Кому и сколько мы должны: проверяем долги перед поставщиками и долги покупателей в 1С:Бухгалтерии 8.3

Посмотреть кредиторскую задолженность в 1С 8.3 быстрее всего через Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету: выберите счёт 60, включите группировку по контрагентам, и колонка «Сальдо на конец, кредит» покажет, кому и сколько вы должны на выбранную дату. Дебиторская задолженность смотрится так же, но по счёту 62 и в колонке «Сальдо на конец, дебет».

Для одного контрагента хватит акта сверки или карточки счёта. Для полной картины по всем счетам расчётов — отчёта «Анализ субконто». Тот же набор отчётов используют, когда банк или аудитор просит справку о дебиторской и кредиторской задолженности. Все пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Дебиторка и кредиторка в 1С: какие счета смотреть

Кредиторская задолженность — это долги организации: поставщикам, работникам, бюджету, банку. Дебиторская — долги перед организацией: покупатели не заплатили, поставщик не отгрузил после предоплаты, подотчётник не отчитался.

В 1С эти суммы не хранятся отдельным справочником. Они складываются из остатков на счетах расчётов. Поэтому первый вопрос — какие счета открывать.

🔎 Главное правило чтения: на счетах 60 и 62 сальдо смотрят по каждому контрагенту и договору отдельно. Итог по счёту в целом схлопывает долги и переплаты разных партнёров в одну цифру, и она ничего не говорит о реальной картине.

Способ 1. Долг одного контрагента за пару минут

Когда звонит поставщик и спрашивает, почему не оплачен счёт, строить большой отчёт незачем. Есть два быстрых пути.

Акт сверки взаиморасчётов

1. Откройте Покупки → Акты сверки расчетов (для покупателей — Продажи → Акты сверки расчетов).
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите контрагента и период. Начало периода лучше брать с последней подписанной сверки.
4. Нажмите «Заполнить». Программа соберёт обороты по всем счетам расчётов с этим контрагентом.

Внизу формы появится итог: в чью пользу сальдо и сколько. Документ можно не проводить и не печатать — для просмотра достаточно заполнить его. Если не нужен, пометьте на удаление.

💡 На вкладке с настройками акта отметьте «Разбить по договорам». Тогда видно, по какому договору висит долг, а по какому — аванс.

Карточка счёта с отбором

1. Отчеты → Карточка счета.
2. Выберите счёт 60, период и нажмите «Показать настройки».
3. В отборе по субконто «Контрагенты» укажите поставщика.
4. Нажмите «Сформировать».

Карточка показывает каждую операцию с остатком после неё. Это удобно, когда нужно понять, с какого документа начался долг.

Способ 2. Оборотно-сальдовая ведомость: кому мы должны на дату

ОСВ по счёту — основной инструмент, чтобы посмотреть кредиторскую задолженность в 1С 8.3 сразу по всем поставщикам.

Пошагово

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Конечная дата — та, на которую нужен долг. Например, с 01.01 по 30.09, если считаете долг на конец сентября.
3. В поле «Счет» выберите 60.
4. Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» проверьте, что включены «Контрагенты» и «Договоры».
5. Нажмите «Сформировать».

Отчёт разложит счёт по субсчетам 60.01, 60.02 и по каждому контрагенту. Колонки:

• 📌 Сальдо на начало — долг на первый день периода;
• 📌 Обороты за период — дебет: оплатили или зачли; кредит: получили товары и услуги;
• 📌 Сальдо на конец, кредит — сколько мы должны поставщику сейчас;
• 📌 Сальдо на конец, дебет — сколько поставщик должен нам (аванс, переплата).

Пример расчёта

У поставщика ООО «Ромашка» на 01.07 было кредитовое сальдо 120 000 руб. В июле пришли товары на 80 000 руб., оплатили 150 000 руб.

Сальдо на 31.07: 120 000 + 80 000 − 150 000 = 50 000 руб. по кредиту. Это наш долг.

Если бы оплатили 230 000 руб., получилось бы 120 000 + 80 000 − 230 000 = −30 000 руб. В ведомости это 30 000 руб. по дебету: переплата, то есть уже дебиторка.

Как не утонуть в длинном списке

• 🔽 Двойной клик по сумме открывает расшифровку — список документов, из которых она сложилась.
• 🔽 Кнопка сортировки в шапке колонки упорядочит поставщиков от самого крупного долга.
• 🔽 В настройках на вкладке «Отбор» можно оставить только одного контрагента или группу контрагентов.
• 🔽 Для прочих кредиторов повторите отчёт по счёту 76: туда часто попадают аренда, связь, коммунальные платежи.

Способ 3. Готовые отчёты и справка о задолженности для банка

Кроме ОСВ, в Бухгалтерии есть отчёты, которые сразу показывают долги в управленческом виде.

Отчёты руководителя

В разделе Руководителю собраны отчёты по деньгам и расчётам. Здесь же «Монитор руководителя» — сводная панель, где на одном экране видно, сколько должны нам покупатели и сколько мы должны поставщикам. Из каждой цифры можно провалиться в список контрагентов.

В разделах Продажи и Покупки в группе «Отчеты» лежат отчёты по задолженности покупателей и поставщикам, в том числе с разбивкой по срокам долга. Набор и названия зависят от релиза: в новых версиях отчётов больше, в старых часть из них находится только в разделе «Руководителю».

💡 Разбивка по срокам долга работает корректно, только если в договорах заполнен срок оплаты. Иначе программа не знает, что считать просрочкой, и все долги попадают в одну группу.

Справка о дебиторской и кредиторской задолженности в 1С 8.3

Банки при выдаче кредита, лизинговые компании и аудиторы часто просят расшифровку долгов. Единой утверждённой формы нет: каждый банк присылает свой шаблон. Обычно в нём просят:

• 📄 контрагента и ИНН;
• 📄 сумму долга на отчётную дату;
• 📄 дату возникновения долга;
• 📄 признак просрочки;
• 📄 отдельной строкой — долги свыше определённой доли от общей суммы.

Как собрать такую справку в 1С 8.3:

1. Сформируйте ОСВ по счёту 60 (для кредиторки) и по счёту 62 (для дебиторки) на дату, которую назвал банк. Обычно это последний день квартала.
2. Повторите для счетов 76 и, если нужно, 66 и 67.
3. Сохраните каждую ведомость: кнопка с дискетой или Ещё → Сохранить как → формат Excel.
4. В Excel перенесите суммы в шаблон банка. ИНН подтяните из списка контрагентов (его тоже можно вывести в Excel).
5. Для даты возникновения долга используйте карточку счёта по нужному контрагенту: дата первого неоплаченного документа и есть дата долга.

Суммы в справке должны сойтись с бухгалтерским балансом. Дебиторка по строке 1230 и кредиторка по строке 1520 включают не только 60 и 62, но и другие счета расчётов. Если банк сверяет справку с балансом, приложите короткую расшифровку по счетам, иначе цифры «не сойдутся».

Способ 4. Анализ субконто: все расчёты с контрагентом по всем счетам

Иногда один и тот же партнёр сидит сразу на нескольких счетах. Он и поставщик (60), и покупатель (62), и арендодатель (76). ОСВ по одному счёту покажет только кусок картины.

Отчёт «Анализ субконто» решает это:

1. Отчеты → Анализ субконто.
2. В поле «Виды субконто» выберите «Контрагенты».
3. Укажите период и нажмите «Показать настройки».
4. На вкладке «Отбор» укажите конкретного контрагента — или оставьте пустым, чтобы получить всех.
5. Нажмите «Сформировать».

Отчёт покажет по каждому контрагенту остатки и обороты на всех счетах, где он участвует. Сразу видно, что «Альфа» должна вам 200 000 руб. по 62.01, а вы ей 70 000 руб. по 60.01. Это кандидат на взаимозачёт.

💡 Добавьте второй вид субконто «Договоры». Тогда отчёт разложит расчёты ещё и по договорам — полезно, когда с партнёром несколько договоров с разными сроками оплаты.

Сравнение способов

Где прячутся долги, которых не видно в отчётах

Цифры в отчёте могут быть формально правильными, а реальную задолженность всё равно не показывать. Вот что проверить, если сумма кажется странной.

• 🕳 Аванс не зачтён. Оплата поставщику ушла, товар пришёл, но в поступлении не стоит автоматический зачёт аванса. В итоге 60.01 показывает долг, а 60.02 — такую же сумму аванса. По факту долга нет.
• 🕳 Дубли контрагентов. Один поставщик заведён дважды, например с ИНН и без. Оплата висит на одной карточке, поступление — на другой. Найти дубли помогает сортировка списка контрагентов по ИНН.
• 🕳 Документы не проведены. Непроведённое поступление или списание с расчётного счёта не попадает ни в один отчёт. Проверьте журналы документов отбором по статусу.
• 🕳 Не та организация. В базе с несколькими организациями отчёт по умолчанию строится по одной из них. Если поле «Организация» пустое — по всем сразу, и долги перемешаются.
• 🕳 Расчёты в валюте и у. е. Такие долги учитываются на отдельных субсчетах (60.21, 60.31, 62.21, 62.31). Если смотреть только 60.01, валютный поставщик пропадёт из поля зрения.
• 🕳 Старые долги. Сальдо, которое не двигалось больше трёх лет, может быть уже за пределами срока исковой давности (статья 196 ГК РФ). Его нужно разобрать: списать или подтвердить актом сверки, который прерывает течение срока.
• 🕳 Расчёты с подотчётными и работниками. Невозвращённые подотчётные суммы на 71 и удержания на 73 — тоже дебиторка, хотя их редко включают в справку.

Не сворачивайте долг с авансом ручной операцией без договорённости с контрагентом. Взаимозачёт оформляют документом «Корректировка долга » и подтверждают соглашением или актом сверки.

Контроль задолженности без ручной рутины

Смотреть ОСВ раз в квартал — значит узнавать о проблеме слишком поздно. Несколько настроек снимают ручную работу.

Сохраните вариант отчёта

Настроили ОСВ по 60 с группировкой по контрагентам и сортировкой по сумме — сохраните настройку как вариант отчёта (команда в меню Ещё). В следующий раз останется выбрать дату и нажать «Сформировать».

Включите рассылку

В Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов можно настроить отправку отчёта по расписанию. Например, каждый понедельник руководитель получает на почту ведомость по счёту 62 с долгами покупателей, а бухгалтер — по счёту 60 с долгами поставщикам. Для рассылки нужна настроенная учётная запись электронной почты в программе.

Заполняйте сроки оплаты

В договоре с контрагентом указывайте срок оплаты в днях. Без него программа не отличит свежий долг от просроченного, и отчёты по срокам долга бесполезны.

Регламент сверок

• ✅ Ежемесячно — ОСВ по 60, 62, 76 и проверка «перевёрнутых» сальдо (кредит на 62, дебет на 60.01).
• ✅ Ежеквартально — акты сверки с ключевыми партнёрами.
• ✅ Перед годовой отчётностью — инвентаризация расчётов и решение по старым долгам.

Частые вопросы