Где найти и проверить списания товаров и материалов в 1С

Списания в 1С смотрят с двух сторон: по документам (кто и чем списал) и по оборотам счёта (сколько ушло и куда). Если нужно найти конкретный документ — открывайте список документов списания в разделе Склад. Если нужно понять, откуда взялась сумма расхода — стройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10, 41 или 43 и раскрывайте её до карточки счёта.

Разберём оба маршрута, а заодно — где лежат движения по складским регистрам, чем списание в 1С:Рознице и УТ отличается от 1С:Бухгалтерии, и как не пропускать лишние расходы в будущем. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0, интерфейс «Такси».

Какой документ списания вы ищете

В типовой 1С списание проводят разными документами — поэтому сначала стоит понять, что именно искать. От этого зависит, в каком списке смотреть.

Когда тип документа понятен, открывайте нужный список и фильтруйте его — это быстрее, чем листать общий журнал.

Поиск документа списания в списке и журнале

Самый прямой способ — открыть список конкретного вида документов.

1. Зайдите в раздел Склад и выберите нужный пункт: Требования-накладные, Списание товаров, Инвентаризация товаров.
2. Над таблицей задайте период — кнопкой выбора периода в правом верхнем углу списка.
3. Отфильтруйте по складу, организации или контрагенту: нажмите на заголовок нужной колонки или используйте строку поиска над списком (ищет по номеру и комментарию).

Если вид документа заранее неизвестен, помогает общий журнал. Откройте Операции → Операции (журнал всех операций) или Все документы — там видны документы всех видов за период в одной таблице. Отбор по сумме или по номеру задаётся через меню Ещё → Настроить список.

Открыв документ, нажмите кнопку Дт/Кт (или Показать проводки и другие движения документа) — увидите, какие именно проводки и движения по регистрам он сформировал. Это и есть точная картина списания по одному документу.

Если ищете списание за давний период, а список открывается пустым, первым делом проверьте границу периода над таблицей: по умолчанию список часто показывает только последние дни или текущий месяц. Расширьте период на весь год — и документ, скорее всего, найдётся.

Оборотно-сальдовая ведомость: сколько всего списано

Когда нужна не отдельная бумага, а общая сумма расхода за период, работает оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ).

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле счёта укажите тот, с которого уходит стоимость: 10 — материалы, 41 — товары, 43 — готовая продукция, 94 — недостачи и потери.
3. Задайте период и организацию, нажмите Сформировать.

В колонке Оборот по кредиту вы увидите, сколько списано за период. По дебету этого же счёта — что поступило. Разница между начальным и конечным сальдо показывает, насколько уменьшился остаток.

Небольшой пример. По счёту 10 на начало месяца остаток 120 000 ₽, поступило материалов на 80 000 ₽, кредитовый оборот — 150 000 ₽. Значит, за месяц в расход ушло 150 000 ₽, а конечный остаток = 120 000 + 80 000 − 150 000 = 50 000 ₽. Если конечное сальдо в ведомости показывает другую цифру, ищите непроведённый документ или ручную операцию — именно они обычно ломают баланс оборотов.

Чтобы понять, куда ушла стоимость, включите детализацию по корреспонденции. Нажмите Показать настройки → вкладка Группировка и добавьте субконто (Номенклатура, Склады). Для разбивки по счетам-получателям на вкладке Показатели оставьте обороты, а в Отборе при желании сузьте до одной номенклатурной группы.

Если нужна именно картина «с какого счёта на какой», вместо ОСВ возьмите Отчёты → Анализ счёта: он сразу раскладывает обороты по корреспондирующим счетам.

Карточка счёта и анализ субконто: до каждого документа

ОСВ показывает итог. Чтобы дойти до конкретных документов, которые сложились в этот итог, есть два отчёта.

Карточка счёта (Отчёты → Карточка счёта) — это хронологическая лента всех движений по счёту. Укажите счёт 10 или 41, при необходимости отберите по складу или номенклатуре. Каждая строка с суммой в колонке кредита — это документ списания; двойной клик открывает сам документ.

Анализ субконто (Отчёты → Анализ субконто) удобен, когда нужно посмотреть движение в разрезе одного объекта: конкретной номенклатуры, склада или подразделения. Выберите вид субконто Номенклатура, задайте период — отчёт покажет приход, расход и остаток по каждой позиции.

Эта связка — ОСВ для итога, карточка счёта для расшифровки — закрывает 90% вопросов «откуда взялось это списание».

Движения по складским регистрам, а не только по счетам

Бухгалтерские проводки — не единственное место, где фиксируется списание. Количественный и складской учёт в 1С ведётся в регистрах накопления, и иногда сверяться нужно именно с ними (например, когда сумма по бухучёту сходится, а количество на складе — нет).

Открыть движения регистров можно двумя путями:

• Из документа. Кнопка Дт/Кт → вкладки Товары на складах, Товары организаций и другие. Здесь видно именно количественное списание со склада.
• Универсальным отчётом. Отчёты → Универсальный отчёт. В верхней строке выберите тип данных Регистр накопления, затем регистр Товары на складах или Товары организаций, вид данных Обороты. Это самый гибкий способ: любой отбор, любая группировка.

Регистр Товары на складах отвечает за количественный складской остаток, Товары организаций — за учёт в разрезе организации. Расход (списание) идёт как движение с видом Расход. Если бухгалтерская ОСВ и складской регистр расходятся, причина почти всегда в документе, который сделал движение по одному регистру и не сделал по другому, — его и ищите через универсальный отчёт.

Как смотреть списания в 1С:Рознице и УТ

В 1С:Рознице и 1С:Управлении торговлей логика отличается: там товарный учёт первичен, а проводки в Розничной конфигурации в привычном бухгалтерском виде не ведутся вовсе.

1С:Розница. Списание товара при продаже происходит автоматически внутри Отчёта о розничных продажах (закрытие смены ) или чека. Отдельно оформляют только ручные списания — в разделе Склад документом списания товаров (по результату пересчёта). Общую картину расхода смотрите складскими отчётами в том же разделе Склад и в разделе Отчёты: движения и остатки товаров.

1С:Управление торговлей 11. Здесь списания недостач и порчи оформляют в разделе Склад и доставка отдельными документами (списание недостач товаров). Проверка — через отчёты по товародвижению в разделе Склад и доставка и Отчёты: ведомость по товарам на складах, движения номенклатуры. Бухгалтерские обороты в УТ появляются только если включён и настроен блок регламентированного учёта.

Как не терять лишние списания в будущем

Чтобы не искать каждое списание вручную, настройте регулярный контроль.

• Экспресс-проверка учёта. Отчёты → Экспресс-проверка прогоняет базу по правилам и подсвечивает подозрительные обороты, в том числе необоснованные расходы и незакрытый счёт 94.
• Сохранённые настройки отчёта. Настройте ОСВ или карточку счёта под себя (нужные счета, отборы, группировки) и сохраните вариант кнопкой сохранения настроек. В следующий раз отчёт откроется сразу в нужном виде.
• Запрет редактирования закрытого периода. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. После закрытия месяца задним числом никто не добавит и не удалит списание, и отчёты перестанут «плыть».
• Контроль отрицательных остатков. В настройках учёта запрета списывать больше, чем есть на складе, 1С предупредит при проведении — лишнее списание не пройдёт молча.

Эти четыре настройки занимают один раз десять минут и снимают большую часть расхождений, которые потом приходится разбирать по карточке счёта.

Частые вопросы