Где в 1С лежат вложения к документам и как их открыть
Содержание
Чтобы посмотреть присоединенные файлы в 1С, откройте сам документ или элемент справочника и нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы. Откроется список вложений этого объекта. Двойной щелчок по строке открывает файл в программе, которая назначена для него в Windows: PDF — в просмотрщике, XLSX — в Excel.
Частое заблуждение — искать вложения в отдельном разделе меню, как папку на диске. В Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и Управлении торговлей 11 файлы привязаны к конкретному объекту: к счёту, договору, сотруднику, контрагенту. Механизм общий для всех типовых конфигураций на платформе 8.3 — его даёт Библиотека стандартных подсистем (БСП), поэтому порядок действий почти не отличается.
Где искать присоединенные файлы в типовых конфигурациях
Кнопка со скрепкой есть в форме почти любого документа и многих справочников. В актуальных релизах рядом со скрепкой показано число файлов, например «2». Если числа нет или стоит ноль, к объекту ничего не прикреплено.
Если скрепку не видно в панели, проверьте меню Ещё той же формы: при узком окне часть кнопок прячется туда. Там же команда называется «Присоединенные файлы».
| Конфигурация | Где открыть вложения | Где настройки хранения файлов |
|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Скрепка в форме документа, контрагента, договора, номенклатуры | Администрирование → Общие настройки |
| ЗУП 3.1 | Скрепка в карточке сотрудника, физлица, в кадровых документах | Администрирование → Общие настройки |
| Управление торговлей 11 | Скрепка в документах продаж, закупок, в карточках партнёров | НСИ и администрирование → Администрирование → Общие настройки |
Что чаще всего прикрепляют и где это потом искать:
- 📄 скан подписанного договора — в карточке договора, а не контрагента;
- 🧾 скан входящего счёта или УПД — в документе поступления;
- 👤 копии паспорта, дипломов, заявлений — в карточке физического лица или сотрудника в ЗУП;
- 🖨 сохранённую печатную форму — в том документе, из которого её печатали.
Печатную форму можно прикрепить к документу прямо из окна печати: команда сохранения предлагает вариант «присоединить к документу». Так счёт в PDF всегда лежит рядом с исходником.
Как открыть, просмотреть и выгрузить вложение
В списке присоединенных файлов доступно несколько действий. Разница между ними важна: одно просто показывает файл, другое ставит его на редактирование.
- Открыть (просмотр). Двойной щелчок по строке или команда «Открыть». Файл копируется в рабочий каталог на компьютере и открывается во внешней программе. Изменения, которые вы сделаете, в базу не вернутся.
- Редактировать. Файл помечается как занятый вами. Другие пользователи видят, что он занят, и могут только читать.
- Закончить редактирование. Изменённый файл загружается обратно в базу, отметка «занят» снимается. В карточке файла появляется новая версия.
- Сохранить как. Выгружает копию в выбранную папку. Удобно, чтобы отправить скан по почте.
Карточка файла открывается из списка как обычный элемент. В ней видно, кто и когда добавил файл, его размер, описание и историю версий, если в базе включено хранение версий.
Не удаляйте строку в списке вложений, чтобы «освободить» файл. Если файл висит занятым, его снимает тот, кто занял, командой «Закончить редактирование» или освобождением без сохранения. Пользователь с полными правами может освободить чужой файл из той же формы.
Как добавить файл, если его ещё нет
В том же списке есть кнопка добавления. Варианты: файл с диска, сканирование, если к компьютеру подключён сканер, или новый файл по шаблону. Файлы можно и перетащить мышью из проводника прямо в форму списка вложений.
Общий список файлов базы вместо «файлового архива»
Отдельного раздела «Файловый архив» в Бухгалтерии, ЗУП и УТ нет. Такой раздел есть в 1С:Документообороте, где файлы и папки — основной объект работы. В типовых учётных программах вложения хранятся в служебных справочниках, по одному на каждый тип объекта.
Посмотреть все вложения разом можно через технический режим:
- Включите команду «Все функции». В современных релизах платформы она называется «Функции для технического специалиста» и находится в главном меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу).
- Раскройте ветку «Справочники».
- Найдите справочники, в названии которых есть слова «присоединенные файлы». Например, отдельный справочник для реализаций, отдельный — для поступлений, отдельный — для контрагентов.
- Откройте нужный: в списке видны имя файла, расширение, владелец, автор и дата добавления.
В этом списке работает обычный поиск (Ctrl+F) и отбор по колонкам. Так находят, например, все PDF за прошлый квартал или файлы конкретного сотрудника.
Если в базе включён полнотекстовый поиск с извлечением текста из файлов, строка поиска в верхней части окна находит документы по содержимому вложений — например, по номеру счёта внутри скана в PDF с текстовым слоем.
Просмотр вложений в веб-клиенте и тонком клиенте
Порядок одинаковый, отличается только то, куда попадает файл перед открытием.
| Клиент | Что происходит при открытии | Что нужно для работы |
|---|---|---|
| Тонкий клиент | Файл копируется в рабочий каталог пользователя и открывается связанной программой Windows | Программа для этого типа файла на компьютере |
| Веб-клиент | Без расширения файл просто скачивается браузером; с расширением — открывается как в тонком клиенте | Расширение для работы с файлами для вашего браузера |
| Работа через публикацию в облаке (1С:Фреш и аналоги) | Как в веб-клиенте | То же расширение, разрешение браузера на скачивание |
Расширение для работы с файлами
При первом открытии вложения в браузере 1С предлагает установить расширение для работы с файлами. Соглашайтесь: без него не работают команды «Редактировать», «Закончить редактирование» и сканирование, а «Открыть» превращается в обычное скачивание.
После установки перезапустите браузер. Если 1С снова просит расширение, проверьте, не заблокировано ли оно в настройках браузера, и разрешите для адреса вашей базы всплывающие окна и скачивание файлов.
Рабочий каталог
Тонкий клиент кладёт открытые файлы в рабочий каталог в профиле пользователя Windows. Его расположение и предельный размер меняют в персональных настройках работы с файлами. Там же есть очистка рабочего каталога.
Это важно, когда файл вроде бы поменяли, а коллега видит старую версию. Скорее всего, правки сделаны в копии из рабочего каталога после простого «Открыть», и в базу они не попали.
Где физически хранятся файлы: в базе или в томах на диске
Способ хранения задаёт администратор в настройках работы с файлами (раздел общих настроек администрирования, см. таблицу выше). Вариантов два.
- 🗄 В информационной базе. Содержимое файлов лежит внутри базы, в отдельной таблице с двоичными данными. Плюс — всё в одной резервной копии. Минус — база быстро растёт, выгрузка в .dt становится тяжёлой.
- 📁 В томах на диске. Содержимое лежит в папках на сервере или сетевом ресурсе, а в базе хранится только запись о файле и путь. Тома описывают в справочнике «Тома хранения файлов»: путь для Windows, путь для Linux, предельный размер тома.
На диске файлы разложены по подпапкам, а имена у них служебные. Открывать их из проводника и переименовывать нельзя: база потеряет связь с файлом.
При хранении в томах резервная копия базы не содержит самих файлов. Копируйте каталоги томов вместе с базой и в тот же момент времени, иначе после восстановления часть вложений окажется пустыми записями.
Там же, в настройках работы с файлами, задают предельный размер одного файла и список запрещённых расширений. Если вложение не прикрепляется с сообщением о превышении размера, дело в этой настройке, а не в ошибке программы.
Файл пропал или не виден: как найти вложение
Перед тем как считать файл потерянным, пройдите проверки по порядку — от самой вероятной причины к редкой.
- Прикреплён к другому объекту. Скан счёта часто кладут в документ «Счёт покупателю», а ищут в реализации. Откройте технический список присоединенных файлов (раздел выше) и найдите файл по имени — в колонке владельца будет видно, к чему он привязан.
- Помечен на удаление. В списке вложений такой файл виден с крестиком. Снимите пометку — файл вернётся. Если после этого прошло «Удаление помеченных объектов», файл удалён из базы, восстановить можно только из резервной копии.
- Нет прав. Доступ к вложениям наследуется от прав на объект-владелец. Сотрудник без доступа к кадровым документам не увидит и сканы в них. Проверьте группы доступа пользователя в
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Не та версия. Если файл редактировали, в карточке есть история версий. Нужная редакция может быть одной из прошлых — её можно открыть и сделать текущей.
- Том недоступен. Запись о файле есть, но открыть его нельзя. Это уже проблема хранения, разбор ниже.
Перед загрузкой копии базы ради одного файла восстановите копию в отдельную тестовую базу, найдите вложение и сохраните его на диск командой «Сохранить как». Рабочую базу трогать не придётся.
Ошибки при открытии вложений и что с ними делать
Ниже — симптомы, с которыми чаще всего обращаются, когда присоединенные файлы в 1С не открываются.
Ошибка с томом самая неприятная, потому что затрагивает всех пользователей. Сетевой диск, подключённый буквой, виден только в сеансе конкретного пользователя Windows. Служба сервера 1С работает под своей учётной записью и такого диска не видит, поэтому путь в томе всегда указывают полный, через имя сервера.
Если для применения прав на папку тома придётся перезапустить службу сервера 1С, делайте это вне рабочего времени: при перезапуске оборвутся сеансы всех пользователей.