Сведения об инвалидности в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: где найти и что они дают

В 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0 статус инвалида не хранится одним флажком. Данные справки МСЭ и связанные с ними льготы вводятся в двух местах: группа и срок действия справки — в сведениях сотрудника, а налоговый вычет — отдельным заявлением на стандартные вычеты по НДФЛ. Открыть карточку: Кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники), выбрать человека и перейти по ссылке с его ФИО в карточку физического лица.

Разделение сделано не случайно. Инвалидность влияет сразу на несколько расчётов — НДФЛ, страховые взносы на травматизм, продолжительность рабочей недели и отпуска. Каждый из них программа включает по своему признаку, поэтому и вводить данные приходится в нескольких формах.

Ниже — где именно смотреть, как завести справку МСЭ с датами, как настроить контроль её окончания и какие льготы 1С подхватывает автоматически, а какие придётся отслеживать вручную.

Где 1С хранит данные об инвалидности

В программе нет единого реквизита «инвалид», от которого зависит всё. Есть три независимых блока, и за каждый отвечает своя форма:

• 🧾 Налоговый вычет по НДФЛ — заявление на стандартные вычеты в карточке сотрудника. Именно оно даёт вычет 500 ₽ в месяц (код 104) инвалидам I и II групп и инвалидам с детства.
• 🩺 Реквизиты справки МСЭ — группа и срок действия. От них 1С отталкивается, применяя пониженный тариф взносов на травматизм.
• 📄 Кадровые условия — сокращённая рабочая неделя и удлинённый отпуск. Они задаются в документах по сотруднику (график, отпуск), а не вычисляются из одного поля.

Поэтому правильный порядок — не искать одну «галочку инвалидности», а пройти по всем местам, которые касаются конкретного сотрудника.

Как открыть карточку сотрудника и найти блок с личными данными

Начинают всегда со списка сотрудников: Кадры → Сотрудники. Двойным щелчком открывают нужного человека.

Карточка сотрудника и карточка физического лица — это разные объекты. В сотруднике хранятся данные по трудовым отношениям в конкретной организации, а личные сведения (документы, семья, инвалидность) — в физлице. Чтобы перейти к личным данным, нажмите на ссылку с ФИО вверху карточки сотрудника — откроется физическое лицо.

Если по сотруднику уже оформлены стандартные вычеты, в его карточке есть ссылка на налоговые данные. Найти её можно по разделу, который отвечает за НДФЛ: в карточке сотрудника это ссылка Налог на доходы. Через неё открывается список заявлений на вычеты.

Так вы попадаете в два ключевых места сразу: физлицо (где заводят справку МСЭ) и заявление на вычеты (где включают налоговую льготу).

Как ввести группу инвалидности и реквизиты справки МСЭ

Справка МСЭ содержит два принципиальных для 1С реквизита: группу (I, II, III или «ребёнок-инвалид») и срок действия. Срок определяет, до какого числа действуют льготы.

Порядок ввода налогового вычета для инвалида:

1. В карточке сотрудника откройте список заявлений на стандартные вычеты (ссылка Налог на доходы → ввод нового заявления).
2. Добавьте вычет с кодом 104 — это 500 ₽ в месяц для инвалидов I и II групп и инвалидов с детства. Для отдельных категорий (инвалиды ВОВ, инвалиды из числа военнослужащих) применяется код 105 — 3000 ₽.
3. Укажите месяц, с которого вычет предоставляется. Если справка выдана в середине года, вычет считают с месяца, в котором возникло право.
4. Проведите документ. С этого момента НДФЛ будет считаться с учётом вычета.

Код вычета для инвалида — 104 (500 ₽), не путайте с «детскими» вычетами по кодам 126–149. Это разные основания, и они суммируются, а не заменяют друг друга.

Срок действия справки МСЭ важно зафиксировать с самого начала — от него зависит, когда льготы нужно пересмотреть. В заявлении на вычет указывают период, по который вычет предоставляется; по его окончании 1С перестанет применять льготу.

Как настроить контроль срока действия справки

Справка МСЭ редко бывает бессрочной. I и II группы обычно подтверждают раз в два года, III группу — ежегодно, детям-инвалидам срок устанавливают на 1, 2, 5 лет или до 18 лет. Когда срок истекает, а новую справку сотрудник не принёс, льготы нужно прекращать — иначе занизите НДФЛ и взносы.

Автоматический контроль в 1С строят на дате окончания:

• 📅 Срок в заявлении на вычет. Если в заявлении указан месяц окончания, программа сама перестанет применять вычет со следующего месяца. Это главный встроенный механизм — им и пользуйтесь.
• 🔔 Напоминание. На дату, за пару недель до окончания справки, можно поставить напоминание в самой 1С (стандартный механизм напоминаний к объекту — «колокольчик» в форме). Привяжите его к сотруднику.
• 🗂 Реестр справок. Удобно вести отдельный список сотрудников-инвалидов с датами справок — хоть в произвольном отчёте по сотрудникам, хоть во внешней таблице. По нему раз в квартал проверяют, у кого срок на исходе.

Если справку продлили, не правьте старое заявление задним числом — введите новое заявление на следующий период. Так в учёте останется корректная история льгот по месяцам.

Как инвалидность влияет на зарплату, НДФЛ и рабочее время

Статус инвалида меняет четыре вещи. Две из них 1С считает сама, если данные заведены, две придётся контролировать кадровику.

Разберём подробнее.

НДФЛ. Вычет 500 ₽ уменьшает налоговую базу каждый месяц, пока действует справка. На руки сотрудник получает на 65 ₽ больше (500 × 13 %). Немного, но за год набегает, и это прямая обязанность работодателя.

Взносы на травматизм. С выплат работникам-инвалидам I, II и III групп взносы на страхование от несчастных случаев платят в размере 60 % установленного организации тарифа. Это касается всех трёх групп, в отличие от НДФЛ-вычета. 1С применяет пониженный тариф, когда инвалидность отражена в программе и справка действует. Администрирует эти взносы с 2023 года СФР (бывший ФСС) — на механику расчёта в 1С это не влияет.

Пример. Организации присвоен тариф 0,2 %. С зарплаты обычного работника 50 000 ₽ взносы на травматизм — 100 ₽. С той же зарплаты инвалида применяют 60 % тарифа: 0,2 % × 60 % = 0,12 %, то есть 60 ₽. Разница на одного человека — 40 ₽ в месяц, но на отчётности по форме ЕФС-1 эта льгота должна отражаться, и 1С заполнит её сама, если инвалидность учтена.

Рабочее время. Для инвалидов I и II групп рабочая неделя — не более 35 часов при сохранении полной оплаты. Это настраивается через индивидуальный график работы сотрудника, а не вытекает из справки автоматически. Проверьте, что сотруднику назначен корректный график.

Отпуск. Удлинённый основной отпуск инвалида — не менее 30 календарных дней (против стандартных 28). Эти два дня нужно учесть в данных об отпуске сотрудника и в графике отпусков.

В чём разница ввода в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии

Логика одинаковая, различается только путь к списку сотрудников и глубина кадрового учёта.

Вывод простой: для компаний, где есть сотрудники-инвалиды с сокращённым графиком и удлинённым отпуском, корректнее вести кадры в ЗУП. В Бухгалтерии заявление на вычет и пониженный тариф взносов отработают, но тонкую настройку рабочего времени и отпусков она ведёт упрощённо.

Если зарплату считаете в Бухгалтерии и столкнулись с тем, что нужного кадрового реквизита нет, — это не ошибка, а ограничение конфигурации. Сложные графики и персональные отпуска — профиль ЗУП.

Частые ошибки при вводе данных об инвалидности

Ошибки здесь тихие: расчёт проходит, документы проводятся, а налог или взносы занижены. Всплывает при проверке.

• ❌ Вычет поставили по III группе. Код 104 (500 ₽) положен только I и II группам и инвалидам с детства. По III группе такого вычета нет.
• ❌ Не указали срок окончания справки. Льгота продолжает применяться после истечения справки. НДФЛ и взносы занижаются до тех пор, пока ошибку не заметят.
• ❌ Данные завели в сотруднике, но не в физлице. Личные сведения хранятся в физическом лице; если заполнить только карточку сотрудника, часть данных окажется не там, где их ждут расчётные документы.
• ❌ Правка заявления задним числом вместо нового. При продлении справки старое заявление не редактируют — вводят новое на следующий период, чтобы сохранить историю.
• ❌ Забыли про график и отпуск. Вычет и взносы настроили, а 35-часовую неделю и 30 дней отпуска — нет. Эти условия программа сама не включает.

Частые вопросы