Сколько дней отпуска осталось у сотрудника: проверка по данным 1С:Бухгалтерии 3.0

Готового отчёта «Остатки отпусков» в 1С 8.3 Бухгалтерия (редакция 3.0) нет: программа не ведёт учёт права на отпуск. Она хранит только факты — дату приёма и документы Отпуск. Остаток отпуска находят так: берут из 1С все использованные дни, считают положенные по стажу и вычитают одно из другого.

Отчёт с готовыми остатками есть в 1С:Зарплате и управлении персоналом. Если кадры ведутся в Бухгалтерии, остаток собирают из её данных за 10–15 минут на человека. Для всего штата быстрее работает универсальный отчёт с выгрузкой в Excel.

Что 1С:Бухгалтерия хранит об отпусках, а что нет

Начнём с того, где остаток отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия найти не получится, чтобы не тратить время на поиски.

В программе есть:

• 📅 дата приёма — в кадровом документе приёма и в карточке сотрудника;
• 🧾 документы Отпуск — даты начала и окончания, число дней, начисленные отпускные;
• 🚪 документ увольнения — с компенсацией за неиспользованный отпуск, если она начислялась;
• 📄 личная карточка по форме Т-2 — раздел об отпусках заполняется из тех же документов.

В программе нет:

• ❌ регистра «положено дней по рабочим годам»;
• ❌ автоматического учёта дополнительных отпусков (за ненормированный день, вредность, стаж);
• ❌ автоматического сдвига рабочего года при отпуске без сохранения зарплаты дольше 14 дней.

Отсюда простое правило: 1С:Бухгалтерия знает, сколько дней израсходовано. Сколько заработано, считает человек.

Что подготовить перед проверкой остатка

Соберите по каждому сотруднику четыре вещи. Все они есть в базе или в кадровых приказах.

Основная норма — 28 календарных дней в год (статья 115 ТК РФ). Дополнительные отпуска прибавляются к ней, если они положены по договору или закону.

Какие периоды не идут в стаж для отпуска, перечислено в статье 121 ТК РФ. Основные из них:

• ⏸ отпуск без сохранения зарплаты — в части, превышающей 14 календарных дней в рабочем году;
• 👶 отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3 лет;
• 🚫 прогулы и отстранение от работы по вине сотрудника.

Способ 1. Отпуска одного сотрудника через список документов

Самый быстрый путь, когда вопрос про конкретного человека: «Сколько у Ивановой осталось?»

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. Перейдите в журнал Все начисления. В нём собраны начисления зарплаты, отпуска и больничные.
3. Отберите список по виду документа: оставьте только Отпуск. Используйте отбор в шапке списка или поиск по колонке.
4. Добавьте отбор по сотруднику. Проще всего — набрать фамилию в строке поиска.
5. Откройте каждый документ и выпишите период отпуска и число дней.

На один-два года работы хватает пяти минут. Если отпусков много, переходите ко второму способу — он даёт ту же информацию таблицей.

Есть ещё один источник — личная карточка Т-2. В её разделе об отпусках перечислены отпуска, оформленные документами в программе. Карточку удобно распечатать и приложить к расчёту. Но дней «к получению» она тоже не показывает.

Способ 2. Массовая проверка остатков отпусков через универсальный отчёт

Универсальный отчёт собирает данные по любому документу программы. Это лучший способ выгрузить отпуска всего штата за один заход.

Настройка отчёта

1. Откройте раздел Отчеты и найдите в нём Универсальный отчет (группа отчётов анализа учёта).
2. В шапке выберите вид объекта Документ, а сам объект — Отпуск.
3. Укажите период. Для проверки остатков берите его с даты приёма самого «старого» сотрудника, а не с начала года.
4. Откройте настройки отчёта и на вкладке группировок выберите группировку по сотруднику.
5. В показатели или поля выведите даты начала и окончания отпуска и количество дней. Подходящие поля проще найти поиском по слову «дней» или «дата» в списке доступных полей.
6. Нажмите Сформировать.

Что получится

Отчёт выдаст таблицу: сотрудник → список его отпусков → дни по каждому. При группировке по сотруднику внизу каждой группы появится итог — использованные дни за весь выбранный период.

Это вторая половина формулы. Первую — положенные дни — посчитайте по стажу, как в следующем разделе.

Способ 3. Расчёт неиспользованных дней по стажу

Отсюда берётся сама цифра остатка. Формула одна:

Остаток = положено за отработанное время − использовано

Как считать положенные дни

• 📌 За каждый полностью отработанный рабочий год — годовая норма (28 дней плюс дополнительные).
• 📌 За текущий неполный рабочий год — норма ÷ 12 × число отработанных месяцев. Для 28 дней это 2,33 дня за месяц.
• 📌 Рабочий год считается не по календарю, а от даты приёма: принят 15 марта — год длится с 15 марта по 14 марта.

Неполный месяц округляют по Правилам 1930 года (пункты 28 и 35). Половина месяца и больше — считается за полный, меньше половины — не учитывается. На практике это правило применяют и для текущих остатков, не только при увольнении.

Пример расчёта

Сотрудник принят 15.03.2024, проверяем остаток на 10.10.2026. Дополнительных отпусков нет, отпусков за свой счёт не было.

Хвост с 15.09 по 10.10 — это 26 дней, больше половины месяца. Поэтому он округлён до полного, и месяцев в текущем году 7.

Использовано по документам Отпуск: 14 + 14 дней в 2025 году и 14 дней в 2026 году, всего 42.

Остаток: 72,33 − 42 = 30,33 дня.

Дробный результат законом не округляется. Округлять до целого можно только в пользу сотрудника: 30,33 → 31 день. Наоборот, до 30, нельзя.

Если был отпуск за свой счёт

Допустим, в 2025 году тот же сотрудник взял 20 дней без сохранения зарплаты. В стаж не идут 20 − 14 = 6 дней. Конец второго рабочего года сдвигается на 6 дней: с 14.03.2026 на 20.03.2026. Все следующие рабочие годы тоже начинаются на 6 дней позже.

Программа этот сдвиг сама не делает — пересчитайте рабочие годы вручную, иначе остаток будет завышен.

Остаток перед увольнением

Самый ответственный момент проверки — расчёт при увольнении. Здесь ошибка в днях сразу превращается в недоплату или переплату компенсации.

1. Посчитайте остаток на последний рабочий день, а не на дату приказа.
2. Сверьте его с числом дней компенсации в документе увольнения. Если цифры расходятся, исправьте документ до проведения выплаты.
3. Если остаток отрицательный, решите вопрос удержания за неотработанные дни: есть случаи, когда удерживать нельзя, например при сокращении штата.

Расчётную таблицу с итоговой цифрой сохраните вместе с запиской-расчётом: при споре с сотрудником она покажет, откуда взялось число дней.

Способ 4. Запрос к базе: консоль запросов вместо SQL

Администраторам часто приходит мысль выгрузить отпуска прямым SQL-запросом к серверу базы. Делать так не стоит.

• 🔒 Таблицы в базе SQL названы обезличенно (_Document123, _Fld4567), их состав меняется при обновлении конфигурации.
• ⚙️ Запрос мимо платформы не видит логики программы: пометок удаления, проведения, исправленных документов.
• 📜 Прямое чтение данных базы средствами СУБД не предусмотрено лицензионными условиями платформы 1С.

Правильный путь для программиста — язык запросов 1С. Выполнить его можно через внешнюю обработку «Консоль запросов» или через конструктор запроса в конфигураторе. Запрос к документу Отпуск строится с отбором по проведённым документам и группировкой по сотруднику, а сумма дней берётся из реквизита с количеством дней. Точные имена реквизитов посмотрите в конструкторе: он показывает их списком.

На практике универсальный отчёт из способа 2 даёт тот же результат без программирования. Запрос нужен, когда выборку надо встроить в свою обработку или выгружать по расписанию.

Как выгрузить данные об остатках в Excel для отчётности

Любой отчёт 1С сохраняется в файл одной командой.

1. Сформируйте универсальный отчёт или Т-2.
2. Нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) в командной панели отчёта.
3. Выберите формат Лист Microsoft Excel 2007-... (*.xlsx). Для отправки на подпись подойдёт и PDF.
4. Откройте файл и добавьте к таблице колонки «Дата приёма», «Положено», «Остаток» с формулами.

Удобная структура итоговой таблицы:

Такая таблица пригодится в трёх случаях:

• 🗓 при составлении графика отпусков на следующий год — его утверждают не позднее чем за две недели до начала года (статья 123 ТК РФ);
• 🧮 для оценочного обязательства по отпускам на 31 декабря;
• 🔍 при проверке трудовой инспекции или по запросу сотрудника.

Почему остаток не сходится: частые ошибки

Цифра «по 1С» и цифра «по кадровику» расходятся почти всегда по одной из этих причин.

Ещё одна частая ошибка — считать рабочий год с 1 января. Для отпуска календарный год ничего не значит: отсчёт идёт только от даты приёма.

Частые вопросы