Отчёт о розничных продажах в 1С: как найти, открыть и проверить

ОРП — это документ «Отчёт о розничных продажах». В 1С:Рознице, 1С:Управлении торговлей и 1С:Бухгалтерии он лежит в разделе Продажи. Это сводный документ по рознице: в нём собраны итоги проданного за смену или период, а не отдельные чеки покупателей.

Открыть его можно двумя путями — зайти в список документов Продажи и выбрать нужный ОРП по дате и кассе, либо открыть кассовую смену и перейти к связанному отчёту. Ниже — где именно найти документ в каждой конфигурации, как он попадает в базу при закрытии смены, как напечатать и сверить суммы, и почему иногда ОРП вообще не появляется в списке.

Где в программе хранится отчёт о розничных продажах

ОРП — регистрационный документ, а не отчёт-таблица, которую строят на лету. Он один раз создаётся (чаще автоматически) и дальше просто лежит в списке, как расходная накладная или приходный ордер. Поэтому искать его надо не в меню отчётов, а среди документов продажи.

В каждой из трёх массовых конфигураций вход одинаковый по смыслу — раздел Продажи на левой панели:

Документ всегда привязан к организации, складу (магазину) и кассе ККМ. Поэтому в списке удобно поставить отбор по кассе или по дате — так ОРП за нужную смену находится за пару секунд.

Как открыть и посмотреть ОРП в 1С:Рознице

В 1С:Рознице розничная торговля — основа конфигурации, поэтому ОРП здесь встречается чаще всего. Откройте раздел Продажи и найдите список отчётов о розничных продажах. В списке каждая строка — это итог одной закрытой кассовой смены по конкретной кассе.

Чтобы посмотреть содержимое:

1. Дважды щёлкните по строке нужной даты — документ откроется.
2. На вкладке с товарами видны позиции, количество и суммы продаж за смену.
3. На отдельных вкладках собраны оплаты (наличные, карты, подарочные сертификаты) и возвраты, если они были.
4. Внизу формы — итоговая сумма, которая должна совпадать с выручкой по кассе.

Если нужно посмотреть не итог, а из чего он сложился, откройте журнал чеков ККМ (раздел Продажи, список чеков). Чеки — это первичные операции кассира, а ОРП агрегирует их в один документ при закрытии смены.

Между 1С:Розницей 2.3 и 3.0 расположение почти не отличается: в обеих версиях вход через раздел Продажи, карточка документа выглядит похоже. Разница в деталях интерфейса «Такси» и в составе вкладок — в 3.0 добавлены блоки под маркировку и расширенную аналитику. Логика же одна: один ОРП соответствует одной закрытой смене по одной кассе.

Чтобы быстро найти нужный документ в большой базе, используйте колонку даты и отбор по кассе ККМ в шапке списка. По клику на заголовок колонки список сортируется — свежие смены окажутся сверху.

Где найти ОРП в Управлении торговлей и Бухгалтерии

В 1С:Управлении торговлей 11 розница — один из видов продаж наряду с оптом. Документы отчётов о розничных продажах лежат в разделе Продажи. Откройте список, и дальше всё так же: строка = смена по кассе, двойной щелчок открывает состав.

В УТ 11 розницу можно вести двумя способами, и от этого зависит, откуда берётся ОРП:

• С онлайн-кассой. Кассир пробивает чеки через РМК, при закрытии смены формируется ОРП автоматически.
• Сводным вводом. Для неавтоматизированной точки ОРП заводят вручную — одним документом за день или смену, указывая проданные товары общим списком.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 ОРП нужен для учёта выручки. В разделе Продажи есть отдельная ссылка «Отчёты о розничных продажах». Документ здесь делает проводки: приход выручки в кассу или на эквайринговый счёт, начисление НДС и списание себестоимости проданных товаров. Вид операции в шапке документа («Розничный магазин» для автоматизированной точки или «Неавтоматизированная торговая точка») определяет, какие именно движения сформируются.

Чтобы увидеть, какие проводки сделал конкретный ОРП, откройте документ и нажмите кнопку показа движений (значок с буквами Дт/Кт в командной панели). Там видно, на какие счета легла выручка, НДС и себестоимость. Это удобно, когда выручка в отчёте есть, а в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 90 суммы не хватает — значит документ не проведён или проведён не полностью.

Когда ОРП создаётся автоматически при закрытии смены

Главный момент, который путает новичков: при работе с онлайн-кассой ОРП не нужно создавать вручную. Он появляется сам в момент закрытия кассовой смены.

Схема такая:

1. Кассир открывает смену на ККМ (через РМК или команду открытия смены).
2. В течение дня пробиваются чеки — каждый уходит в фискальный накопитель и к оператору фискальных данных (ОФД).
3. В конце дня кассир закрывает смену. Касса печатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт по старой терминологии).
4. 1С в этот момент собирает все чеки смены в один документ «Отчёт о розничных продажах».

После этого ОРП появляется в списке раздела Продажи с датой закрытия смены. Открыть смену и сразу увидеть связанный ОРП можно через список кассовых смен — у закрытой смены есть переход к сформированному документу.

Как сверить ОРП с кассовой сменой и данными ОФД

Сумма в ОРП должна сходиться с тремя источниками: с отчётом кассы о закрытии смены, с данными в личном кабинете ОФД и с фактической выручкой в кассе. Проверяют это так:

• Сумма ОРП vs отчёт закрытия смены. Итог продаж в документе и сумма по Z-отчёту кассы должны совпадать до копейки. Расхождение означает, что часть чеков не попала в ОРП.
• Разбивка по оплатам. В ОРП отдельно показаны наличные и безналичные (эквайринг). Безнал сверяют с выпиской банка по эквайрингу, наличные — с остатком в денежном ящике.
• Данные ОФД. В личном кабинете оператора видно количество и сумму чеков за смену. Эти цифры должны совпадать с ОРП — ведь оба считают одни и те же фискальные чеки.

Отдельно держите в голове возвраты. Если покупатель вернул товар в ту же смену, сумма возврата уменьшает итог ОРП, и это нормально. Но возврат из прошлой смены оформляется отдельным документом и в текущий ОРП не входит — иначе касса и отчёт разойдутся.

Для периода удобнее не открывать каждый ОРП, а построить отчёт по розничным продажам или ведомость по кассе в разделе Продажи (блок отчётов). Там видны итоги по дням и кассам, и выбивающаяся смена сразу бросается в глаза. Если сумм много и сверка идёт регулярно, задайте в отчёте группировку по кассе и по дате — тогда расхождение локализуется до конкретной смены за несколько секунд.

Печать ОРП и настройка оборудования для чеков

Печатная форма у самого документа ОРП есть: откройте его и нажмите кнопку печати в командной панели — выгрузится форма с итогами по товарам и суммам. Это внутренний документ для бухгалтерии, а не чек для покупателя.

Чек покупателю и отчёт о закрытии смены печатает не ОРП, а касса (фискальный регистратор). Чтобы печать вообще работала, оборудование должно быть подключено в 1С:

1. Откройте Администрирование → Подключаемое оборудование.
2. Добавьте фискальный регистратор, укажите драйвер и модель, выполните тест подключения.
3. Назначьте кассу ККМ, к которой привязано оборудование.
4. В настройках РМК укажите эту кассу как рабочую для кассира.

Что делать, если ОРП не сформировался или суммы расходятся

Чаще всего ОРП «пропадает» не из-за ошибки программы, а из-за того, что смена не закрыта или документ отфильтрован в списке. Разберём типовые симптомы.

Если смена закрыта, а ОРП всё равно нет — проверьте права пользователя: в профиле должен быть доступ к розничным продажам. Под полным доступом документ видно всегда.

Особенности в 1С:УНФ и отраслевых решениях

В 1С:Управлении нашей фирмой (УНФ) розничная торговля тоже ведётся, и итоги смены хранятся как отчёт о розничных продажах. Искать его нужно в разделе, отвечающем за продажи и торговлю, — список розничных продаж. Логика та же: при закрытии смены на онлайн-кассе документ формируется автоматически, а для ручного ввода его создают одним документом за период.

В отраслевых и региональных сборках (на базе Розницы или УТ — для аптек, магазинов одежды, общепита) состав документа может расширяться специфическими реквизитами: маркировкой, акцизами, ЕГАИС для алкоголя. Но принцип неизменен — документ «Отчёт о розничных продажах» остаётся в разделе Продажи, формируется при закрытии смены и агрегирует чеки.

Если конфигурация сильно переработана поставщиком, точное название команды в меню может отличаться. В этом случае откройте настройку навигации раздела продаж и найдите документ со словами «розничных продажах» — он почти всегда называется именно так.

Частые вопросы