Где в 1С найти график, остаток дней и расчёт отпускных

Единой «карточки отпусков» в 1С нет — и это первое, что сбивает с толку. Данные об отпусках лежат в трёх разных местах: график отпусков — в разделе Кадры, фактические отпуска и расчёт отпускных — в документах «Отпуск» раздела Зарплата, а сколько неиспользованных дней осталось у сотрудника — показывает отчёт «Остатки отпусков».

Поэтому ответ на вопрос «как посмотреть отпуск» зависит от того, что именно вам нужно: плановые даты, историю фактических отпусков, остаток дней или сумму начисленных отпускных. Ниже — конкретный путь к каждому из этих данных в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, а в конце — отчёт для проверки остатков и разбор ошибок, из-за которых цифры «не сходятся».

Где 1С хранит данные об отпусках

В ЗУП отпуск — это не одна сущность, а связка объектов. Запомните, кто за что отвечает:

• 📅 График отпусков — план на год. Документ раздела Кадры. Это намерение, а не факт.
• 📄 Документ «Отпуск» — фактический отпуск конкретного сотрудника: даты, вид, сумма отпускных. Хранится в разделе Зарплата.
• 📊 Отчёт «Остатки отпусков» — сколько дней положено, использовано и осталось на дату.
• 👤 Карточка сотрудника (Кадры → Сотрудники) содержит только кадровые сведения; самих отпусков там нет.

Отдельно стоит отпуск без сохранения зарплаты (за свой счёт) и учебный отпуск — для них в 1С свои виды документа, но ищутся они в тех же разделах, что и ежегодный оплачиваемый.

Технически остатки дней 1С не хранит одним числом в карточке — она считает их «на лету» по движениям документов. Приём на работу и каждый новый отработанный период добавляют положенные дни, каждый документ «Отпуск» их списывает. Поэтому любой остаток — это всегда результат отчёта на конкретную дату, а не фиксированное поле, которое можно открыть и прочитать.

Как открыть график отпусков и плановые даты

График отпусков — первое, что обычно нужно кадровику: когда сотрудник планово уходит и не пересекается ли это с коллегами.

1. Откройте раздел Кадры → График отпусков.
2. Выберите год и, при необходимости, подразделение.
3. В табличной части вы увидите строки по сотрудникам с запланированными датами начала и количеством дней.

Чтобы увидеть всю картину по подразделению наглядно, в форме графика есть представление в виде диаграммы (переключатель вида отображения вверху формы) — так сразу видно наложения отпусков.

График — это план. Он не подтверждает, что сотрудник реально отгулял эти дни. Факт фиксирует отдельный документ «Отпуск», даже если даты совпали с графиком. Поэтому для зарплаты и остатков смотрят не график, а фактические документы.

Если сотрудник переносит отпуск, в разделе Кадры формируется документ переноса — исходные плановые даты при этом сохраняются, и в журнале графиков видно, что и на когда перенесли. Это удобно при спорах: всегда можно поднять, какими были первоначальные плановые даты и сколько раз отпуск двигали.

На основании утверждённого графика печатается унифицированная форма Т-7 — кнопка печати находится в самой форме графика. Так что отдельно «собирать» график для проверяющих не нужно: он уже есть в базе в готовом виде.

История отпусков сотрудника: журнал документов «Отпуск»

Фактические отпуска — это список документов «Отпуск». Чтобы посмотреть историю по человеку:

1. Откройте раздел Зарплата → Отпуска.
2. Включите отбор по сотруднику: в поле отбора над списком начните вводить фамилию.
3. Отсортируйте список по дате — получите хронологию всех оплачиваемых отпусков.

Каждая строка журнала — один период: вид отпуска, даты «с» и «по», число календарных дней и сумма отпускных. Двойной щелчок открывает сам документ со всеми деталями расчёта.

Чтобы увидеть и отпуска за свой счёт, и учебные — в этом же журнале отбор по виду снимите или выберите нужный вид. Документ отпуска без сохранения оплаты виден в том же списке, просто сумма по нему нулевая.

Нужна картина не по одному человеку, а по всей организации за период — скажем, кто уходит в отпуск в июле? Снимите отбор по сотруднику и задайте период дат в самом журнале: отсортируйте список по дате начала, и перед вами хронология всех отпусков за выбранные месяцы. Это рабочий способ быстро проверить, не оголяется ли отдел.

Для быстрого взгляда «что у человека было за год» удобнее не журнал, а отчёт — о нём ниже.

Отчёт «Остатки отпусков»: сколько дней осталось

Самый частый вопрос — сколько дней отпуска у сотрудника осталось. На него отвечает отдельный отчёт.

1. Откройте раздел Кадры → Кадровые отчёты.
2. Выберите отчёт «Остатки отпусков».
3. Укажите дату, на которую считаем остаток, и организацию (или конкретного сотрудника).
4. Нажмите Сформировать.

В отчёте по каждому сотруднику видно три ключевые цифры:

Остаток считается нарастающим итогом с даты приёма. За полный рабочий год сотруднику полагается минимум 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), плюс дополнительные дни, если они назначены по условиям труда или по локальным документам. Поэтому остаток больше 28 дней — не ошибка: это накопленные за несколько лет неотгулянные дни.

Важная тонкость, из-за которой цифры кажутся странными: дни копятся не по календарному, а по рабочему году — он отсчитывается от даты приёма сотрудника, а не с 1 января. У человека, принятого 15 марта, рабочий год идёт с 15 марта по 14 марта следующего года. Отчёт это учитывает автоматически, но если вручную сверять «сколько должно быть», считать надо от даты приёма.

Накопление идёт пропорционально отработанному времени: за полный месяц работы прибавляется примерно 2,33 дня (28 дней ÷ 12 месяцев). Поэтому у новичка, отработавшего полгода, в остатке будет около 14 дней, а не полные 28 — и это корректно.

Для планирования удобно смотреть остаток на конец года: так видно, у кого дни «сгорают» и кого надо отправить в отпуск.

Как проверить расчёт отпускных в документе

Если вопрос не «когда», а «почему столько начислили», смотреть нужно сам документ «Отпуск».

1. Откройте нужный документ отпуска из журнала (Зарплата → Отпуска).
2. В основной части указаны период отпуска и число дней.
3. Отпускные считаются от среднего дневного заработка. Чтобы увидеть, как 1С его посчитала, откройте форму расчёта среднего — это ссылка с суммой среднего заработка рядом с начислением.

В форме расчёта среднего видно расчётный период (12 месяцев перед месяцем начала отпуска), сумму учтённого заработка и отработанные дни. Именно здесь ищут причину «неправильной» суммы: чаще всего дело в премиях, которые вошли или не вошли в средний, либо в исключённых днях (прошлые отпуска, больничные).

Разберём на числах, как 1С приходит к сумме при полностью отработанном периоде. Пусть за 12 месяцев заработок, учитываемый в среднем, составил 600 000 ₽, и все месяцы отработаны целиком. Тогда (ст. 139 ТК РФ, среднемесячное число календарных дней — 29,3):

• средний дневной заработок = 600 000 ₽ ÷ (12 × 29,3) = 600 000 ₽ ÷ 351,6 = 1 706,48 ₽;
• отпускные за 28 дней = 1 706,48 ₽ × 28 = 47 781,44 ₽ (до удержания НДФЛ).

Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный, прошлый отпуск, прогул), 1С пересчитывает по нему число дней пропорционально — и итог отличается от «ровного» примера. В форме расчёта среднего такие месяцы помечены, так что видно, какой именно период «уронил» или поднял среднюю.

Проверить итоговую сумму к выплате можно и со стороны зарплаты:

• Зарплата → Отчёты по зарплате → «Расчётный листок» — покажет отпускные в составе начислений за месяц и удержанный НДФЛ.
• Там же, в отчётах по зарплате, есть свод начислений и удержаний, если нужна картина по всей организации.

Если сумма в документе и в расчётном листке расходится, значит отпуск пересекает границу месяцев или был перерасчёт — в листке отпускные могут быть разбиты по месяцам начисления.

Права доступа: почему отпуска видно не всем

Нередко отпуск «не открывается» не из-за ошибки, а из-за прав. В ЗУП кадровые и расчётные данные намеренно разделены.

• Профиль кадровика видит график, документы отпусков и остатки дней, но суммы начислений (отпускные, средний заработок) могут быть скрыты.
• Профиль расчётчика видит суммы и расчёт среднего, но не обязательно всю кадровую историю.

Если вам видны даты, но не видны суммы — скорее всего, у вашей учётной записи нет прав расчётчика. Это настраивается администратором в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав через профили групп доступа. Самостоятельно расширять себе права не нужно — это решение ответственного за учётную политику и защиту персональных данных.

Частые ошибки при просмотре отпусков

На практике цифры «не сходятся» по нескольким типовым причинам. Проверьте их, прежде чем звать программиста:

• ❌ Смотрят график вместо факта. В графике стоят плановые даты, а отпуск перенесли или отгуляли иначе. Факт — только в документах «Отпуск».
• ❌ Остаток считают без даты или не на ту дату. Отчёт «Остатки отпусков» всегда привязан к дате. На начало года и на конец года цифры разные.
• ❌ Не введены начальные остатки. После переноса базы из другой программы прошлые отпуска часто есть только в начальных остатках. Если их не загрузили, остаток будет завышен.
• ❌ Ищут уволенного и не находят. В журналах и отчётах по умолчанию может стоять отбор, скрывающий уволенных. Снимите фильтр или задайте период, когда человек ещё работал.
• ❌ Путают календарные и рабочие дни. Ежегодный отпуск считается в календарных днях, учебный и некоторые другие — в рабочих. Из-за этого остаток кажется «неправильным».

Отдельно: если в отчёте остаток отрицательный, это обычно значит, что отпуск предоставлен авансом — сотрудник отгулял больше, чем успел накопить. Для программы это штатная ситуация, важная при расчёте компенсации при увольнении.

Частые вопросы