Где находится справочник организаций и как с ним работать

Справочник организаций в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается из раздела Главное → Организации. В 1С:ЗУП 3.1 это Настройка → Организации, в Управлении торговлей 11 — НСИ и администрирование → Организации. Если такого пункта в панели нет, значит в базе ведётся учёт по одной фирме, и список просто скрыт — его включают одним флажком.

Список организаций — это справочник с реквизитами всех юрлиц и ИП, по которым вы ведёте учёт в одной базе. От того, включён ли учёт по нескольким фирмам, зависит, увидите вы полный перечень или сразу карточку единственной организации.

Разберём, где открыть список в разных конфигурациях, как быстро найти нужную фирму, вывести весь перечень отдельным отчётом и настроить колонки под себя. Отдельно — почему список бывает пустым и как это исправить.

Где открыть справочник в разных конфигурациях

Путь к списку зависит от конфигурации, но в типовых решениях он стабилен:

В 1С:Бухгалтерии есть нюанс. Когда учёт ведётся по одной фирме, вместо пункта «Организации» в разделе «Главное» стоит пункт «Реквизиты организации». Он открывает карточку сразу, минуя список, — потому что показывать нечего, фирма одна.

Не путайте справочник «Организации» со справочником «Подразделения». Организации — это отдельные юрлица и ИП, самостоятельные налогоплательщики. Подразделения — это отделы и филиалы внутри одной организации. Если вы искали, «где посмотреть филиалы или отделы», вам нужен другой справочник, а не список организаций.

Чтобы появился полноценный перечень и возможность завести вторую фирму, включите учёт по нескольким организациям:

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку «Организация».
3. Поставьте флажок «Учёт по нескольким организациям».

После этого в разделе «Главное» появится список, а во всех документах — поле «Организация», где нужно будет выбирать, от чьего имени оформляется операция.

В Управлении торговлей 11 флажок называется иначе: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Предприятие → Несколько организаций. Логика та же — без него поле организации в документах не показывается.

Как быстро найти нужную организацию

Когда фирм в базе одна-две, список не проблема. Но в холдинге или у аутсорсера их бывает несколько десятков, и листать неудобно. Есть три быстрых способа.

Строка быстрого поиска над списком. Откройте справочник и просто начните печатать — перечень отфильтруется по мере ввода. Ищите по ИНН, а не по названию: наименования у связанных фирм часто похожи («Ромашка», «Ромашка-Торг», «Ромашка-Сервис»), а ИНН уникален.

Глобальный поиск по программе. Значок поиска (лупа) находится в системной командной панели в правом верхнем углу окна. Введите часть названия или ИНН — 1С покажет найденные элементы справочников, включая организации, и откроет карточку по клику. Поиск идёт по всей базе сразу, поэтому в выдачу попадут и документы с этим ИНН, и контрагенты — ориентируйтесь на пометку типа объекта рядом с результатом.

Команда «Все функции». Если пункт «Организации» убрали из панели раздела, справочник всё равно доступен: Главное меню → Все функции → Справочники → Организации. Главное меню — это значок в левом верхнем углу окна (три горизонтальные черты со стрелкой вниз).

💡 Если команды «Все функции» в главном меню нет, включите её: Главное меню → Сервис → Параметры и поставьте флажок «Отображать команду “Все функции”». Способ работает в любой типовой конфигурации и выручает, когда панель разделов настроена «под себя» и привычного пункта не видно.

Если к списку организаций вы обращаетесь часто, добавьте его в избранное: наведите курсор на заголовок открытой формы и нажмите на звёздочку рядом с ним. После этого справочник будет доступен из раздела «Избранное» в один клик, минуя меню. Там же, в «Истории», 1С хранит последние открытые объекты — если недавно заходили в список, он будет в начале.

Как вывести весь перечень организаций отчётом

Список на форме справочника удобен для поиска, но его не выгрузишь в Excel и не передашь бухгалтеру для сверки. Для этого подойдёт универсальный отчёт.

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В поле типа источника выберите «Справочник», ниже — «Организации», а в правом поле — «Основные данные».
3. Нажмите «Сформировать».

По кнопке «Настройки» можно добавить в вывод колонки ИНН, КПП, вид организации (юрлицо или ИП), наименование в программе и сокращённое наименование. Готовую таблицу выгружают в Excel через Ещё → Сохранить (или копируют выделенные строки).

Такой отчёт удобен, когда нужно разом проверить, по всем ли фирмам заполнены реквизиты, нет ли задвоенных ИНН и совпадающих префиксов нумерации документов.

Универсальный отчёт гибче формы списка: в него можно вывести не только реквизиты шапки, но и данные из вложенных таблиц — например, перечень банковских счетов по каждой организации. Для этого в настройках отчёта в качестве таблицы выбирают нужную табличную часть справочника. Для разовой выгрузки перечня это избыточно, но при сверке реквизитов перед сдачей отчётности экономит время.

Как посмотреть данные по конкретной организации

Перечень фирм — это половина задачи. Когда организаций несколько, важно видеть учётные данные в разрезе каждой из них, а не вперемешку. Сам список отвечает на вопрос «какие фирмы в базе», но обороты, остатки и документы смотрят уже в отчётах и журналах с отбором по организации.

Фильтр в стандартных отчётах. В шапке любого бухгалтерского отчёта — оборотно-сальдовой ведомости, анализа счёта, карточки счёта — есть поле «Организация». Выберите фирму, и отчёт покажет обороты и сальдо только по ней. Пока поле пустое, в многофирменной базе отчёт собирает данные сразу по всем организациям, и итоги расходятся с ожидаемыми. Это, кстати, частая причина паники «у меня не сходится баланс» — на деле в отчёт попали все фирмы разом.

Отбор в журналах документов. Списки реализаций, поступлений и банковских выписок в многофирменной базе показывают колонку «Организация». Щёлкните по её заголовку для сортировки или задайте отбор через меню «Ещё», чтобы оставить документы одной фирмы.

Карточка организации . Двойной щелчок по строке списка открывает карточку. Здесь собраны все реквизиты: ИНН, КПП, адреса, коды статистики, банковские счета, ответственные лица (руководитель, главбух, кассир) и логотип с факсимиле для печатных форм. Отсюда же переходят к учётной политике и настройкам налогов конкретной фирмы.

Перед тем как начать вести учёт по новой фирме, пройдитесь по её карточке — незаполненный реквизит всплывёт в самый неподходящий момент, при формировании счёта-фактуры или отчётности.

Список в режиме «1С:Предприятие» и в Конфигураторе

Все описанные способы работают в режиме «1С:Предприятие» — том, в котором вы ведёте учёт. Именно здесь хранятся и редактируются сами записи: реквизиты фирм, банковские счета, подписанты.

В Конфигураторе справочник «Организации» тоже виден — в дереве метаданных по пути Справочники → Организации. Но там отображается только структура объекта: его реквизиты, табличные части и формы, а не сами строки списка. Посмотреть или изменить перечень фирм через Конфигуратор нельзя — для этого всегда нужен режим «1С:Предприятие».

Технические специалисты иногда ищут перечень фирм в консоли администрирования серверов 1С. Там его тоже нет: консоль показывает информационные базы кластера и подключённые сеансы, а не содержимое справочников. Список организаций хранится внутри базы и доступен только из режима «1С:Предприятие». Это важный ориентир: если вопрос звучит как «где в 1С посмотреть организации», ответ всегда лежит в пользовательском режиме, а не в административных инструментах.

Настройка отображения: колонки, сортировка, отборы

Форму списка можно подстроить, чтобы нужные реквизиты были на виду.

• 🧩 Колонки. Нажмите Ещё → Изменить форму и отметьте поля, которые должны показываться: ИНН, КПП, префикс, вид организации. Лишние колонки снимите — форма станет компактнее.
• ↕️ Сортировка. Щёлкните по заголовку колонки — список отсортируется по этому полю. Повторный щелчок меняет направление.
• 🔍 Отбор. Через меню «Ещё» задайте отбор, например показать только юридические лица или только фирмы с незаполненным КПП.
• 🏷️ Префикс. У каждой организации свой префикс нумерации (например, РТ- и РС-). Он виден отдельной колонкой и нужен, чтобы номера документов разных фирм не пересекались.

Префикс стоит проверить сразу после заведения второй фирмы: если он не задан, номера документов двух организаций пойдут в общую нумерацию, и в выписках будет путаница.

Настройки формы сохраняются для вашего пользователя автоматически — в следующий раз список откроется с теми же колонками и сортировкой. Если вы что-то перенастроили и хотите вернуть вид по умолчанию, в том же меню «Ещё» есть команда возврата стандартных настроек формы. Коллег ваши изменения не затронут: каждый пользователь настраивает список под себя.

Если список организаций не виден или пуст

Чаще всего проблема не в том, что фирму потеряли, а в настройках базы или отборе на форме. Сверьтесь с таблицей симптомов.

Ещё одна частая ситуация — вместо списка открывается карточка одной фирмы, хотя учёт по нескольким организациям уже включён. Это значит, что фирма в базе действительно одна: заведите вторую кнопкой «Создать», и перечень появится сам.

Отдельная история — когда пользователь видит не все фирмы. В базе могут быть настроены ограничения доступа на уровне записей: бухгалтеру одной компании холдинга открывают только её организацию, а остальные для него не видны. Это не ошибка, а штатная настройка прав. Если нужных фирм в списке нет и отбор ни при чём, уточните у администратора базы, какие организации вам назначены.

Частые вопросы