Минус на складе в Управлении торговлей 11: поиск, причина, исправление

Посмотреть отрицательные остатки в 1С УТ проще всего отчётом «Ведомость по товарам на складах»: раздел Склад и доставка → Отчеты по складу, в настройках отчёта поставьте отбор «Конечный остаток» меньше 0. В списке останутся только товары, которые ушли в минус, с разбивкой по складам.

Найти минус — половина дела. Дальше нужно понять, какой документ его создал, и выбрать способ исправления: сдвинуть дату, ввести пропущенное поступление, оформить пересортицу или инвентаризацию. Порядок действий подходит для УТ 11 с интерфейсом «Такси».

Откуда в базе берутся минусовые остатки

Отрицательный остаток означает, что по данным программы со склада списали больше, чем на него пришло. Физически так не бывает, значит, в учёте что-то не отражено или отражено не тем днём.

Частые причины:

• 📅 Расход раньше прихода. Реализацию провели 10-м числом, а поступление от поставщика — 12-м. Товар был на складе, но документы стоят в обратном порядке.
• 📦 Поступление не введено вовсе. Товар привезли, продали, а приходную накладную забыли оформить или она лежит непроведённой.
• 🔀 Пересортица. Приняли «Кабель 3×1,5», а продали «Кабель 3×2,5». По одной позиции излишек, по другой минус.
• 🏷️ Не та характеристика или серия. Номенклатура одна, а размер, цвет или серия в приходе и в расходе разные. Остаток по номенклатуре в целом нулевой, по характеристикам — плюс и минус.
• 🏬 Не тот склад. Приход оформили на «Основной склад», отгрузку — с «Магазина №2», а перемещение не сделали.
• ✏️ Правка задним числом. Поступление прошлого месяца изменили или распровели после того, как по нему уже прошли продажи.
• 🏢 Не та организация. Закупает одна организация, продаёт другая, а передачу товаров между ними не оформили. На складе товар есть, а у продающей организации — минус.

Как посмотреть отрицательные остатки в ведомости по товарам на складах

Отчёт показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток по каждой позиции и складу за выбранный период.

1. Откройте Склад и доставка → Отчеты по складу → Ведомость по товарам на складах.
2. Укажите период. Для поиска минуса на текущую дату поставьте начало периода с первого дня работы в базе или хотя бы с начала года, а конец — сегодняшним днём.
3. Нажмите «Настройки» и переключитесь на расширенный вид, если видите только простые поля.
4. На вкладке «Отборы» добавьте поле «Конечный остаток», вид сравнения «Меньше», значение 0.
5. При необходимости добавьте отбор по складу.
6. Нажмите «Закрыть и сформировать».

В результате останутся только строки с минусом. Если нужно понять масштаб, отсортируйте по колонке конечного остатка по возрастанию: самые большие провалы окажутся сверху.

Если товар учитывается по характеристикам или сериям

Добавьте в группировки отчёта характеристику (и серию, если серии ведутся). Без этого плюс по размеру M и минус по размеру L схлопнутся в ноль, и проблема не будет видна.

Ордерный склад

На ордерном складе отгрузку по накладной и фактический расход по расходному ордеру оформляют разными документами. Минус в ведомости в таком случае часто означает, что ордер на приёмку не оформлен, хотя накладная поставщика проведена. Проверьте сначала складские ордера, а потом уже накладные.

Анализ движения товара: какой документ увёл остаток в минус

Когда список проблемных позиций есть, по каждой нужно найти точку провала.

1. Сформируйте ту же ведомость с отбором по одной номенклатуре и одному складу.
2. В настройках структуры отчёта добавьте детализацию по периоду «День», а внутри — группировку по документу движения (регистратору).
3. Сформируйте отчёт за период, в котором появился минус.

Теперь видно по дням: сколько пришло, сколько ушло и каким документом. Первая дата, где конечный остаток стал отрицательным, — это и есть точка провала. Документ расхода в этот день — кандидат номер один.

Дальше откройте этот документ двойным щелчком и посмотрите его движения: в форме документа через меню «Ещё» есть команда отчёта о движениях. Сверьте склад, организацию, характеристику и количество с тем, что было на самом деле.

Пример. По товару «Перчатки нитриловые, уп. 100 шт.» на складе «Основной»:

На конец периода остаток 5, а на 3-е число был минус 15. Вывод: поступление № 88 по факту пришло раньше 3-го числа, но его провели датой накладной поставщика. Решение — проверить реальную дату приёмки.

Методы исправления отрицательных остатков

Способ зависит от причины. Работайте от самого безопасного к самому радикальному.

Перед массовым перепроведением или сдвигом дат сделайте резервную копию базы . Изменение документов прошлых периодов пересчитает себестоимость и может затронуть закрытые месяцы.

Сдвиг даты или времени документа

Если приход и расход в один день, достаточно поменять время. Откройте поступление, в поле даты поставьте время раньше, чем у реализации (например, 09:00 против 14:30), и проведите. Документы в 1С упорядочены по моменту времени, поэтому этого хватит.

Если даты разные и поступление реально было раньше — исправьте дату на фактическую. Не двигайте реализацию вперёд, если отгрузка уже отражена в отчётности или выставлен счёт-фактура.

Ввод пропущенного документа

Найдите бумажную накладную поставщика или акт приёмки, оформите поступление той датой, когда товар фактически пришёл. Если товар пришёл с другого своего склада — оформите перемещение.

Пересортица товаров

Документ «Пересортица товаров» списывает одну позицию и оприходует другую в том же количестве. Его находят среди складских документов в разделе Склад и доставка. В строке указываете, какой товар списать, какой оприходовать и сколько. После проведения минус по одной позиции закроется излишком по другой.

Инвентаризация

Если причину не найти, а на полке товара действительно столько, сколько есть, — пересчитайте склад. По результатам пересчёта оформляются оприходование излишков и списание недостач. Это честный способ, но он не исправляет прошлые периоды: минус останется в истории до даты инвентаризации.

Если минус по организации, а склад в плюсе

В УТ 11 количество учитывается в двух разрезах: по складам и по организациям. Склад отвечает на вопрос «где лежит», организация — «кому принадлежит».

Ситуация: ООО «Альфа» купило 100 штук, ООО «Бета» продало 40 с того же склада. По складу остаток 60, всё хорошо. По организациям у «Альфы» плюс 100, у «Беты» минус 40.

Чтобы это увидеть, используйте ведомость по товарам организаций — она находится в тех же складских отчётах или через поиск по отчётам. Отбор на минус ставится так же, по конечному остатку.

Исправление — передача товаров между организациями (продажа или передача на комиссию от одной своей организации другой) датой не позже продажи. Если такие продажи регулярны, настройте схему межфирменных продаж, чтобы программа оформляла передачи автоматически.

Контроль остатков: как запретить проведение в минус

Чтобы минус не появлялся снова, включите контроль при проведении документов.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Включите флажок контроля остатков товаров на складах.
3. Откройте карточку каждого склада (справочник «Склады и магазины» открывается из раздела НСИ и администрирование) и проверьте флажок «Контролировать оперативные остатки».

После этого программа не даст провести расход, если на складе нет нужного количества, и покажет, по каким строкам не хватает товара.

Что важно знать про контроль:

• ✅ Он проверяет остаток в момент проведения конкретного документа.
• ❌ Он не перепроверяет старые документы, если позже вы распровели или изменили поступление задним числом. Такие минусы придётся ловить отчётом.
• ⚙️ Контроль по складу и контроль по организации — разные настройки. Включив один, вы не закрываете второй.

Регламент, который помогает держать склад в порядке:

• поступление проводят в день приёмки, а не в день получения оригиналов накладной;
• сотрудникам, которые оформляют продажи, не дают права менять даты документов прошлых периодов;
• раз в неделю формируют ведомость с отбором на минус — пять минут работы.

Как отрицательные остатки влияют на закрытие месяца

Себестоимость продажи рассчитывается из стоимости поступлений. Если продажа случилась раньше прихода, программе не из чего взять стоимость на момент списания.

Что происходит на практике:

• 📉 Себестоимость продаж искажается. Часть списанного товара получает нулевую или условную стоимость, а валовая прибыль за месяц завышается.
• 🔁 Ошибка переносится вперёд. Когда приход всё-таки проходит, его стоимость частично «закрывает» минус прошлых дней, и следующий период тоже считается неточно.
• ⚠️ Закрытие месяца выдаёт предупреждения. На этапе расчёта себестоимости помощник Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца сигнализирует о проблемах, и операция не получает зелёного статуса.
• 💸 Расхождения с регламентированным учётом. Если данные из УТ выгружаются в 1С:Бухгалтерию, минусы уходят туда же: себестоимость и остаток на счёте 41 не сойдутся с инвентаризацией.

Правильный порядок: сначала исправить минусы в периоде, затем перезапустить закрытие месяца. Если месяц уже закрывали, после исправлений его нужно перезакрыть, а за ним — все следующие месяцы до текущего.

Частые вопросы