Проверяем дебиторскую задолженность клиентов в 1С 8.3

Дебиторскую задолженность клиентов в 1С быстрее всего смотреть через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62: дебетовое сальдо по каждому контрагенту — это сумма, которую вам должны. Нужен долг одного покупателя — хватит его карточки; весь список должников — ОСВ за период; расшифровка по документам — анализ субконто.

Разные роли смотрят задолженность по-разному. Бухгалтеру удобнее стандартные отчёты по счёту 62, менеджеру — отчёты по расчётам с клиентами в торговой конфигурации, руководителю — сводка в мониторе. Пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»); для 1С:Управления торговлей 11 отличия отмечены отдельно.

Долг одного клиента — прямо в карточке контрагента

Самый короткий путь, когда нужна задолженность конкретного покупателя. Откройте Справочники → Контрагенты, найдите клиента в списке и зайдите в его карточку.

В карточке есть переходы к расчётам: ссылка на документы расчётов и на акт сверки. Через них вы увидите текущее сальдо по этому контрагенту и список документов, которыми долг образовался. Отсюда же создаётся акт сверки — поля организации, контрагента и договора подставятся автоматически.

Минус способа — он не отвечает на вопрос «сколько должны все клиенты вместе». Карточку открываешь по одному контрагенту, поэтому для сводной картины и для списка должников используют стандартные отчёты по счёту 62.

Карточка хороша для точечной проверки «сколько должен вот этот клиент». Для картины по всем покупателям сразу нужен стандартный отчёт — о нём дальше.

Все должники разом: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62

Это основной инструмент бухгалтера. Счёт 62 — расчёты с покупателями и заказчиками. Дебетовое сальдо по нему и есть дебиторская задолженность: клиент получил товар или услугу, но ещё не оплатил.

Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. В поле счёта укажите 62, задайте период и нажмите «Сформировать».

Как читать результат:

• 💰 Сальдо на конец, дебет — сколько клиент должен вам.
• 📥 Сальдо на конец, кредит — аванс, который получили вы (это уже ваш долг по отгрузке, субсчёт 62.02).
• 📊 Обороты за период — отгрузки (дебет) и поступившие оплаты (кредит).

Каждая строка — отдельный контрагент. Чтобы список не был перегружен, разверните группировку по субсчетам и контрагентам через кнопку Показать настройки → Группировка. Там же можно добавить третий уровень — договоры, если с клиентом их несколько.

Важная деталь: долг на счёте 62 учитывается с НДС, поскольку это задолженность по реализации, а не выручка. Если менеджер смотрит сумму отгрузки без налога, его цифра будет расходиться с бухгалтерской — это нормально, просто разные базы.

Прежде чем делать выводы по сумме, убедитесь, что закрыт период и проведены все банковские и кассовые документы — иначе часть оплат ещё не «погасила» долг, и задолженность будет завышена.

Как оставить в ОСВ только должников

По умолчанию ведомость показывает всех, включая клиентов с нулевым сальдо. Чтобы видеть только тех, кто должен:

1. Нажмите Показать настройки.
2. На вкладке отбора добавьте условие по сальдо.
3. При желании добавьте отбор по конкретному контрагенту или группе.

Так в отчёте останутся только строки с ненулевым дебетовым остатком — это и есть ваши дебиторы.

Из чего сложился долг: анализ субконто и карточка счёта

ОСВ показывает итог, но не отвечает на вопрос «из каких документов этот долг». Для расшифровки есть два отчёта.

Анализ субконто. Путь — Отчёты → Стандартные отчёты → Анализ субконто. В настройке выберите вид субконто Контрагенты (при необходимости добавьте Договоры). Отчёт соберёт обороты и сальдо в разрезе каждого клиента и договора — удобно, когда с одним покупателем несколько договоров.

Карточка счёта. Путь — Отчёты → Стандартные отчёты → Карточка счёта, счёт 62, отбор по нужному контрагенту. Это построчная выписка: каждая отгрузка и каждая оплата отдельной строкой с датой и документом. Видно, какая именно реализация осталась неоплаченной.

Задолженность по срокам в 1С:Управление торговлей

В торговой конфигурации долги клиентов смотрят не по счёту 62, а через специализированные отчёты по расчётам — там есть разбивка по срокам возникновения долга (кто просрочил и на сколько дней).

Отчёты собраны в разделе Продажи (в части релизов — в разделе финансового результата). Ищите группу отчётов по расчётам с клиентами и по задолженности. Типичный набор:

• Ведомость расчётов с клиентами — сальдо и обороты по каждому покупателю.
• Задолженность по срокам долга — разбивка суммы на интервалы: до 7 дней, 8–30, свыше 30 и т. д. (интервалы настраиваются).

Разбивка по срокам — то, чего нет в стандартной ОСВ Бухгалтерии. Именно она показывает не просто «сколько должны», а «какой долг уже просрочен и требует работы». Интервалы (до 7 дней, 8–30, свыше 30 и так далее) настраиваются под вашу практику: кому-то важна просрочка от одного дня, кому-то — от месяца.

Ещё одно отличие торговой конфигурации — учёт расчётов ведётся по объектам расчётов (заказам, накладным), а не только по договору. Поэтому отчёт показывает не общее сальдо «котлом», а конкретно, какая отгрузка или какой заказ остались неоплаченными. Это удобнее для работы менеджера: сразу видно, за что именно клиент не заплатил.

Акт сверки — долг глазами клиента

Когда сумму нужно согласовать с покупателем, формируйте акт сверки взаимных расчётов: Продажи → Акты сверки расчётов. Создайте документ, выберите контрагента, договор и период, затем нажмите «Заполнить».

1С подтянет все отгрузки и оплаты и выведет сальдо на начало и на конец периода. По умолчанию акт заполняется по данным вашего учёта; на отдельной вкладке можно внести данные контрагента и сравнить их с вашими — расхождения сразу подсветятся.

Готовый акт можно распечатать, сохранить в файл или отправить клиенту электронно, если у вас подключён обмен документами. На подпись уходит документ с уже выверенным сальдо, и спор «кто кому должен» снимается цифрами.

Сверка полезна не только для переписки с должником: расхождения в акте часто вскрывают неотражённую оплату или задвоенную реализацию у вас в учёте. Поэтому по крупным клиентам её делают регулярно, а не только перед взысканием.

Контроль новых долгов и напоминания

Готовых всплывающих уведомлений «появился новый долг» в типовой Бухгалтерии нет — задолженность отслеживают отчётами. Но регулярность можно автоматизировать:

• 📨 Рассылка отчётов по расписанию. В 1С:Бухгалтерии настраивается автоматическая отправка сформированного отчёта на почту — например, ОСВ по счёту 62 каждый понедельник. Механизм лежит в разделе Администрирование (настройки печатных форм, отчётов и рассылок).
• 📈 Монитор руководителя. Раздел Руководителю сводит ключевые показатели, включая дебиторскую задолженность, на одну панель — удобно открывать раз в день.

В 1С:Управление торговлей контроль жёстче. Там клиенту задаётся кредитный лимит, и при его превышении программа предупреждает менеджера или блокирует отгрузку до оплаты. Можно настроить и автоматические задачи по работе с просроченной задолженностью.

Выгрузка долгов в Excel для работы с должниками

Любой сформированный отчёт выгружается в таблицу. В окне отчёта нажмите значок сохранения (дискета) на командной панели и выберите формат — Лист Excel (.xlsx) или Таблица (.mxl). Готовый файл можно отправить юристу, передать в рассылку должникам или свести с данными из других систем.

Если нужен не отчёт, а плоский список клиентов с суммами, сформируйте ОСВ по счёту 62, оставьте в настройках только нужные колонки и выгрузите — получится готовая таблица «контрагент — сумма долга».

Из окна отчёта файл можно сразу отправить по электронной почте — рядом со значком сохранения есть кнопка отправки. Вложение формируется в выбранном формате, так что собирать письмо вручную не нужно. Для разовой передачи данных это быстрее, чем выгружать файл на диск и прикреплять его отдельно.

Типичные ошибки при проверке долгов

Цифра на экране бывает обманчивой. Вот что чаще всего искажает сумму задолженности.

• 🔻 Смотрят свёрнутое сальдо. Клиент должен по одной отгрузке и дал аванс по другой. В свёрнутом виде суммы гасят друг друга, и реальный долг выглядит меньше. Для контроля дебиторки смотрите развёрнутое сальдо по субсчетам 62.01 и 62.02 отдельно.
• 📆 Путают обороты и остаток. Период «с начала года» показывает большие обороты, но текущий долг — это сальдо на конец, а не сумма отгрузок за период. Ориентируйтесь на колонку конечного сальдо.
• 🧾 Забывают про счёт 76. Часть расчётов (претензии, штрафы, расчёты с прочими дебиторами) учитывается не на 62, а на 76. Если долг «не сходится», проверьте и этот счёт.
• 🤝 Не учитывают зачёт по другому договору. Оплата могла закрыть долг по другому договору того же клиента. Общая ОСВ это скроет — нужен анализ субконто в разрезе договоров.
• ⏳ Берут долг до закрытия периода. Пока не проведены все выписки банка, часть оплат ещё не отражена, и задолженность завышена. Сверяйте только по закрытому и полностью проведённому периоду.

Эти пять проверок занимают пару минут, но спасают от разговора с клиентом, который «всё оплатил ещё в прошлом месяце».

Частые вопросы