листок.

Доступ к чужим листкам сервис не даёт: каждый видит только свои данные. Это снимает частый вопрос про конфиденциальность зарплаты.

Мобильный доступ: смотрим зарплату с телефона

Отдельного приложения, которое подключается напрямую к рабочей базе ЗУП с телефона, у типовой зарплаты нет — мобильный просмотр начислений идёт через тот же кабинет сотрудника.

Что это даёт работнику:

• приложение кабинета сотрудника ставится на смартфон из магазина приложений;
• после входа по приглашению открывается список расчётных листков помесячно;
• там же — остатки дней отпуска и история выплат.

Для бухгалтера мобильный просмотр начислений из рабочей базы напрямую не предусмотрен: администрирование зарплаты ведётся с рабочего места в программе. Если нужен доступ «из любой точки», базу разворачивают в облаке (сервис 1cfresh.com или аренда у партнёра 1С) и заходят через браузер.

Не путайте: «1С:Кабинет сотрудника» — это сервис для работников, а не инструмент бухгалтера для расчёта зарплаты. Расчёт и проверка начислений остаются в основной программе.

Экспорт начислений в Excel для анализа

Любой зарплатный отчёт в 1С выгружается в таблицу Excel — это нужно, когда данные хочется отфильтровать, сложить по-своему или передать руководителю.

Два рабочих способа:

1. Сохранить отчёт файлом. Сформируйте расчётный листок или свод, затем Главное меню (значок в левом верхнем углу) → Файл → Сохранить как и выберите формат «Лист Excel 2007-… (xlsx)».
2. Скопировать выделенное. Выделите нужные ячейки в сформированном отчёте и скопируйте (Ctrl+C), затем вставьте в открытый лист Excel. Удобно для небольших фрагментов.

Для аналитики по многим сотрудникам лучше выгружать не листки, а сводный отчёт — например, свод начислений и удержаний. Он уже построен в виде таблицы: сотрудники в строках, виды начислений в колонках. В Excel такую выгрузку легко превратить в сводную таблицу.

Пара приёмов, чтобы выгрузка не разваливалась в Excel:

• 🔹 Перед сохранением сверните лишние группировки в отчёте — тогда в файл попадёт компактная таблица, а не дерево с раскрытыми уровнями.
• 🔹 Числовые колонки в 1С выгружаются числами, а не текстом, поэтому суммировать их в Excel можно сразу, без замены запятых на точки.
• 🔹 Если выгружаете регулярно, сохраните настройки отчёта (кнопка Сохранить настройки) — в следующий раз не придётся заново расставлять отборы и группировки.

Отчёты по фонду оплаты труда: зарплата по всей организации

Когда нужна не зарплата одного человека, а картина по всему предприятию, расчётного листка мало. Для этого есть сводные отчёты.

В 1С:ЗУП 3.1 загляните в раздел Зарплата → Отчёты по зарплате. Там, в частности, есть:

• Анализ зарплаты по сотрудникам — начисления в разрезе работников за период;
• Полный свод начислений, удержаний и выплат — все суммы организации одним документом;
• Анализ фонда оплаты труда — ФОТ с группировкой по подразделениям и видам выплат.

Эти отчёты отвечают на вопросы руководителя: сколько всего начислено за месяц, как распределяется по отделам, какую долю занимают премии. Настройки (кнопка с шестерёнкой) позволяют менять группировки и отборы, а результат — так же выгрузить в Excel.

В 1С:Бухгалтерии набор скромнее: основной сводный отчёт — «Полный свод начислений, удержаний и выплат» в той же группе Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Если суммы не совпадают: где искать причину

Частая ситуация — зарплата в листке не совпадает с ожидаемой или с суммой на счёте. Прежде чем переделывать расчёт, пройдите по причинам сверху вниз.

Инструмент для быстрой сверки — тот же свод начислений. Если итог по сотруднику в своде отличается от суммы его листка, значит, есть документы, которые листок не учёл: межрасчётные начисления, перерасчёты за прошлые месяцы, корректировки.

Права доступа: кто может смотреть зарплату в программе

Зарплата — чувствительные данные, и в 1С доступ к ним ограничивается ролями. Разграничение настраивает администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Как это работает на практике:

• 🔹 Расчётчик (бухгалтер по зарплате) видит и считает зарплату по всем сотрудникам, кому открыт доступ.
• 🔹 Кадровик работает с кадровыми данными, но доступ к суммам начислений может быть закрыт — зависит от назначенных ролей.
• 🔹 Руководитель может видеть сводные отчёты по ФОТ, но не обязательно расчётные листки конкретных людей.
• 🔹 Рядовой пользователь без зарплатных прав зарплатные документы и отчёты не откроет вовсе.

В ЗУП дополнительно настраивается доступ по подразделениям и организациям: расчётчик филиала видит только своих сотрудников. Это задаётся через группы доступа и профили.

Отдельный вопрос — доступ к зарплате самого директора и ключевых сотрудников. Нередко её выносят в отдельную базу или ограничивают круг тех, кто видит эти начисления, одним главным бухгалтером. В типовой ЗУП это решается тем же механизмом профилей: создаётся группа доступа с отбором по конкретным сотрудникам или подразделению руководства.

Частые вопросы