Что лежит на складе и сколько свободно: отчёты 1С 8.3 для бухгалтера и менеджера

Посмотреть склад в 1С 8.3 быстрее всего отчётом Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах в 1С:Бухгалтерии 3.0 или Склад и доставка → Отчеты по складу → Остатки и доступность товаров в 1С:Управлении торговлей 11. Укажите период или дату, при необходимости поставьте отбор по складу — и получите количество каждого товара на каждом складе.

Способов несколько, и выбирают их по задаче. Ведомость по товарам — для кладовщика и менеджера: сколько штук, где лежит, что пришло и ушло. Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41 и 10 — для бухгалтера: количество вместе с суммой, сверка с балансом. Отчёт о доступности в УТ — для продаж: сколько товара свободно, а сколько уже в резерве под чужие заказы.

Какой отчёт об остатках на складе выбрать

Сначала короткое сравнение, чтобы не открывать всё подряд.

Подготовка: включён ли учёт по складам

В 1С:Бухгалтерии 3.0 разрез «Склады» на счетах запасов появляется только после настройки. Откройте Главное → Настройки → План счетов, ссылку «Учёт запасов» и проверьте флажок «По складам (местам хранения)». Там же выбирают, вести склад по количеству или по количеству и сумме.

Если флажка нет, ведомость покажет товары без разбивки по складам. Отчёт не сломан — в базе просто нет такого разреза.

В УТ 11 склад есть всегда, но его схема работы влияет на цифры. Откройте карточку склада (НСИ и администрирование → Нормативно-справочная информация → Склады и магазины) и посмотрите, используется ли ордерная схема при поступлении и отгрузке.

Ведомость по товарам на складах: пошагово

Это основной отчёт для вопроса «что лежит на складе». Логика одинакова в обеих конфигурациях.

Как сформировать

1. Откройте Склад → Отчеты → Ведомость по товарам на складах (в УТ 11 — Склад и доставка → Отчеты по складу).
2. Задайте период. Для текущего остатка поставьте конец периода на сегодня.
3. Нажмите Настройки и добавьте отбор: «Склад» равно нужному складу или «Номенклатура» в группе.
4. Нажмите Сформировать.

В колонке «Конечный остаток» — то, что числится на складе на конец выбранного дня.

Как читать результат

• 📦 Группировка по умолчанию — склад, внутри него номенклатура. Можно поменять местами в настройках структуры.
• ➕ «Приход» и ➖ «Расход» — обороты за период по проведённым документам.
• 🔍 Двойной щелчок по цифре открывает расшифровку: список документов, которые дали это движение.

Как сохранить свой вариант

Если отчёт нужен каждый день с одним и тем же отбором, не настраивайте его заново. В меню Ещё выберите Сохранить вариант отчета, дайте имя, например «Остатки главного склада». Вариант появится в списке и будет открываться с готовыми настройками.

Остатки по складу в оборотно-сальдовой ведомости

Бухгалтеру удобнее смотреть склад через ОСВ: в одной таблице и штуки, и рубли. Работает в 1С:Бухгалтерии 3.0.

Пошагово

1. Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Выберите счёт: 41.01 — товары на складах, 10 — материалы, 43 — готовая продукция.
3. Откройте Показать настройки, вкладка «Показатели»: поставьте флажок «Количество» рядом с «БУ».
4. Вкладка «Группировка»: добавьте «Склады», под ним «Номенклатура».
5. Если нужен один склад — вкладка «Отбор», поле «Склады», условие «Равно».
6. Сформировать.

В строке склада будет итог по нему, ниже — разбивка по позициям. Сальдо на конец периода в количестве и есть остаток на складе.

Анализ субконто: один склад во всех счетах

Когда на одном складе хранятся и товары, и материалы, и продукция, ОСВ придётся строить три раза. Быстрее отчёт Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто. В нём выберите вид субконто «Склады», затем отбор по конкретному складу — и увидите его остатки по всем счетам сразу.

Сверка количества и суммы

Частая проверка перед закрытием месяца — нет ли позиций с нулевым количеством и ненулевой суммой (или наоборот). В ОСВ по 41 такие строки видны сразу.

• ❗ Количество 0, сумма есть — остаток стоимости после списания, проверьте последнюю реализацию и закрытие месяца .
• ❗ Количество есть, сумма 0 — товар оприходован без цены, ищите документ поступления.
• ❗ Отрицательный остаток — списали больше, чем пришло. Проверьте даты документов: продажа часто проведена раньше поступления.

Партии и серии: как посмотреть, из чего складывается остаток

Иногда знать «20 штук» мало. Нужно понимать, из какой поставки они остались и по какой цене, или какие серии со сроком годности лежат на полке.

Партии в Бухгалтерии 3.0

Партионный учёт в БП 3.0 включают там же, где склады: Главное → Настройки → План счетов → Учёт запасов, флажок «По партиям». После этого на счетах запасов появляется субконто «Партии», а в качестве партии выступает документ поступления.

Чтобы увидеть партии на складе:

1. Постройте ОСВ по счёту 41.01 с показателем «Количество».
2. В группировке задайте «Склады» → «Номенклатура» → «Партии».
3. Сформируйте отчёт.

Под каждым товаром будут строки по документам поступления с остатком количества и стоимости. При способе оценки ФИФО видно, какие партии спишутся первыми. Способ списания запасов выбирают в учётной политике, а правила оценки задаёт ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Серии в УТ 11

В УТ 11 точное прослеживание товара идёт через серии. Включают их в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура, флажок «Серии». Дальше в виде номенклатуры указывают политику учёта серий: например, с указанием срока годности.

Чтобы видеть остатки по сериям, в настройках ведомости по товарам на складах добавьте группировку «Серия» под номенклатурой. Так кладовщик заранее заметит партию, у которой заканчивается срок, и отгрузит её первой.

Доступность товара для заказа клиента

Менеджеру по продажам важен не весь остаток, а свободный. Если из 50 штук 40 зарезервированы под другие заказы, продать можно только 10. Этот разрез есть в УТ 11, в БП 3.0 резервирования нет.

Отчёт об остатках и доступности

Склад и доставка → Отчеты по складу → Остатки и доступность товаров. Отчёт выводит по каждой позиции и складу:

• ✅ «В наличии» — физически лежит на складе;
• 🔒 «В резерве» — закреплено за заказами клиентов;
• 🟢 «Доступно» — можно обещать новому покупателю.

Именно «Доступно» нужно смотреть перед тем, как называть покупателю срок отгрузки.

Внутри заказа клиента

В строках заказа клиента у каждого товара задаётся вариант обеспечения: «Отгрузить», «Резервировать на складе», «К обеспечению», «Не обеспечивать» и другие. Набор вариантов зависит от настроек, но смысл один: программа фиксирует, откуда товар возьмётся.

Посмотреть остаток при оформлении удобнее всего через подбор. Нажмите кнопку подбора товаров в табличной части: в форме подбора рядом с номенклатурой выводится остаток и доступное количество по выбранному складу. Если склад в шапке заказа не указан, цифры будут по всем складам вместе.

Почему доступно меньше, чем в наличии

• 🔒 Часть товара зарезервирована под другие заказы — откройте расшифровку колонки «В резерве».
• 🚚 Товар отобран под отгрузку при ордерной схеме, но расходный ордер ещё не оформлен.
• 📅 Отчёт сформирован на прошлую дату, а резервы с тех пор изменились.

Оперативный контроль склада каждый день

Формировать отчёт с нуля каждое утро неудобно. Вот что ускоряет ежедневный просмотр склада.

Избранное и начальная страница

Откройте нужный отчёт или сохранённый вариант и нажмите на звёздочку в заголовке формы — отчёт попадёт в избранное. Меню избранного открывается значком звёздочки на панели в верхней части окна.

Чтобы отчёт открывался сразу при входе, настройте начальную страницу: в главном меню (кнопка с тремя полосками) выберите Вид → Настройка начальной страницы и добавьте форму отчёта в одну из колонок.

Рассылка отчёта по расписанию

Руководителю склада удобно получать остатки на почту. Это делается рассылкой отчётов: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов. Создайте рассылку, выберите вариант ведомости, формат (например, xlsx), получателей и расписание — каждый день в 8:00.

Для работы рассылки нужна настроенная учётная запись электронной почты в программе. В клиент-серверной базе регламентные задания выполняет сервер; в файловой базе они работают, пока открыт хотя бы один сеанс.

Ордерный склад и документы кладовщика

В УТ 11 при ордерной схеме бухгалтерия и склад живут в разном темпе. Реализация уже проведена, а товар ещё на полке: он уйдёт, когда кладовщик оформит расходный ордер. Распоряжения к отгрузке и поступлению видны в разделе Склад и доставка.

Поэтому для вопроса «что физически лежит» смотрите складские остатки, а для «что продано» — документы продаж. Расхождение между ними — это ордера, которые кладовщик ещё не провёл.

Права доступа к складам и частые ошибки при просмотре

Кто какие склады видит, настраивает администратор базы. Механика различается по конфигурациям.

Ограничение по складам в УТ 11

1. НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
3. Откройте Группы доступа, выберите группу, например кладовщиков главного склада.
4. На вкладке ограничений для вида доступа «Склады» укажите разрешённые склады.
5. Запишите группу.

После этого пользователи группы увидят в отчётах и списках только свои склады. Остальные строки просто не попадут в отчёт — без ошибок и предупреждений.

Включение ограничения на уровне записей в рабочей базе замедляет отчёты и может скрыть данные у пользователей, которые раньше их видели. Включайте его после согласования, в начале рабочего дня, и сразу проверьте доступ у двух-трёх сотрудников.

Права в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 ограничение на уровне записей настраивается по организациям, отдельного ограничения по складам там нет. Если нужно, чтобы кладовщик видел только складские отчёты, подберите ему профиль групп доступа с правами на раздел «Склад» без доступа к банку и зарплате.

Типичные ошибки при просмотре остатков

• 📅 Смотрят остаток «на дату» вместо «на конец дня». Отчёт, сформированный на 01.11 с начала дня, не покажет документы, проведённые 01.11. Ставьте конец периода на нужный день целиком.
• 🏢 Забывают про организацию. В базе с несколькими организациями один и тот же склад используют обе. Ведомость без отбора покажет общий остаток, ОСВ с отбором по организации — только её часть.
• 🔄 Сравнивают управленческий и бухгалтерский остаток. В УТ 11 остаток по складу — оперативный, по движениям документов. В БП после обмена из УТ он может отличаться, если какие-то документы не выгрузились.
• 📋 Ищут товар в ведомости, а он на комиссии или в пути. Переданные на комиссию товары в БП 3.0 числятся на счёте 45 «Товары отгруженные», а не на складском счёте 41.

Частые вопросы