Где в 1С хранится перечень основных средств и как вывести его на экран

Список основных средств в 1С:Бухгалтерии 8.3 открывается в разделе ОС и НМА → Основные средства. Это справочник: каждая строка — отдельный инвентарный объект со своим номером, счётом учёта и амортизационной группой. Чтобы посмотреть не просто перечень, а стоимость и амортизацию, подключают оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01 и отчёт «Ведомость амортизации ОС».

Сокращение «ОС» в 1С почти всегда означает основные средства , а не операционную систему. Справочник есть в любой типовой конфигурации, где ведётся бухучёт: Бухгалтерия, ERP, Комплексная автоматизация. Отбор по одному признаку — группе, счёту, организации — настраивается прямо в форме списка, без выгрузки во внешние программы.

Где открыть справочник основных средств

Основной список — справочник Основные средства в разделе ОС и НМА. До него два пути:

• ОС и НМА → Основные средства — прямая ссылка на справочник;
• ОС и НМА → Справочники и настройки → Основные средства — через подраздел, если прямой ссылки на панели нет.

Каждая строка справочника — инвентарный объект. В карточке хранятся инвентарный номер, группа учёта ОС, счёт учёта (обычно 01.01), амортизационная группа, код ОКОФ и дата принятия к учёту.

Справочник можно разбить на группы-папки — например, по подразделениям или видам имущества. Тогда объект, которого «не видно», часто лежит в подгруппе. Чтобы увидеть всё сразу, переключите режим просмотра списка на показ без иерархии (команда в меню Еще).

Что внутри карточки основного средства

Двойной щелчок по строке открывает карточку объекта. Это не просто название — здесь собрана учётная информация по ОС, и по ней удобно проверять, чем один объект отличается от другого в списке.

Ключевые поля карточки:

• 🔖 Инвентарный номер — присваивается при принятии к учёту, по нему объект ищут в списке и в инвентаризации.
• 🏷 Группа учёта ОС — «Машины и оборудование», «Транспортные средства», «Здания» и другие. Определяет счёт и строку баланса, где окажется объект.
• 📅 Амортизационная группа и срок использования — влияют на сумму ежемесячной амортизации.
• 🔢 Код ОКОФ — из классификатора ОК 013-2014, по нему подбирают амортизационную группу.

Проводки и суммы в карточке не хранятся — она описывает объект, а движение стоимости отражают документы и регистры. Поэтому цифры смотрят в отчётах, а в справочнике — состав, признаки и классификацию объектов учёта.

Как настроить список ОС под свою задачу

Форма списка настраивается без программиста. Команда Еще → Настроить список открывает окно с вкладками Отбор, Сортировка, Группировка и Условное оформление.

Что чаще всего настраивают:

• 📊 Отбор по амортизационной группе — оставить в списке объекты только одной группы.
• 🏢 Отбор по организации — если в базе несколько юрлиц, а нужно одно.
• 🔢 Сортировка по инвентарному номеру или дате принятия к учёту.
• 🗂 Группировка по счёту учёта или по группе справочника — объекты выстроятся по разделам.

Набор колонок меняется через Еще → Изменить форму: можно вывести на экран счёт учёта, дату принятия, группу. Настройка запоминается для вашего пользователя, у коллег список останется прежним.

Условное оформление на одноимённой вкладке подсвечивает нужные строки цветом — например, объекты одной амортизационной группы или принятые к учёту за последний год. Так в длинном перечне сразу видно интересующие ОС, не сужая отбор.

Отчёты, которые покажут ОС со стоимостью и амортизацией

Справочник показывает перечень, но без сумм. Первоначальную стоимость, начисленную амортизацию и остаток дают отчёты.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 01. Путь: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 01, период. Если включена аналитика по субконто «Основные средства», ведомость покажет каждый объект с остатком по первоначальной стоимости. Пара к ней — ОСВ по счёту 02 для накопленной амортизации.

Ведомость амортизации ОС. Путь: ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС. Таблица по всем объектам: стоимость на начало периода, начислено за период, стоимость и остаточная стоимость на конец. Это самый короткий способ получить список ОС сразу с суммами.

Карточка счёта 01. Путь: Отчеты → Карточка счета, счёт 01. Все проводки по одному объекту или по всем сразу — поступление, принятие к учёту, модернизация, выбытие.

Анализ субконто «Основные средства». Путь: Отчеты → Анализ субконто, вид субконто — «Основные средства». Отчёт соберёт по каждому объекту обороты и остатки сразу по всем счетам, где он участвует (01, 02, 08). Удобно, когда нужно увидеть стоимость и амортизацию в одной строке по каждому ОС.

Инвентарная книга ОС (ОС-6б). Печатная форма в разделе ОС и НМА. Пригодится для инвентаризации: перечень с инвентарными номерами, первоначальной и остаточной стоимостью.

Какой инструмент под какую задачу:

Как выгрузить список ОС в Excel и распечатать

Список и любой отчёт выгружаются без ручного копирования строк.

Из справочника: команда Еще → Вывести список. Программа предложит выбрать колонки и выведет их в табличный документ. Дальше Главное меню → Файл → Сохранить как и формат Лист Excel 2007 (.xlsx) или Таблица (.mxl).

Из отчёта (ОСВ, ведомость амортизации): сформируйте отчёт и так же через Файл → Сохранить как сохраните в Excel. Группировки и итоги при этом сохранятся.

Ещё один способ — выделить строки списка и скопировать их в буфер (Ctrl+C), а затем вставить в открытый лист Excel. Для разовой задачи это быстрее, но колонки переносятся без заголовков и итогов, поэтому для отчётности надёжнее Вывести список.

Печать: кнопка Печать в отчёте или Ctrl+P из табличного документа. Перед печатью длинного перечня проверьте масштаб и область печати в Файл → Параметры страницы, иначе таблица разъедется по листам.

Как собрать полный список ОС документом инвентаризации

Когда нужен официальный перечень всех объектов на дату — например, для годовой инвентаризации, — удобнее не выгружать справочник, а создать документ инвентаризации .

Путь: ОС и НМА → Инвентаризация ОС. В новом документе укажите организацию, подразделение и дату, затем нажмите Заполнить. Программа подтянет все основные средства, числящиеся на счёте 01 по данным учёта: наименование, инвентарный номер, учётную стоимость.

Документ сопоставляет учётные данные с фактическими и печатает унифицированную инвентаризационную опись ИНВ-1. Это ещё и быстрый способ получить и распечатать полный перечень ОС на любую дату одной кнопкой.

Где искать основные средства в ERP и Комплексной автоматизации

Путь зависит от конфигурации. В Бухгалтерии ОС лежат в разделе ОС и НМА. В ERP и Комплексной автоматизации учёт внеоборотных активов вынесен отдельно.

Если в вашей базе панель разделов настроена иначе, ориентируйтесь на название раздела, а не на его место на экране: расположение панели — слева или сверху — каждый пользователь задаёт под себя.

Логика одна и та же: справочник хранит карточки, а стоимость и амортизацию смотрят в стандартных бухгалтерских отчётах — ОСВ по счёту 01, карточка счёта, ведомость амортизации. Состав колонок и названия отчётов в ERP и Бухгалтерии совпадают не везде, но счёт учёта 01 и субконто «Основные средства» общие для всех конфигураций на бухгалтерском плане счетов.

Основного средства нет в списке: что проверить

Если объект должен быть, а в перечне его нет, причина почти всегда в одном из четырёх мест: документ принятия к учёту, отбор формы, нулевой остаток или группа справочника.

Частые вопросы