Проверяем остатки и резервы товара в «Управлении торговлей 11»
Содержание
Быстрее всего резервы в УТ 11 видно в отчёте Склад и доставка → Отчёты по складу → Ведомость по товарам на складах: там есть колонки «В наличии», «В резерве» и «Доступно». Если нужно понять, можно ли выполнить конкретный заказ, откройте Анализ доступности товаров — он раскладывает запас по датам и показывает, хватит ли свободного остатка.
Резерв в программе — это не отдельный склад, а признак: часть физического остатка «забронирована» под заказ клиента и уже не считается свободной к продаже. Поэтому цифра «Доступно» всегда меньше или равна тому, что реально лежит на складе.
Ниже разберём, как смотреть резервы и свободный остаток в разных отчётах, где именно создаётся бронь, как настроить правила обеспечения и что делать, когда остатки отображаются не так, как ожидали.
Виды запаса: наличие, резерв и доступное количество
Прежде чем читать отчёты, важно различать четыре величины — программа оперирует именно ими:
- 📦 В наличии — физический остаток на складе по данным учёта.
- 🔒 В резерве — количество, забронированное под заказы клиентов и внутренние потребности.
- ✅ Доступно — свободный остаток к продаже. Считается как наличие минус резерв.
- 🚚 Ожидается — товар в заказах поставщикам и перемещениях, который ещё не поступил.
Формула простая: «Доступно» = «В наличии» − «В резерве». Если доступное ушло в ноль или минус, а на складе товар есть, значит весь остаток кем-то забронирован.
Резерв создают не только продажи. Бронь ставят и внутренние потребности: заказы на перемещение между складами, заказы на сборку (разборку) комплектов, а в конфигурациях с производственным блоком — заказы на производство. Поэтому, увидев резерв без заказа клиента, не спешите считать его ошибкой — товар может быть забронирован под перемещение на другой склад.
УТ 11 ведёт резервы на складах, по которым включён ордерный или обычный учёт остатков. Если склад работает «без контроля остатков», резервирование по нему может не применяться — это зависит от настроек склада в разделе НСИ и администрирование → Склады и доставка.
Ведомость по товарам на складах: общий срез резервов
Это базовый отчёт, когда нужно одним взглядом оценить картину по складу или по номенклатуре.
- Откройте
Склад и доставка → Отчёты по складу → Ведомость по товарам на складах. - Задайте период и, при необходимости, отбор по складу или номенклатуре в шапке отчёта.
- Нажмите
Сформировать.
В результате вы получите остатки на начало и конец периода, приход, расход и — что нам и нужно — колонки по резерву и доступному количеству. Чтобы резерв был виден, он должен попадать в состав показателей отчёта.
Если колонок «В резерве» или «Доступно» нет, зайдите в Настройки (кнопка над таблицей) и добавьте их в состав показателей. Не удаляйте стандартные настройки отчёта без необходимости — проще создать свой вариант через Настройки → Сохранить вариант отчёта, тогда исходный останется нетронутым.
Чтобы увидеть резервы сразу по всем складам, уберите отбор по складу и добавьте склад в группировки строк — отчёт разложит остатки и бронь по каждому складу отдельно. Если складов много и нужен только дефицитный товар, поставьте в настройках отбор «Доступно меньше или равно 0»: в выборку попадут только позиции, где свободного остатка не осталось.
Отчёт удобен для инвентаризационного взгляда «что и сколько лежит», но он не объясняет, под какой именно заказ ушла бронь. Для этого есть второй отчёт.
Анализ доступности товаров: хватит ли свободного остатка
Когда вопрос звучит как «смогу ли я отгрузить заказ сегодня», открывайте Анализ доступности товаров в том же разделе Отчёты по складу.
Этот отчёт показывает не только текущий свободный остаток, но и как он меняется во времени: сколько уже зарезервировано, сколько ожидается от поставщиков и на какую дату товар реально освободится. Для позиций с длинным циклом поставки это важнее голой цифры остатка.
Типовые колонки отчёта:
| Показатель | Что означает |
|---|---|
| В наличии | Текущий складской остаток |
| В резерве | Забронировано под заказы и потребности |
| Доступно | Свободно к продаже сейчас |
| Ожидается | В пути от поставщиков / в перемещениях |
| Дефицит | Чего не хватает для покрытия потребностей |
Если по строке виден дефицит, значит потребностей (резервов и заказов) больше, чем наличия и ожидаемых поступлений. Это сигнал оформить заказ поставщику или перераспределить остатки между складами.
Отдельно стоит различать общий резерв и обособленное обеспечение. При обычном резерве бронируется абстрактное количество со склада — программа не привязывает конкретные единицы к конкретному заказу. При обособленном обеспечении товар закрепляется именно за одним заказом (или заказом поставщику под него), и другой менеджер этот остаток уже не «перехватит». В отчёте по доступности обособленный резерв, как правило, виден отдельной аналитикой по заказу-потребителю, поэтому по одной позиции можно увидеть и общий, и обособленный резерв одновременно.
Детализацию по строкам и документам удобно раскрывать через группировки: добавьте в настройках отчёта группировку по заказу клиента или по менеджеру, и станет видно, чья именно бронь держит остаток.
Разберём на числах. Пусть на складе 100 штук товара, под заказы клиентов зарезервировано 70, а в заказе поставщику ожидается ещё 50 с поступлением через неделю. Тогда доступно сейчас 30 штук (100 − 70). Новый заказ на 40 штук целиком закрыть «с полки» не выйдет: 30 отгрузится сразу, а оставшиеся 10 придётся ставить «к обеспечению» под будущее поступление. Именно такую раскладку по датам и показывает «Анализ доступности товаров».
Отчёт отражает данные на момент формирования. Если коллега в этот момент проводит заказ клиента, пересформируйте отчёт — цифры резервов меняются сразу после проведения документа.
Где именно создаётся резерв: заказ клиента
Резерв в УТ 11 не ставится «вручную на складе». Он появляется, когда в документе Заказ клиента для строки выбран вариант обеспечения, предполагающий бронирование.
Откройте заказ в разделе Продажи → Заказы клиентов. В табличной части у каждой строки есть колонка с вариантом обеспечения (действием с товаром). Типовые значения:
- Отгрузить — товар уходит сразу, резерв как таковой не нужен.
- Резервировать на складе — свободный остаток переводится в резерв под этот заказ.
- К обеспечению — потребность зафиксирована, но резерв поставится позже, через механизм обеспечения.
- Не обеспечивать — строка в расчёте остатков не участвует.
После проведения заказа со строками «Резервировать» выбранное количество уменьшает доступный остаток и попадает в колонку «В резерве» отчётов.
Чтобы снять бронь, измените вариант обеспечения строки (например, на «Отгрузить» после фактической отгрузки или «Не обеспечивать») и перепроведите заказ. Снимать резерв напрямую в отчёте нельзя — он лишь отражает состояние документов.
Посмотреть резерв по конкретному заказу можно, не выходя из него. В форме заказа клиента есть сведения о состоянии обеспечения строк: сколько из заказанного зарезервировано, сколько отгружено и чего не хватает. Это быстрее, чем формировать отчёт, когда вопрос касается одного документа. Если строки заказа подсвечены как необеспеченные, значит свободного остатка на складе не хватило и бронь встала не на всё количество.
Если у строк заказа нет колонки с вариантом обеспечения, проверьте функциональную опцию обособленного обеспечения и резервирования в НСИ и администрирование → Склад и доставка. При выключенной опции резервы в заказах клиентов не ведутся.
Настройка правил обеспечения и планирования
Чтобы не проставлять вариант обеспечения вручную в каждой строке, в УТ 11 настраивают правила — тогда программа подставляет бронирование автоматически.
Способ обеспечения потребностей. Для склада и вида номенклатуры задаётся способ обеспечения (поддержание запаса, заказ под заказ клиента, перемещение с другого склада). Настройки живут в разделе Склад и доставка в рабочем месте по обеспечению потребностей и в соответствующих справочниках. Точное название пункта зависит от релиза — ищите в разделе Склад и доставка команду, связанную с обеспечением потребностей.
Рабочее место «Обеспечение потребностей». Здесь видно, какие заказы требуют резерва и поставок, и отсюда формируются заказы поставщикам и перемещения. Отработка потребностей закрывает строки «К обеспечению» и ставит реальные резервы.
Общий порядок настройки:
- Определите, по каким складам ведётся контроль остатков и резервирование.
- Задайте способ обеспечения для нужных складов и видов номенклатуры.
- Решите, резервировать автоматически при оформлении заказа или только после отработки в рабочем месте обеспечения.
Отдельно работает контроль остатков при отгрузке. Если он включён, программа не даст отгрузить больше, чем доступно, и предупредит о превышении свободного остатка. Этот контроль и резервирование — разные механизмы: резерв «держит» товар под заказ заранее, а контроль не пускает в минус в момент отгрузки. На практике их используют вместе, чтобы менеджер не продал уже забронированный под другого клиента товар.
От вида запаса и настроек зависят и статусы заказа. Пока по строкам стоит резерв, заказ, как правило, находится в статусе, допускающем отгрузку с этого склада. Если же товар только «к обеспечению», отгрузка станет возможной после того, как потребность отработают и поступление закроет дефицит. Поэтому, разбираясь с резервами, полезно смотреть не только отчёт, но и статус самого заказа.
Почему резервы и остатки отображаются неверно
Чаще всего «неправильные» цифры — это не ошибка программы, а несведённые данные или настройки отбора. Разберём типовые ситуации.
Если после проверки документов и настроек картина всё равно не сходится, выполните восстановление последовательности проведения или групповое перепроведение документов за период — это пересчитает движения по регистрам остатков и резервов. Делайте это в период низкой нагрузки: операция затрагивает много документов и может быть долгой, а при перепроведении чужих заказов остальным пользователям лучше в это время их не редактировать.
Ещё одна частая причина расхождений — дата запрета изменения. Если документ попал под запрет, его движения могли не перепровестись, и отчёт покажет устаревший резерв. Проверьте границу запрета в настройках и при необходимости сдвиньте её перед перепроведением.
Проверка перед тем, как доверять цифрам резерва
Короткий порядок действий, когда остатки «не бьются»: