Где найти прайс-лист в 1С и как отправить его клиенту

Менеджер просит «актуальный прайс в Excel», а вы открываете 1С и не помните, в каком разделе лежит этот отчёт. Короткий ориентир: в 1С:Управление торговлей прайс-лист строится отчётом в разделе CRM и маркетинг, в 1С:Бухгалтерия предприятия — из раздела Склад. Сам отчёт показывает цены на экране, а дальше его можно сохранить в файл и отправить клиенту.

Чтобы посмотреть прайс-лист в 1С и выгрузить его без сюрпризов, нужно понимать три вещи: где программа хранит цены, каким отчётом их собрать и как превратить результат в готовый файл. Разберём по порядку для двух самых частых конфигураций и покажем, где обычно всё ломается.

Откуда 1С берёт цены для прайс-листа

Цена в номенклатуре не «вшита» в карточку товара. Она хранится отдельно и привязана к виду цены (термин Управления торговли) или типу цен номенклатуры (термин Бухгалтерии). Один товар может иметь несколько цен одновременно: закупочную, розничную, оптовую, для конкретного клиента.

Значения этих цен задаёт документ «Установка цен номенклатуры». Пока нет ни одного проведённого документа установки по нужному виду цены, прайс-лист будет пустым — программе просто нечего показать.

Логика такая:

• 📁 Виды/типы цен — это «колонки» будущего прайса (Розничная, Оптовая, Закупочная и т.д.).
• 🧾 Установка цен номенклатуры — документ, который записывает конкретные числа на определённую дату.
• 📊 Отчёт «Прайс-лист» — собирает действующие цены и выводит их в удобном виде.

Отдельно в карточке вида цены задаются валюта и округление. Валюта важна, когда часть прайса идёт в долларах или евро: тогда цена либо вводится в этой валюте, либо пересчитывается по курсу. Округление («до рубля», «до 10 рублей», «красивая цена с окончанием на 9») нужно, чтобы расчётные цены не выглядели как 1 273,46 ₽. Эти настройки влияют на то, как цифры лягут в прайс-лист, поэтому проверять их стоит до формирования отчёта, а не после.

Как построить прайс-лист в Управлении торговлей 11

В УТ 11 есть готовый отчёт, собирать его вручную не нужно.

1. Откройте раздел CRM и маркетинг.
2. В группе отчётов найдите «Прайс-лист» (блок отчётов по маркетингу и ценам).
3. В шапке отчёта укажите дату, на которую нужны цены, и выберите один или несколько видов цен для колонок.
4. Нажмите «Сформировать».

Отчёт выведет номенклатуру с ценами по выбранным видам. Если товаров много, пользуйтесь отбором: его можно наложить по группе номенклатуры, по сегменту или по конкретному складу — кнопка настроек отбора находится в командной панели отчёта.

Чтобы колонок было ровно столько, сколько нужно клиенту, не выбирайте все виды цен подряд. Для оптовика — один оптовый столбец, для розницы — розничный. Лишние колонки превращают прайс в нечитаемую простыню.

Прайс-лист в Бухгалтерии предприятия 3.0

БП 3.0 — учётная программа, и работа с ценами здесь скромнее, чем в торговой конфигурации, но прайс-лист получить можно.

• Справочник цен — раздел Склад → «Типы цен номенклатуры».
• Документ установки — там же, Склад → «Установка цен номенклатуры».
• Печать прайса — из списка или из самого документа установки цен по кнопке печати формируется табличный документ с ценами, который и служит прайс-листом.

Порядок действий:

1. Убедитесь, что по нужному типу цен есть проведённый документ «Установка цен номенклатуры». Если его нет — создайте, подберите товары и впишите цены.
2. Откройте список установок цен (или сам документ) и воспользуйтесь командой печати в верхней командной панели.
3. Полученную печатную форму сохраните в файл (как — в следующем разделе).

В Бухгалтерии нет развитого механизма скидок и сегментов покупателей, поэтому прайс здесь — это, по сути, выгрузка цен по выбранному типу. Для прайсов с несколькими колонками, скидками и отбором по клиентам удобнее Управление торговлей.

Если нужно быстро узнать, какая цена действует на конкретный товар, не формируя весь прайс, откройте последний проведённый документ «Установка цен номенклатуры» по нужному типу — в его табличной части видно текущие значения построчно. Это быстрее, чем печатать отчёт на сотни позиций ради одной цифры.

Настройка видов и типов цен

Чтобы в прайс-листе были нужные колонки, виды (типы) цен сначала надо создать и правильно настроить .

Способ задания цены — главный параметр. В карточке вида цены обычно доступны варианты:

Логика та же, что у матрёшки: один вид цены может опираться на другой. Поэтому базовую (например, закупочную) заводят с ручным вводом, а розничную и оптовую считают наценкой на неё. Поднимаете закупку — остальные цены пересчитываются одним перепроведением установки цен.

Простой пример. Закупочная цена товара — 1 000 ₽. Розничный вид цены настроен как наценка на закупку +40%, оптовый — +20%. После установки закупки программа сама посчитает: розница — 1 400 ₽, опт — 1 200 ₽. Если завтра поставщик поднимет закупку до 1 100 ₽, достаточно изменить одно число и перепровести документ : розница станет 1 540 ₽, опт — 1 320 ₽, и в прайс-листе сразу появятся новые значения. Пересчитывать каждую колонку вручную не нужно — в этом и смысл расчётных видов цен.

Скидки — это отдельный механизм Управления торговли (CRM и маркетинг → скидки и наценки). Скидка применяется в документе продажи, а не в прайс-листе: прайс показывает цену до скидки. Если нужно показать клиенту цену с учётом его скидки, заводят отдельный персональный вид цены или соглашение с клиентом. В Бухгалтерии автоматических скидок нет — цену корректируют вручную в документе.

Как сохранить прайс-лист в Excel или PDF

Любой отчёт и любая печатная форма в 1С 8.3 — это табличный документ, и выгружается он одинаково во всех конфигурациях.

Сформируйте прайс-лист на экране, затем:

1. Нажмите кнопку «Сохранить» (значок дискеты) в командной панели или откройте Главное меню → Файл → Сохранить как.
2. В окне сохранения выберите Тип файла:
   • Лист Excel 2007-... (.xlsx) — для редактирования и рассылки прайса;
   • Документ PDF (.pdf) — чтобы клиент не менял цены и видел прайс как есть;
   • Табличный документ (.mxl) — родной формат 1С, открывается только в 1С.
3. Укажите папку и имя файла, нажмите «Сохранить».

Проверьте формат перед отправкой: прайс для клиента почти всегда уходит в PDF, чтобы в нём не «поехали» цены и чтобы файл открылся на любом устройстве.

Если нужно именно письмо с вложением, не сохраняя файл вручную, используйте кнопку отправки по почте прямо из отчёта — она есть в командной панели табличного документа и сразу прикладывает прайс к письму.

Прежде чем выгруженный файл уйдёт клиенту, пробегитесь по короткому списку — он ловит самые обидные ошибки:

Почему прайс-лист пустой или цены неверные

Чаще всего проблема не в отчёте, а в данных под ним. Быстрая диагностика:

Отдельная частая ситуация — цены есть, но клиент видит в прайсе не то, что в счёте. Причина почти всегда в скидках и соглашениях: прайс показывает базовую цену вида, а в документе продажи к ней применяется скидка или индивидуальная цена из соглашения с клиентом. Это не ошибка, а разные этапы работы с ценой.

Автоматическая рассылка прайс-листа клиентам

Чтобы не собирать и не отправлять прайс руками каждую неделю, в конфигурациях на базе библиотеки стандартных подсистем (и БП 3.0, и УТ 11) есть механизм рассылок отчётов.

Путь: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → «Рассылки отчётов».

Что там настраивается:

1. Отчёт — выбираете «Прайс-лист» и сохраняете нужный вариант (дата, виды цен, отборы) как настройку.
2. Формат вложения — чаще PDF или Excel.
3. Получатели — список адресов или сегмент контрагентов.
4. Расписание — например, каждый понедельник в 9:00 или первого числа месяца.

После настройки 1С сама формирует прайс на дату запуска и рассылает его по почте. Для работы расписания нужен настроенный регламентный механизм: в файловой базе 1С должна быть запущена, в клиент-серверной задания выполняет сервер.

Чтобы письма вообще уходили, в программе должна быть настроена учётная запись электронной почты для отправки (раздел Администрирование → настройки органайзера или почты). Без неё рассылка создастся, но писать клиентам будет не через что. Результат каждой рассылки программа фиксирует в журнале: если прайс не дошёл, там видно, на каком адресе и почему остановилась отправка.

Если автоматизация пока не нужна, рабочий минимум — сохранить прайс в PDF и отправить его из своей почты вручную. Для десятка клиентов этого достаточно, а настройку рассылок имеет смысл поднимать, когда адресатов десятки и прайс обновляется регулярно.