Где найти и проверить документ поступления в 1С

Документы поступления в 1С:Бухгалтерии 3.0 находятся в разделе Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В Управлении торговлей 11 все приходы собраны в журнале Закупки → Документы закупки (все). Открыли список — и перед вами накладные, акты и УПД по товарам, материалам и услугам от поставщиков.

Поступление — это первичный документ, которым приходуют ценности от поставщика. От того, проведён он или нет, зависит, встанет ли товар на склад и появится ли задолженность перед контрагентом. Поэтому мало найти строку в списке — нужно ещё убедиться, что документ попал в учёт.

Ниже — где искать приход в каждой конфигурации, как отфильтровать нужную накладную по номеру и контрагенту и как проверить проводки по регистрам.

Где лежат поступления в 1С:Бухгалтерии 3.0

Основной журнал — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В одном списке лежат все виды прихода: товары, услуги, материалы, оборудование, а также УПД, которые совмещают накладную и счёт-фактуру.

Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, над списком есть поле выбора организации. Пока оно заполнено одной компанией, поступления других вы не увидите — это первая причина «пропавших» документов.

Сверху списка расположены:

• 🔎 поле поиска — ищет по видимым колонкам (контрагент, номер, сумма, комментарий);
• 📅 отбор по периоду — по умолчанию часто стоит текущий год или квартал;
• ⚙️ кнопка Ещё → Настроить список — тонкие отборы по любому реквизиту.

Один документ «Поступление» закрывает сразу несколько видов операции: при создании вы выбираете «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия», «Материалы в переработку» или «Оборудование». Все они оседают в этом же журнале, а колонка «Вид операции» помогает их различать.

А вот приход, который оформляется отдельными документами, в общий журнал не попадает. Чтобы не искать его там напрасно, держите под рукой таблицу:

Если нужно сгруппировать список по поставщику или по складу, нажмите Ещё → Настроить список → Группировка. Так из длинного перечня получится свёрнутое дерево, где каждый контрагент — отдельная ветка.

Как найти приход в Управлении торговлей 11

В УТ 11 приходы раскиданы по видам документов, но есть общий журнал: Закупки → Документы закупки (все). Он показывает приобретения товаров и услуг, возвраты поставщикам, корректировки и отчёты комитентам в одном списке.

Отдельно от журнала доступен список конкретного вида — Закупки → Приобретение товаров и услуг. Если нужен только обычный приход без возвратов и корректировок, удобнее открывать именно его.

В шапке журнала работают быстрые отборы:

• по складу — покажет приходы на конкретный склад;
• по статусу — документы закупки проходят по этапам, и отбор оставит только нужную стадию;
• по контрагенту и соглашению — через команду Ещё → Настроить список.

Отдельно стоит помнить про ордерную схему склада. Если она включена, физическое поступление товара фиксирует документ Приходный ордер на товары в разделе Склад, а финансовую часть (себестоимость, долг перед поставщиком) — Приобретение товаров и услуг в разделе Закупки. Поэтому один приход может быть представлен двумя документами, и искать их нужно в разных разделах: товар на складе ищите по ордеру, суммы и взаиморасчёты — по приобретению.

Поиск поступления по номеру и контрагенту

Самый быстрый способ — поле поиска прямо над списком. Введите номер накладной, фамилию менеджера, название поставщика или сумму, и список отфильтруется по совпадению. Поиск по полю работает только с теми колонками, которые сейчас видны на форме.

Для отбора по номеру входящего документа поставщика (а не внутреннего номера 1С) используйте Ещё → Настроить список → Отбор и задайте условие по реквизиту «Входящий номер».

Удобный приём, когда нужный контрагент уже виден в одной из строк: щёлкните по его ячейке правой кнопкой и выберите Отбор по значению в текущей колонке. Список мгновенно оставит только документы этого поставщика — без ручного заполнения условий. Снимается такой отбор командой Отменить отбор из того же меню.

Если нужно найти документ по всей базе, а раздел вы не знаете, помогает глобальный полнотекстовый поиск — значок увеличительного стекла в правом верхнем углу программы. Он ищет по всем объектам сразу, но работает, только когда включён и построен индекс полнотекстового поиска. Управление индексом находится в разделе администрирования (Администрирование → Обслуживание) либо через меню Все функции.

Полнотекстовый поиск удобен тем, что находит документ не только по номеру, но и по тексту внутри него: названию контрагента, комментарию, наименованию товара из табличной части. Он учитывает словоформы, поэтому запрос по одному слову из комментария обычно выводит нужный приход, даже если точную формулировку вы не помните. Минус один: индекс нужно периодически обновлять, иначе свежие документы в выдачу не попадут.

Ещё один приём для техподдержки и переписки — навигационная ссылка на документ. Откройте поступление, нажмите Ещё → Получить ссылку, скопируйте её. Чтобы открыть документ по такой ссылке, вставьте её через главное меню программы (кнопка со стрелкой в левом верхнем углу) → Сервис → Переход по ссылке.

Как проверить, что поступление проведено

Проведённый документ отмечен значком-галочкой в первой колонке списка. Непроведённые записи выглядят бледнее и не имеют этой отметки — они сохранены, но в учёт не попали. Если на значке стоит красный крестик, документ помечен на удаление: он ещё в базе, но при очистке будет удалён, и его движения тоже сняты.

Итого по первой колонке списка: нет значка — документ записан, но не проведён (черновик); галочка — проведён и попал в учёт; значок с красным крестиком — помечен на удаление. На состояние смотрите до того, как сверять суммы в отчётах, — иначе легко искать движения у документа, которого в учёте фактически нет.

Чтобы увидеть, что именно сформировал документ, откройте его и нажмите кнопку Дт/Кт (всплывающая подсказка — «Показать проводки и другие движения документа»). Откроется окно с двумя частями:

1. Бухгалтерские проводки — корреспонденция счетов. Для товаров это обычно Дт 41 Кт 60, для входного НДС — Дт 19 Кт 60.
2. Движения по регистрам — вкладки сверху окна: регистры НДС, партии товаров, взаиморасчёты. В УТ 11 здесь будут регистры «Товары на складах» и «Расчёты с поставщиками».

Если кнопка Дт/Кт неактивна или окно пустое — документ не проведён. Пока он не проведён, товара на складе и долга перед поставщиком в учёте нет.

Отчёты для проверки поступления

Иногда нужно не открыть один документ, а понять, что приход в принципе отразился в учёте и в суммах. Для этого есть несколько готовых отчётов.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Группировка по субконто «Контрагенты» и «Договоры» покажет долг перед каждым поставщиком и обороты по приходам. Если поступление проведено, оно попадёт в дебетовый или кредитовый оборот по счёту.
• ОСВ по счёту 41 (10) — покажет, встал ли товар или материал на склад и в каком количестве.
• Книга покупок (Отчёты → Книга покупок). Сюда входной НДС по поступлению попадёт только при зарегистрированном счёте-фактуре. Если документа в книге нет, проверьте счёт-фактуру в самом поступлении.

Двойным щелчком по строке отчёта можно провалиться к списку документов, которые сформировали сумму, — и оттуда открыть нужное поступление. Это ещё один способ найти документ, если известны только суммы и поставщик.

Для сверки итогов по поставщику удобнее всего именно ОСВ по счёту 60 с группировкой по контрагенту и договору. Движение товара на складе покажет ОСВ по счёту 41 или складской отчёт в УТ 11.

Поступления в толстом клиенте и в браузере

1С:Предприятие 8.3 запускается в трёх режимах: тонкий клиент (обычный ярлык на рабочем столе), толстый клиент и веб-клиент через браузер. Во всех трёх режимах конфигурации БП 3.0 и УТ 11 работают на интерфейсе «Такси» — поэтому разделы, журналы и пути к поступлениям одинаковы. Искать документ вы будете теми же командами.

Отличия касаются не навигации, а мелочей работы:

• Веб-клиент. Печатные формы и файлы открываются через скачивание в браузер. Часть горячих клавиш перехватывает сам браузер, поэтому команды удобнее вызывать мышью через кнопку Ещё.
• Толстый клиент. Запускается отдельно и обычному пользователю нужен редко — чаще для администрирования и разработки. Набор документов, разделов и команда глобального поиска те же, что и в тонком клиенте, так что поступление вы откроете ровно теми же действиями.

Почему поступление не находится

Чаще всего документ на месте, просто его скрывает отбор или вы смотрите не туда. Пройдитесь по частым причинам.

Ещё одна ситуация — вы работаете в копии базы или в архивной версии, а не в рабочей. Если номера документов и остатки не совпадают с ожидаемыми, уточните у администратора, та ли это информационная база и за какой период в ней данные.

Частые вопросы