Охрана труда в 1С ЗУП: спецоценка, медосмотры и контроль сроков

Требования по охране труда — результаты спецоценки (СОУТ) и данные по медосмотрам — в 1С:ЗУП смотрят в подсистеме «Охрана труда». Там видно классы условий труда по каждому рабочему месту, дату следующей спецоценки, кто и когда обязан пройти медосмотр, а также печатные формы и направления. Открывается подсистема из главного меню программы отдельным разделом либо из раздела Кадры.

Полный набор документов — рабочие места, СОУТ, медосмотры, инструктажи, выдача СИЗ — есть в версии ЗУП КОРП. В ЗУП ПРОФ учёт уже: он ограничен вредными условиями, которые нужны для досрочных пенсий и дополнительных тарифов взносов, а расширенного блока медосмотров и инструктажей может не быть.

Дальше — где включить подсистему, как внести и посмотреть результаты СОУТ, что означают классы условий труда, как запланировать медосмотры и проконтролировать сроки.

Где в 1С ЗУП включается и открывается охрана труда

Подсистема не всегда видна сразу — её включают в настройках. Откройте Настройка → Кадровый учёт (в части релизов — Настройка → Расчёт зарплаты или отдельный пункт настроек охраны труда) и поставьте флаг учёта спецоценки и медосмотров.

После этого в интерфейсе появляется раздел с документами охраны труда. Если отдельного раздела нет, документы лежат внутри Кадры — ищите группу со спецоценкой условий труда и медицинскими осмотрами.

Когда не помните точное название пункта, воспользуйтесь строкой поиска в самой программе (значок с лупой вверху) — наберите «спецоценка» или «медосмотр», 1С покажет нужные документы и справочники.

Как внести и посмотреть результаты спецоценки условий труда

Результаты СОУТ попадают в базу из отчёта организации, которая проводила спецоценку. В 1С их заносят документом по спецоценке условий труда: по каждому рабочему месту указывают класс (подкласс) условий труда, дату проведения и реквизиты карты СОУТ.

Чтобы посмотреть уже внесённые данные, откройте список документов спецоценки или карточку рабочего места — там видно текущий класс и дату, от которой считается срок следующей оценки.

Спецоценку проводят не реже одного раза в пять лет (Федеральный закон № 426-ФЗ). Отсчёт идёт от даты утверждения отчёта предыдущей СОУТ. Отдельно есть внеплановая спецоценка — её проводят раньше срока:

• 🆕 введены новые рабочие места;
• ⚙️ изменился технологический процесс или заменено оборудование;
• 🩺 произошёл несчастный случай или выявлено профзаболевание;
• 📋 поступило предписание государственного инспектора труда.

На внеплановую спецоценку закон даёт срок от 6 до 12 месяцев в зависимости от основания. В 1С по новым или изменённым рабочим местам заводят новый документ спецоценки, а не правят старый, — так сохраняется история классов по датам.

Если класс условий труда в карточке рабочего места пустой, 1С не рассчитает ни дополнительные тарифы взносов, ни потребность в медосмотре по вредности. Поэтому первое, что проверяют при приёмке базы, — заполнены ли классы по всем рабочим местам.

Классы условий труда и что из них следует

Класс — это не просто справочное поле. От него зависят тариф взносов, гарантии работнику и необходимость медосмотров. Всего классов четыре, третий делится на подклассы.

Для вредных и опасных условий (классы 3.1–4) по статье 428 НК РФ начисляется дополнительный тариф взносов на обязательное пенсионное страхование:

• класс 3.1 — 2,0%;
• класс 3.2 — 4,0%;
• класс 3.3 — 6,0%;
• класс 3.4 — 7,0%;
• класс 4 — 8,0%.

Эти тарифы 1С применяет автоматически, если в карточке рабочего места стоит соответствующий класс и сотрудник на нём занят. Поэтому ошибка в классе напрямую искажает сумму взносов.

Классы 3 и 4 также дают право на досрочную пенсию, дополнительный отпуск и сокращённое рабочее время в случаях, предусмотренных законом. В ЗУП это отражается через вид условий труда в кадровых документах сотрудника.

Медосмотры: кого направлять, как запланировать и распечатать направление

Медосмотры в 1С:ЗУП ведут отдельным блоком документов. Логика такая: по рабочему месту (или виду работ) заданы вредные факторы, из них программа определяет, кто и как часто проходит осмотр.

Действующий порядок медосмотров установлен приказом Минздрава № 29н. Осмотры бывают двух основных видов:

1. Предварительные — при поступлении на работу, до фактического допуска к ней.
2. Периодические — в процессе работы, с установленной периодичностью.

Оплачивает медосмотры работодатель — удерживать их стоимость с работника нельзя. Если сотрудник обязан пройти осмотр, но не прошёл, допускать его к работе нельзя: его отстраняют от работы до прохождения (статьи 214 и 220 ТК РФ). Поэтому предварительный осмотр важно оформить до даты приёма, а не после.

Периодичность зависит от конкретного вредного фактора: по одним — раз в два года, по другим — раз в год, по третьим — чаще. Точную частоту определяют по приложению к приказу 29н, а в 1С её указывают в настройке фактора или вида работ.

Порядок работы в программе обычно такой:

1. Сформируйте список сотрудников, подлежащих осмотру, — программа отберёт их по вредным факторам рабочих мест.
2. Создайте документ направления (или поимённый список) на медосмотр.
3. Распечатайте направление на медосмотр и, при необходимости, поимённый список для медицинской организации.
4. После осмотра внесите результат и дату следующего осмотра — от неё 1С будет считать срок.

Печатные формы (направление, список контингента) открываются кнопкой печати в самом документе. Если нужной формы в списке печати нет, проверьте, что документ проведён и заполнены вредные факторы — без них форма не соберётся.

Декларация соответствия и сведения о спецоценке: что и куда подать

После спецоценки у работодателя возникает своя отчётность. Два ключевых действия.

Сведения о результатах СОУТ во ФГИС учёта результатов спецоценки в общем случае подаёт сама организация, проводившая оценку, — не работодатель. Работодателю достаточно получить от неё отчёт и убедиться, что сведения переданы.

Декларацию соответствия условий труда подаёт уже работодатель — по рабочим местам, где условия признаны оптимальными или допустимыми (классы 1 и 2) и вредные факторы не выявлены. Декларация подаётся в государственную инспекцию труда (Роструд) и действует бессрочно, пока на этих местах нет несчастных случаев и профзаболеваний.

В 1С:ЗУП можно подготовить и распечатать внутренние документы и приказы по итогам СОУТ (ознакомление работников, карты рабочих мест). Саму декларацию обычно подают через портал Роструда или госуслуги — в ЗУП её XML-выгрузка есть не во всех релизах, поэтому уточняйте по кнопкам печати и выгрузки в документе спецоценки.

Расходы на СОУТ и медосмотры: где отражаются и как вернуть часть через СФР

Важный момент: сам бухгалтерский учёт расходов на спецоценку и медосмотры 1С:ЗУП не ведёт и проводки не делает. ЗУП отвечает за кадры и расчёт зарплаты, а стоимость услуг спецоценки и медосмотров отражается в бухгалтерской программе (например, в 1С:Бухгалтерии) как услуги сторонних организаций.

Из ЗУП в бухгалтерскую базу передаются данные по зарплате и взносам, в том числе дополнительные тарифы по вредным условиям. А вот акты по СОУТ и договоры с медучреждением проводит бухгалтер в своей программе — отдельно.

Что реально можно сделать с расходами: частично вернуть их за счёт взносов на травматизм. Работодатель вправе направить до 20% сумм страховых взносов на травматизм за предыдущий год на финансирование предупредительных мер, и спецоценка с медосмотрами входит в этот перечень.

Пример для ориентира: если за прошлый год взносов на травматизм начислено 500 000 руб., на предупредительные меры можно заявить до 100 000 руб. (это 20% от 500 000). Заявление подаётся в Социальный фонд. Напомню: с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому и возмещение, и отчётность по травматизму идут через него.

Контроль сроков: как не пропустить медосмотр и повторную спецоценку

Это главная практическая польза учёта в 1С: не держать сроки в голове. Программа знает две опорные даты — когда истекает пятилетний срок СОУТ и когда у каждого сотрудника следующий медосмотр.

Чтобы увидеть, у кого сроки на исходе:

• 📅 откройте отчёт или список по медосмотрам и отсортируйте по дате следующего осмотра — просроченные и ближайшие будут вверху;
• 🗂 по спецоценке ориентируйтесь на дату последней СОУТ в карточке рабочего места плюс пять лет;
• 🔔 если в вашем релизе есть напоминания по охране труда, включите их в настройках, чтобы 1С сама подсвечивала приближающиеся даты.

Полезный приём перед проверкой ГИТ — выгрузить список рабочих мест с классами и датами СОУТ и сверить его с фактическими картами. Пустые классы, старше пяти лет даты и сотрудники без отметки о медосмотре — три самые частые претензии инспектора.

Если учёт охраны труда ведётся в ПРОФ и расширенного блока медосмотров нет, контроль сроков медосмотров придётся вести вне программы, а в 1С оставить только вредные условия для расчёта взносов и стажа.

Когда данные по охране труда в отчётах выглядят неверно, причину почти всегда видно по связке «рабочее место — сотрудник — документ». Вот частые расхождения и что проверить:

Частые вопросы