Где в 1С увидеть суточные по командировке и по конкретному сотруднику

Сумму суточных в 1С:Бухгалтерии 3.0 видно в авансовом отчёте сотрудника по командировке — раздел Банк и касса → Авансовые отчёты, строка расхода на суточные. Если нужна не одна поездка, а все суточные за период — смотрите оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» с разбивкой по работникам. В 1С:ЗУП 3.1 суточные как выплату не начисляют, но сверхнормативную часть, облагаемую НДФЛ и взносами, регистрируют отдельно — её тоже можно увидеть.

Суточные — это возмещение дополнительных расходов работника за каждый день командировки (ТК РФ, ст. 168). В программе они проходят не одной кнопкой, а в зависимости от того, как в организации устроен учёт командировок. Поэтому «посмотреть суточные» означает три разных действия: открыть документ, где они введены; собрать сумму за период в отчёте; вытащить данные по конкретному человеку. Разберём каждое.

В каком документе 1С заводят суточные

Суточные выдают под отчёт и подтверждают авансовым отчётом. Отдельного документа «Суточные» в типовых конфигурациях нет — сумма живёт внутри командировочных документов.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 суточные попадают в программу так:

• 💵 Выдача денег под отчёт — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51). Здесь ещё не суточные, а аванс на поездку.
• 📄 Авансовый отчёт — работник отчитался, сумма суточных списана на расходы. Именно тут суточные становятся затратами: Дт 26 (20, 44, 08) Кт 71.01.

В 1С:ЗУП 3.1 суточные как сумму к выплате не считают — выплата идёт через бухгалтерию. В ЗУП попадает только сверхнормативная часть суточных, с которой нужно удержать НДФЛ и начислить взносы. Она регистрируется как доход сотрудника, чтобы корректно вошла в 6-НДФЛ и РСВ.

Как посмотреть суточные в авансовом отчёте

Это самый прямой путь: открыть поездку и увидеть сумму по дням.

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты.
2. Найдите отчёт нужного сотрудника по дате командировки. Список можно отфильтровать по колонке «Подотчётное лицо».
3. Войдите в документ. Суточные ищите на закладке прочих расходов (в типовом авансовом отчёте это закладка Прочее): там строкой указаны суточные с суммой, счётом затрат и, при включённом учёте НДС, ставкой.

В строке суточных видно всё, что нужно: сумму расхода, счёт затрат (26, 20, 44 — куда отнесли) и аналитику (подразделение, статью затрат). Если в поездке были ещё билеты и гостиница — они соседними строками на той же закладке, суточные среди них отдельной позицией.

Распечатать расчёт по конкретной поездке можно из самого авансового отчёта — кнопка Печать → Авансовый отчёт (АО-1). Суточные попадут в оборотную сторону формы.

Если суточных в отчёте несколько строк (часть поездки по России, часть — за границей), каждая идёт отдельной позицией со своей суммой. Это важно для контроля необлагаемого лимита: по российской части норма одна, по заграничной — другая. В одной строке их смешивать не нужно, иначе при проверке превышения легко ошибиться.

Суточные в документе «Командировка» в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП 3.1 есть документ Командировка (раздел Зарплата или Кадры). Он нужен, чтобы начислить оплату по среднему заработку за дни поездки и отметить отсутствие сотрудника в табеле. Саму сумму суточных как выплату этот документ не содержит — суточные выдаёт и списывает бухгалтерия.

Что в ЗУП всё-таки относится к суточным и доступно для просмотра:

• 📅 Дни и даты командировки — в документе Командировка видно период поездки. По нему считают норму суточных (число дней × дневная норма).
• 🧾 Сверхнормативные суточные — если по локальному акту суточные выше необлагаемого лимита, превышение регистрируют как доход, облагаемый НДФЛ и взносами. Этот доход виден в расчётном листке сотрудника и в отчётах по НДФЛ.

Чтобы увидеть, как сверхнорматив повлиял на налоги, откройте расчётный листок: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. В нём отдельной строкой пройдёт доход «суточные сверх нормы» и удержанный с него НДФЛ.

Как увидеть суточные через проводки и ОСВ по счёту 71

Когда нужна не одна поездка, а все суточные за месяц, квартал или год, работайте со стандартными бухгалтерскими отчётами. Расчёты с подотчётными лицами собраны на счёте 71.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71. Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выбрать счёт 71, задать период. Включите в настройках группировку по субконто «Работники» — увидите, кому и сколько выдавали под отчёт и сколько списано. Суточные здесь не выделены отдельной строкой: они входят в общий оборот по кредиту 71 (списание на расходы).

Карточка счёта 71. Путь: Отчёты → Карточка счёта, счёт 71, период. Карточка показывает каждую проводку построчно: выдачу аванса, авансовый отчёт, возврат остатка. По назначению и сумме суточные в ней узнаются легко.

Анализ счёта затрат. Если суточные относят на 26 или 44, посмотрите оборот по этому счёту с отбором по статье затрат «Командировочные расходы»: Отчёты → Анализ счёта, счёт затрат, настройка отбора по субконто «Статьи затрат».

Таблица — что каким отчётом смотреть:

Как найти суточные по конкретному сотруднику

Чаще всего вопрос звучит именно так: сколько суточных получил конкретный человек за период. Самый точный способ — карточка счёта с отбором.

1. Откройте Отчёты → Карточка счёта.
2. Укажите счёт 71 и период.
3. В поле отбора выберите подотчётное лицо — нужного сотрудника.
4. Сформируйте отчёт.

Вы получите все движения по этому человеку: когда выдали аванс, когда он отчитался, какие суммы ушли на суточные и прочие расходы. По колонке «Содержание» или по документу-основанию видно, где именно суточные.

Если нужен срез сразу по всем сотрудникам, используйте ОСВ по 71 с группировкой по работникам — там каждый человек отдельной строкой с оборотами и остатком. Двойной щелчок по строке сотрудника в ОСВ раскрывает его карточку счёта — удобно, когда сначала смотрите общую картину, а потом ныряете в детали одного человека.

Ещё один приём для разбора «куда ушли суточные» — отчёт Обороты счёта по 71 с настройкой детализации до документа. Он покажет, какой именно авансовый отчёт сформировал оборот, и по ссылке откроет сам документ. Так за два-три клика добираешься от итоговой суммы до строки суточных в конкретной поездке.

В 1С:ЗУП, чтобы увидеть сверхнормативные суточные по сотруднику, подойдёт расчётный листок (с отбором по работнику) или отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ взносов в фонды — в нём видно, с какой суммы начислены взносы, включая превышение по суточным.

Сверхнормативные суточные: где увидеть НДФЛ и взносы

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах нормы: 700 ₽ за день командировки по России и 2500 ₽ за день заграничной поездки (НК РФ, ст. 217 п. 1 и ст. 422 п. 2). Всё, что выше, — это облагаемый доход.

Разберём на числах. Командировка по России на 5 дней, суточные по приказу — 1000 ₽/день.

• Всего суточных: 1000 × 5 = 5000 ₽.
• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3500 ₽.
• Превышение: 5000 − 3500 = 1500 ₽. С этой суммы удержат НДФЛ и начислят страховые взносы.
• НДФЛ (13 %): 1500 × 13 % = 195 ₽.

Увидеть это в 1С можно так:

• В бухгалтерии — проводка по НДФЛ со сверхнорматива Дт 70 Кт 68.01 и начисление взносов Дт 26 (20, 44) Кт 69. Ищите в карточке счёта 68.01 и 69.
• В ЗУП — доход «суточные сверх нормы» в расчётном листке и в отчётах по НДФЛ и взносам.

Быстро прикинуть, сколько уйдёт в налоги при вашей норме суточных, поможет калькулятор:

Как выгрузить данные о суточных для отчётности

Любой стандартный отчёт 1С выгружается в Excel: сформируйте ОСВ или карточку счёта 71, затем Главное меню → Файл → Сохранить как и выберите формат .xlsx (или .mxl для открытия снова в 1С). Так удобно отдать свод суточных руководителю или приложить к пояснению.

Для официальной отчётности суточные отдельно не выгружают — они уже учтены в готовых формах:

• 📊 6-НДФЛ — сверхнормативные суточные входят в облагаемый доход. Проверить можно в Отчёты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты.
• 📋 РСВ — превышение нормы входит в базу по взносам.
• 💼 Декларация по налогу на прибыль — суточные в полной сумме относятся к прочим расходам (нормирования по прибыли нет с 2009 года), попадают в косвенные расходы.

Проверить, что суточные корректно легли в налоговую базу, помогает сверка оборота по счёту затрат с данными расчёта по взносам за тот же период.

Типичные ошибки при просмотре суточных

Эти промахи приводят к тому, что суточных «не видно» или сумма не сходится:

• ❌ Смотрят не тот счёт. Суточные ищут на счетах затрат, забыв про 71. Движение денег и долг подотчётника — на 71, расход — на 26/20/44.
• ❌ Не развёрнута аналитика. В ОСВ не включили субконто «Работники» — суммы слиплись в один оборот, по людям не разложить.
• ❌ Период уже выданного аванса. Карточку формируют за месяц поездки, а аванс выдали в прошлом — выдачи в отчёте нет, остаётся только списание.
• ❌ Авансовый отчёт не проведён. Непроведённый документ в отчёты не попадает. Проверьте статус в журнале авансовых отчётов.
• ❌ Путают суточные с оплатой по среднему. В ЗУП оплата дней командировки по среднему заработку — это не суточные. Суточные — отдельное возмещение расходов.

Частые вопросы о суточных в 1С