Где 1С показывает нехватку товара и как добраться до её причины

Посмотреть недостачу в 1С можно в трёх местах. Расчётная нехватка видна в отчёте Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах и в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41 (или 10) как отрицательный остаток. Фактическая недостача после пересчёта видна в документе «Инвентаризация товаров» и его печатной форме ИНВ-19. Уже оформленная недостача сидит на счёте 94: откройте ОСВ по счёту 94 за период.

Дальше задача другая: понять, это реальная пропажа или ошибка в документах. «Недостачу» на складе часто создают непроведённое поступление, перемещение не на тот склад или реализация, датированная раньше прихода.

С чего начать поиск недостачи: учётный и фактический остаток

Недостача — это разница между тем, что числится в базе, и тем, что лежит на складе. Поэтому сначала определите, какую из двух цифр вы проверяете.

• 📉 Минус в остатках — программа списала больше, чем приняла. Пересчёт не нужен, это видно по данным учёта.
• 📦 Расхождение с фактом — в базе 100 штук, на полке 92. Без инвентаризации 1С об этом не знает.
• 🧾 Оформленная недостача — разница уже списана документом и висит на счёте 94 или отнесена на виновное лицо.

Перед любым отчётом проверьте три вещи:

1. Все документы за период проведены. Непроведённое поступление — самая частая «недостача».
2. Нет документов с пометкой на удаление, которые кто-то случайно снял с проведения.
3. Период отчёта захватывает дату последнего прихода и последнего расхода.

Где смотреть в разных конфигурациях:

Ведомость по товарам на складах: как увидеть нехватку по данным учёта

Ведомость показывает по каждой позиции начальный остаток, приход, расход и конечный остаток в количестве и сумме. Для поиска недостачи это главный отчёт.

Как настроить:

1. Откройте Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах.
2. Поставьте период с начала квартала или года — короткий период прячет историю ошибки.
3. В отборе укажите склад. Если складов несколько, сначала смотрите все сразу: товар мог «уйти» на соседний склад.
4. Сформируйте отчёт и отсортируйте по конечному остатку по возрастанию. Отрицательные строки окажутся сверху.

Отрицательный конечный остаток — это расчётная недостача. Дважды щёлкните по сумме расхода в такой строке: 1С расшифрует её до списка документов. Так за пару кликов виден документ, который увёл остаток в минус.

Вторая точка проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (для материалов — 10). В настройках добавьте детализацию по субконто «Номенклатура» и «Склады». Красный или отрицательный конечный остаток по позиции означает то же самое: списано больше, чем принято.

Почему 1С вообще пропустила минус

В Бухгалтерии 3.0 есть настройка, которая разрешает списывать запасы при отсутствии остатков по данным учёта. Она находится в разделе Администрирование, в настройках проведения документов. Если флажок стоит, реализация проводится даже при нулевом остатке, и минус копится незаметно.

В УТ 11 контроль остатков задаётся отдельно, в настройках раздела склада. Если контроль отключён, складские документы проводятся без проверки, и ведомость покажет минус.

Недостача по итогам инвентаризации: где смотреть результат пересчёта

Реальную нехватку, то есть разницу между базой и полкой, 1С показывает только после инвентаризации. Без пересчёта программа видит лишь собственные данные.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Создайте документ Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров.
2. Укажите склад и ответственное лицо, заполните табличную часть по остаткам кнопкой Заполнить.
3. Внесите фактическое количество по результату пересчёта.
4. Колонка отклонения покажет разницу по каждой позиции: минус — недостача, плюс — излишек.

Сам документ «Инвентаризация товаров» проводок не делает. Он только фиксирует результат. Для печати используйте формы ИНВ-3 (инвентаризационная опись ) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) — в ИНВ-19 недостача выведена отдельными колонками в количестве и сумме.

Чтобы недостача попала в учёт, на основании инвентаризации создают «Списание товаров». Излишки оформляют документом «Оприходование товаров», тоже на основании.

В УТ 11

Пересчёт оформляют документом «Пересчет товаров», а расхождения — складскими актами: «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Все они собраны в журнале «Складские акты» раздела Склад и доставка. Отфильтруйте журнал по складу и периоду, и вы увидите все оформленные недостачи списком.

Счёт 94 и регистры: где недостача отражена в учёте

Оформленная недостача в Бухгалтерии 3.0 проходит через счёт 94. При списании на основании инвентаризации формируется проводка Дт 94 Кт 41 (или Кт 10 для материалов).

Где смотреть:

• 📊 ОСВ по счёту 94 — сколько недостач оформлено за период и сколько ещё не распределено. Ненулевое сальдо на конец месяца означает, что недостачу списали со склада, но не решили, на кого её отнести.
• 🔍 Карточка счёта 94 — каждая проводка с документом-основанием. Двойной щелчок открывает «Списание товаров».
• 👤 ОСВ по счёту 73.02 — недостачи, отнесённые на конкретных сотрудников, с аналитикой по физлицам.

Дальше счёт 94 закрывают в зависимости от ситуации:

Универсальный отчёт по регистрам

Если ведомости мало, используйте Отчеты → Универсальный отчет. В нём выбирают тип и имя объекта: регистр бухгалтерии , регистр накопления, документ. В Бухгалтерии 3.0 основной учёт товаров ведётся на регистре бухгалтерии «Журнал проводок», а в УТ 11 — на регистрах накопления «Товары на складах» и «Товары организаций».

Разница между этими двумя регистрами УТ 11 полезна сама по себе. «Товары на складах» показывает, что лежит физически. «Товары организаций» — что числится за юрлицом. Расхождение между ними при одной номенклатуре часто указывает на незакрытую передачу между организациями, а не на пропажу.

Ошибки в поступлении и перемещении, которые выглядят как недостача

Многие «недостачи» на деле оказываются ошибками ввода. Пройдите по списку, прежде чем звать материально ответственное лицо.

• 📅 Дата реализации раньше даты поступления. Товар пришёл 15-го, продали 14-го. На 14-е остаток нулевой, ведомость покажет минус, а к концу месяца он «исчезнет».
• 🏬 Поступление на другой склад. Приход оформили на «Основной склад», продажу — с «Магазина». На одном складе минус, на другом такой же излишек.
• 🔁 Перемещение без получения. В УТ 11 при ордерной схеме товар списан с отправителя, но получатель не оформил приходный ордер. Товар висит «в пути».
• 📏 Единица измерения или упаковка. Приняли 10 коробок по 12 штук как 10 штук. На складе 120, в базе 10, при продаже — минус 110.
• 🔤 Дубли номенклатуры. «Кабель ВВГ 3х2,5» и «Кабель ВВГ 3*2,5» — две разные карточки. По одной недостача, по другой излишек.
• ❌ Непроведённый или удалённый документ поступления. Документ есть в списке, но без зелёной галочки проведения.

Быстрый способ проверить пару «поступление — расход»: откройте ведомость по проблемной позиции за длинный период, затем расшифровку по документам. Если первый документ в списке — расходный, ошибка в датах или в складе.

Кто менял документы: движения, структура подчинённости и журнал регистрации

Когда ошибочный документ найден, нужно понять, что он сделал и кто его правил.

Движения документа

В форме любого проведённого документа есть кнопка Дт/Кт — «Показать проводки и другие движения документа». Она открывает все записи документа по регистрам: какой склад, какое количество, какая сумма. Если списание прошло со склада, которого не было в шапке, это видно сразу.

Рядом с ней — «Структура подчинённости»: цепочка документов, связанных с этим. По ней видно, есть ли у поступления счёт-фактура, возврат, перемещение, созданное на основании.

Журнал регистрации

Журнал открывается из раздела Администрирование → Обслуживание. В нём фиксируется, кто и когда создал, изменил, провёл или удалил документ.

Как искать:

1. Установите отбор по периоду — от даты документа до сегодня.
2. Отберите события изменения, проведения и удаления данных.
3. В отборе по данным укажите конкретный документ или выберите метаданные «Документ. Списание товаров» (или нужный вид).
4. Отсортируйте по пользователю.

Так обнаруживаются задним числом перепроведённые реализации и снятые с проведения поступления. Если журнал пуст за нужный период, проверьте, не отключено ли в нём ведение регистрации — тогда истории не будет.

Автоматический поиск расхождений и сводные отчёты

Чтобы не искать минусы вручную по каждой позиции, используйте встроенные проверки.

Экспресс-проверка ведения учёта. В Бухгалтерии 3.0: Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка. Среди проверок есть контроль отрицательных остатков по счетам учёта запасов. Отчёт выдаёт список нарушений с расшифровкой до документа.

Закрытие месяца . Помощник закрытия месяца в Бухгалтерии 3.0 при расчёте себестоимости предупреждает об отрицательных остатках и списании без партий. Если на шаге расчёта себестоимости появились ошибки, щёлкните по ним — там будут позиции, которых не хватило.

Анализ субконто. Отчёт Отчеты → Анализ субконто по субконто «Склады» показывает остатки и обороты по всем счетам запасов сразу. Удобно, когда товар может числиться и на 41, и на 10, и на 43.

Сравнение двух регистров в УТ 11. Ведомость по складам и ведомость по организациям, сформированные за одну дату, сравнивают по итогам. Совпадение итогов при разных строках означает пересортицу или путаницу с организациями.

Чтобы не забыть ни одной проверки, отметьте их перед инвентаризацией:

Частые вопросы